提升基層組織檔案管理工作質(zhì)量及創(chuàng)新思路

孟靜

摘 ?要：基層組織管理中檔案管理工作是一項(xiàng)非常基礎(chǔ)性的工作，文章主要從基層組織檔案管理工作內(nèi)容出發(fā)對(duì)當(dāng)前管理問題進(jìn)行分析，并探討基層組織檔案管理工作質(zhì)量及創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：基層檔案;組織檔案;檔案管理;管理質(zhì)量

引言

在科技迅速發(fā)展的社會(huì)，信息化已經(jīng)普遍用在各類工作中，已經(jīng)成為了一種趨勢(shì)。基層檔案是基層開展各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，也是對(duì)活動(dòng)的記錄。所以，基層檔案管理工作的信息化進(jìn)程也要不斷加快，適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的需要，提高工作效率。

1基層組織檔案管理工作內(nèi)容

基層組織檔案是指在基層組織發(fā)展建設(shè)過程中形成的具有指導(dǎo)價(jià)值、留存價(jià)值的文件、照片、影像、圖表等資料和實(shí)物，按照基層組織工作分為黨務(wù)工作、政務(wù)工作、民政管理、文教衛(wèi)生、基層組織服務(wù)、社會(huì)治安綜合治理、勞動(dòng)保障、人口與計(jì)劃生育八類，內(nèi)容比較復(fù)雜，個(gè)別檔案具有動(dòng)態(tài)性，因此，基層組織檔案管理工作任務(wù)艱巨。

2基層檔案管理工作中存在的問題

2.1不重視檔案管理工作

在基層單位的發(fā)展中，對(duì)檔案管理工作不重視，已經(jīng)成為了最普遍的問題，在實(shí)際的管理工作中，對(duì)檔案管理工作的具有流程不夠了解，無(wú)法發(fā)揮出檔案管理的重要作用與價(jià)值。一方面基層單位缺乏對(duì)檔案工作的管理，不能及時(shí)地把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)搜集、整理、儲(chǔ)存，只是隨意地堆放。另一方面基層單位對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督力度不強(qiáng)，雖然把檔案管理工作列入到單位發(fā)展的工作計(jì)劃中，但是沒有把具體的工作內(nèi)容與職責(zé)明確地劃分，使檔案管理工作存在著一些漏洞與缺陷，無(wú)法確保基礎(chǔ)檔案管理信息數(shù)據(jù)的真確性與準(zhǔn)確性。

2.2基層檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

基層檔案管理人員綜合素質(zhì)主要包括工作能力和專業(yè)素質(zhì)兩個(gè)方面。在工作能力上，部分基層檔案管理人員的工作能力差，對(duì)于檔案管理的全部業(yè)務(wù)了解的較少，只是被動(dòng)地進(jìn)行檔案管理，別人有需要存檔或查找，工作人員就進(jìn)行存儲(chǔ)或找尋，整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理力量非常薄弱。在專業(yè)素養(yǎng)上，由于檔案管理是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，需要工作人員耐心、細(xì)致地對(duì)待工作，但是目前的工作人員無(wú)論是專業(yè)技能上還是其他方面與合格的檔案管理相比都有一定的差距，最終導(dǎo)致基層檔案管理混亂的現(xiàn)象。

2.3缺乏信息化的管理

由于基層檔案整理工作涉及到的工作范圍比較廣，工作內(nèi)容比較復(fù)雜化，檔案管理人員不足，加重了檔案管理工作人員的工作壓力。在實(shí)際發(fā)展的過程中，信息化檔案管理體系滯后，構(gòu)建的信息化管理系統(tǒng)繁瑣，無(wú)法發(fā)揮出信息化系統(tǒng)的實(shí)效性，對(duì)基層檔案管理工作的效率造成嚴(yán)重的影響，大多數(shù)的基層單位，對(duì)檔案的管理工作還在使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，使檔案管理水平仍處于較低的水平[1]。

