高校大型儀器設備全流程平臺管理模式

劉嵐　徐宇

摘 要：高校大型儀器設備具有資金來源廣、價值高昂、涉及學科門類豐富、專用性強等特殊性，是高校科研實力的體現(xiàn)。本文分析了國內各大高校大型儀器設備管理的特殊性，總結了國內高校大型儀器設備管理現(xiàn)狀、優(yōu)勢和可能存在的隱患，對高校大型儀器設備管理組織結構體系進行了重述，并據(jù)此設計出大型儀器設備全流程管理平臺，實現(xiàn)對大型儀器設備從申購到報廢的全流程管理，旨在促成大型儀器設備實物管理與價值管理的統(tǒng)一，希望借此提高大型儀器設備使用效益，為高校大型儀器設備管理工作提供參考。

關鍵詞：大型儀器設備;平臺化管理;全流程管理

一、高校在大型儀器設備管理方面存在的突出問題

大型儀器設備是高校開展教學科研活動的重要物質基礎，為培養(yǎng)創(chuàng)新能力、輸送高層次人才提供了前提保障，是科技創(chuàng)新活動的基石和活力之源，在高校固定資產(chǎn)結構中享有舉足輕重的地位。隨著近年來國家對人才強國戰(zhàn)略的重視，國家和地方政府逐漸加大對高校的扶持和教育經(jīng)費的投入，知名高校科研經(jīng)費募集能力不斷提高，高校大型儀器設備在總量上、結構上有了翻天覆地的變化。黨的十八屆四中全會報告中明確指出，“對財政資金分配使用、國有資產(chǎn)監(jiān)管等權力集中的部門和崗位實行分事行權、分崗設權、分級授權、定期輪崗，強化內部流程控制，防止權力濫用。”這也對高校資產(chǎn)管理工作提出了更具體、細化的要求。但如今許多高校對大型儀器設備的管理仍然簡單粗放，“重使用、輕管理”，僅一味追加資金投入和設備購置，對大型儀器設備管理的重視度不足，導致大型儀器設備難以達到預期使用效益，造成國有資產(chǎn)流失。

目前，我國高校在大型儀器設備管理方面存在的突出問題主要有以下三點。

（一）實物管理與價值管理易脫節(jié)

大型儀器設備的實物管理由資產(chǎn)管理部門負責，價值管理由財務部門負責。也就是說，大型儀器從申購到報廢，由資產(chǎn)管理部門負責管理并記錄相關信息，財務部門負責在此期間對大型儀器的會計核算工作。在對大型儀器的實物管理方面，資產(chǎn)管理部門享有絕對主動權，財務部門的參與程度非常有限。兩個部門之間各自為政，缺乏溝通、協(xié)調與必要的監(jiān)督，極易造成實物管理和價值管理分離，最終導致大型儀器設備賬實不符，甚至造成資產(chǎn)流失。

（二）大型儀器設備配置結構不合理

一些高校為彰顯自身規(guī)模和實力，一味追求資產(chǎn)的種類全面、性能完善，未經(jīng)過專家論證和評估，盲目購進大型儀器設備;或因為缺乏資產(chǎn)管理方面的專門知識，大型儀器設備配置不當，造成資金浪費;或受制于辦學特色和學科建設的現(xiàn)實要求，某些發(fā)展較好的學科相較其他學科而言可以取得更多的資金支持，但由于配套資金分散在不同課題組，各部門固定資產(chǎn)購置、使用的信息并未有效共享，導致大量具有類似功能的固定資產(chǎn)重復購置。從全校的角度來看，大型儀器設備種類單一、配置不合理。這些做法都將導致資源的閑置和浪費，不能物盡其用，與構建資源節(jié)約型社會的目標相悖。

（三）大型儀器設備共享率有待提高

高校大型儀器設備共享率低的現(xiàn)象有兩方面成因。一方面，“信息孤島”效應使得資源共享存在一定困難。固定資產(chǎn)管理的有關信息公開化程度低、實時性差，資產(chǎn)管理部門很難從全局掌握學校各類大型儀器設備分布的情況，更無法統(tǒng)一調配。另一方面，大型儀器設備的實際持有人共享儀器設備的主觀意愿不強。一些高校的大型儀器設備管理辦法中雖規(guī)定各部門應當在大型儀器設備閑置時段提供共享服務，但對于共享服務如何提供、是否有明確收費標準、服務結果如何考量等問題語焉不詳。各部門共享儀器設備缺乏配套資金支持和確定的結算方式，也缺乏政策激勵，預期效益不明朗。

二、高校大型儀器設備管理組織體系的重構

為解決大型儀器設備實物管理與價值管理脫節(jié)、配置結構不合理、共享率低等問題，需要對現(xiàn)有大型儀器設備管理模式進行拓展，在保持現(xiàn)有管理部門權責劃分不變的情況下，在原本的一級職能機構中設置核心管理部門，加強對大型儀器設備的集中管理、全過程管理，化解多頭管理帶來的大型儀器設備價值管理與實物管理脫節(jié)的風險。通過有機整合大型儀器設備在業(yè)務流程、管理流程、財務會計流程三個層面的活動，推進業(yè)財一體化管理。

