衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)之我見(jiàn)

李斌

摘 ?要：21世紀(jì)是信息與高科技結(jié)合應(yīng)用發(fā)展的時(shí)代，衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案向信息化管理方向發(fā)展是必然趨勢(shì)。本文就衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化問(wèn)題進(jìn)行了探討，分析了其對(duì)衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理工作的影響及其構(gòu)建內(nèi)容和方式。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生健康系統(tǒng);檔案管理;新媒體

衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案信息資料作為衛(wèi)生健康系統(tǒng)信息載體，是衛(wèi)生健康系統(tǒng)管理的重要組成部分。衛(wèi)生健康系統(tǒng)信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)等新媒體為其基本構(gòu)成要素，以資源共享和共同開(kāi)發(fā)為目的。將圖書(shū)、檔案、病案信息進(jìn)行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺(tái)和搜索引擎，使醫(yī)護(hù)人員能夠在自己辦公室，通過(guò)衛(wèi)生健康系統(tǒng)新媒體技術(shù)應(yīng)用，隨時(shí)獲得信息資源。

1 新媒體技術(shù)對(duì)衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案工作的影響

1.1 檔案載體多樣化。檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的表現(xiàn)形式多樣化，隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及，檔案不僅以文字的方式出現(xiàn)，而且更多的是以人們?cè)谵k理公務(wù)和一般事物或交流信息過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn)，如文本、圖像、聲音或影像等，檔案管理主要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成。

1.2 檔案收集的豐富化。收集是檔案管理工作的起點(diǎn)和開(kāi)端，是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)"隨著信息新媒體技術(shù)的發(fā)展，電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)"它可以施行前端控制，因而邏輯收集歸檔是實(shí)時(shí)進(jìn)行的;在檔案正式形成和收到的同時(shí)，都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳輸，為檔案收集工作開(kāi)辟了一條新途徑;利用新媒體技術(shù)，廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，不僅節(jié)約了時(shí)間，而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。

1.3 檔案服務(wù)多樣化。由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)對(duì)象的擴(kuò)大等，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式已不適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、光盤(pán)存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽(tīng)傳播服務(wù)，服務(wù)對(duì)象可多途徑地獲取檔案信息，節(jié)省了時(shí)間，提高了利用效率。

1.4 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，同時(shí)必須具有豐富的管理學(xué)理論和一定的管理經(jīng)驗(yàn)。由于工作的特殊性，檔案管理人員是檔案信息的擁有者，掌握著珍貴的信息資源，并且承擔(dān)著信息資源開(kāi)發(fā)、加工和提供利用的任務(wù)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，為了適應(yīng)全新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作，檔案管理人員必須樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)信息處理能力和開(kāi)發(fā)能力。

2 衛(wèi)生健康系統(tǒng)的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

2.1文書(shū)處理過(guò)程和歸檔實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書(shū)處理過(guò)程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需求，我們把每天收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。發(fā)文處理過(guò)程也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來(lái)需要幾小時(shí)、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時(shí)就可以實(shí)現(xiàn)，大大減少了文書(shū)處理部門(mén)的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。

2.2病歷檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開(kāi)展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開(kāi)展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱(chēng)進(jìn)行編碼輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢(xún)分析功能，將各類(lèi)手術(shù)及療效情況一一列出，通過(guò)局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動(dòng)和撰寫(xiě)論文時(shí)能及時(shí)查閱，同時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。

2.3人事檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，把日常工作中遇到的問(wèn)題分門(mén)別類(lèi)，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。

2.4衛(wèi)生健康系統(tǒng)圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著圖書(shū)館業(yè)務(wù)的拓展，業(yè)務(wù)檔案作為知識(shí)的結(jié)晶和重要的信息資源越來(lái)越被人們所重視和利用。對(duì)在工作中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)以及在各個(gè)環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識(shí)、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來(lái)，形成檔案，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞來(lái)進(jìn)行知識(shí)交流，成為共享知識(shí)，將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息隱性知識(shí)的價(jià)值。通過(guò)對(duì)圖書(shū)業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價(jià)值的信息。

3 檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。檔案綜合管理是衛(wèi)生健康系統(tǒng)現(xiàn)代化管理的組成部分。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí);調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過(guò)渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來(lái)，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生健康系統(tǒng)整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。

3.2網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)。硬件建設(shè)要有前瞻性，要建立一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)。考慮到衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應(yīng)用為主，在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時(shí)應(yīng)選擇具有一定的先進(jìn)性、可即時(shí)擴(kuò)展且易于維護(hù)的。衛(wèi)生健康系統(tǒng)普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn)，富于規(guī)劃，不但方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來(lái)方便信息的輸出利用。衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案部門(mén)在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書(shū)、病案、人事和圖書(shū)檔案納入其中，擴(kuò)建成為衛(wèi)生健康系統(tǒng)信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套文書(shū)、病案、人事和圖書(shū)檔案管理的自動(dòng)化軟件，主要功能有檔案管理、文書(shū)處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即衛(wèi)生健康系統(tǒng)信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息。

3.3人員素質(zhì)的提高是必備條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是新媒體技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。只有通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，這也是當(dāng)今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)

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