3檔案管理工作的創(chuàng)新思路

3.1樹立先進(jìn)的檔案管理觀念

基層檔案管理者要樹立先進(jìn)的檔案管理觀念，加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視。管理者的重視是開展各項(xiàng)檔案工作的保證，也是信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量的保證。所以管理者一定要制定出合理的管理制度，進(jìn)入基層，了解各項(xiàng)工作得開展情況，定期和工作人員交流，認(rèn)真聽工作人員的回報(bào)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)改正。同時(shí)，管理者要檔案管理部門，合理分工、明確職責(zé)、規(guī)范工作流程，定期開展檔案管理理念的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)工作人員的先進(jìn)觀念，解決管理工作混亂的問題。

3.2堅(jiān)持檔案規(guī)范管理

為規(guī)范檔案管理水平，基層組織檔案工作要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理。要形成基層組織領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)的基層組織檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，將基層組織檔案工作納入基層組織工作計(jì)劃里，并配備專兼職檔案管理人員，明確職責(zé)任務(wù)和工作標(biāo)準(zhǔn)，解決好檔案管理用房、基礎(chǔ)設(shè)施等硬件，使基層組織檔案管理與基層組織重點(diǎn)工作有機(jī)結(jié)合，協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.3重視檔案資源開發(fā)，提高檔案利用質(zhì)量

對(duì)于檔案工作來說，其主要目的是對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)，在檔案工作中利用工作尤為重要，可以直接完成檔案信息資源的開發(fā)目的，所以，整個(gè)檔案工作的價(jià)值都是通過檔案利用體現(xiàn)出來，總的來說，檔案利用工作開展的質(zhì)量和效率會(huì)直接影響整個(gè)檔案工作的質(zhì)量。開展檔案利用工作時(shí)，工作人員必須具有高度的責(zé)任心，為利用者提供滿意的服務(wù)。在新形勢(shì)的背景下，檔案利用工作應(yīng)該做到開放利用和檔案編研，同時(shí)還要對(duì)檔案利用工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。在檔案利用中開展監(jiān)督工作，可以有效保證檔案利用過程中的安全性，同時(shí)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案利用中不利于檔案保密的不良行為，并對(duì)其制止糾正，在保證檔案完整與安全性的同時(shí)維護(hù)企業(yè)自身的利益[2]。

3.4加強(qiáng)單位檔案管理工作的硬件建設(shè)

在現(xiàn)代化條件下，為改進(jìn)和完善檔案管理工作方式，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，基層單位要根據(jù)需要，加快推進(jìn)檔案管理硬件建設(shè)。從人力、物力、財(cái)力上合理規(guī)劃，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資料存儲(chǔ)數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)化。為此，基層單位要將檔案工作經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，并確保經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，根據(jù)需要，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理硬件和軟件設(shè)施，建設(shè)合格標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化檔案庫(kù)房，按照防火、防盜、防光、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防高溫、防污染的要求配備監(jiān)控、消防、防盜、溫度濕度控制等設(shè)備，切實(shí)提高檔案存儲(chǔ)的管理水平。

3.5建立檔案信息管理?xiàng)l例，提高信息化水平

建立檔案信息管理?xiàng)l例是保證檔案安全的基礎(chǔ)。在整理、查閱檔案信息的時(shí)候要遵守管理?xiàng)l例的規(guī)定，嚴(yán)禁出現(xiàn)各種不符合規(guī)定的行為，避免信息泄露的問題。同時(shí)，要聘請(qǐng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，為檔案信息化工作提供技術(shù)支持，擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫(kù)，建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)，節(jié)約檔案存儲(chǔ)成本，提高工作效率，建立完備的信息化檔案管理工作制度[3]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)基層檔案工作的管理，能夠確保信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，構(gòu)建完善的管理體系，使管理工作注重細(xì)節(jié)化、規(guī)范性地操作。加強(qiáng)對(duì)檔案工作的信息化管理，以現(xiàn)代的信息化技術(shù)手段，保證基層檔案管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)

[1] ?劉百玲.基層檔案管理工作中存在的問題及解決對(duì)策[J].吉林農(nóng)業(yè)，2018（23）：125.

[2] ?楊靜.做好基層檔案工作改革創(chuàng)新的對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（11）：158-159.

[3] ?楊運(yùn)麗.基層黨建檔案管理工作存在的問題與對(duì)策研究[J].勞動(dòng)保障世界，2018（09）：56.