在這一思路下，需要重構大型儀器設備管理組織體系，在保持各部門原有管理職能分工不變的前提下，設置資產(chǎn)管理中心作為核心部門，統(tǒng)一領導、調配下設各歸口管理部門和財務處，設立大型儀器設備全流程管理平臺，在業(yè)務層面上利用互聯(lián)網(wǎng)技術對固定資產(chǎn)的申購、驗收、使用、報廢業(yè)務等流程進行優(yōu)化，將各部門的固定資產(chǎn)管理信息通過系統(tǒng)接口進行歸集、分析、處理、交換，從而打破大型儀器設備從申購到處置的全過程中各相關業(yè)務板塊之間的信息壁壘，實現(xiàn)業(yè)務信息與財務信息的充分集成和共享，最終實現(xiàn)對大型儀器設備管理活動事前、事中、事后的全過程控制，推動大型儀器設備管理模式向縱深發(fā)展。

三、高校大型儀器設備全流程平臺管理模式的構建

大型儀器設備全流程管理平臺的一條主線是大型儀器設備的全流程管理，平臺涵蓋了大型儀器設備從申購到處置的整個階段，監(jiān)控大型儀器設備在此期間的異動情況，完整真實記錄設備所有變動日志，為資產(chǎn)的規(guī)范使用、高效管理提供支持;與之并行的另一條主線是大型儀器設備共享服務，倡導以共享服務為核心，以激勵為主要方式的設備開放共享服務平臺，輔以基金服務帶動開放共享，結合效益評價為設備購置論證提供決策支持。

為避免設備購置階段論證不充分導致大型儀器設備購置決策失誤所帶來的資源浪費，平臺引入專家論證系統(tǒng)，確保大型儀器設備購置論證科學合理，防范化解相關風險，做到事前控制;對已經(jīng)購進的大型儀器設備，平臺已實現(xiàn)“時空”管理，可以實時獲取當前時點設備的各項變動信息，強化流程控制，并通過開放共享，使設備得以最大程度地發(fā)揮效益。該平臺的投入使用還將解決與大型儀器設備管理相關的各部門之間長期割裂、各自為政的問題，實現(xiàn)兩個“一站式”服務，即為全校師生提供一站式的大型儀器設備相關業(yè)務辦理服務，為職能部門提供一站式的資產(chǎn)管理平臺，創(chuàng)造更加順暢的信息交換和溝通的渠道。

平臺搭建后，原本孤立、串行的各項業(yè)務被整合到同一平臺，分散、碎片化的數(shù)據(jù)將以規(guī)范格式在平臺上集中并共享，使管理人員和大型儀器設備使用者可以及時獲取、調用第一手數(shù)據(jù)。該平臺在確保固定資產(chǎn)賬實相符、優(yōu)化資源配置結構、規(guī)范物資采購等方面發(fā)揮了顯著優(yōu)勢。

（一）對接財務管理系統(tǒng)，確保固定資產(chǎn)賬實相符

前期在全校范圍內開展資產(chǎn)清查工作，核實現(xiàn)有大型儀器設備是否賬實相符，檢查大型儀器設備固定資產(chǎn)分類、賬面價值等信息是否準確，并重新設置格式統(tǒng)一、易于讀取信息的固定資產(chǎn)卡片，為平臺架構提供前期保障。通過掃描固定資產(chǎn)卡片上的二維碼，將校內各部門目前在用的所有大型儀器設備信息錄入大型儀器設備信息庫，包括初始入賬價值、資金來源、更新維護情況、折舊及減值情況、所在位置等一系列變動信息，并根據(jù)儀器類別、名稱、功能設置關鍵詞作為索引字段，提供實時查詢功能，以實現(xiàn)大型儀器設備在時間管理和空間管理上的統(tǒng)一。

資產(chǎn)管理系統(tǒng)將與財務管理系統(tǒng)對接，建立中間數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交換，增設一鍵對賬功能，目的在于實現(xiàn)資產(chǎn)入賬、變動、維修、調出、核銷等環(huán)節(jié)與財務系統(tǒng)直接對接，實現(xiàn)智能對賬。系統(tǒng)根據(jù)固定資產(chǎn)單據(jù)號等信息每日定時自動抓取數(shù)據(jù)定期對賬，具有較高的精確度。

（二）建立專家論證系統(tǒng)，優(yōu)化設備配置結構

復旦大學、天津大學等全國知名綜合類高校在大型儀器設備管理辦法中明確提出，大型儀器設備申購環(huán)節(jié)中必須進行專家論證，并依據(jù)大型儀器設備類別、價值等對專家論證作出了明確要求。當前條件下，組織專家論證的手續(xù)較為繁瑣，申請人需先提交書面論證報告，經(jīng)由相關部門審批后，組織相關專家召開論證會，由于申請從填報到審批完成通常耗時較長，需要多次與管理部門進行溝通協(xié)調，而經(jīng)濟和科研環(huán)境瞬息萬變，在此期間，原本申購的大型儀器設備可能已經(jīng)不能滿足科研活動的需求。而提高專家論證的效率，無疑將大大增強論證效果的及時性和可靠性，同時提高工作效率，避免時間成本和人力物力的浪費。

大型儀器設備全流程管理平臺中通過與OA辦公系統(tǒng)對接，由申請人通過OA提交申購報告，各部門進行線上審批，審批進度可直接在OA辦公系統(tǒng)中查詢，簡化了申請流程，縮短了專家論證的前期準備時間。審核通過后，申請人即可登入專家論證系統(tǒng)，與專家就設備購置方案進行線上溝通交流。在此過程中，雙方信息均經(jīng)過加密處理，溝通在雙盲環(huán)境下進行，極大限度保證了論證結果的公平公正，杜絕了徇私舞弊的可能性。論證過程由系統(tǒng)自動記錄，論證完成后，系統(tǒng)自動匯總所有專家對購置計劃的總體評價并給出結論，由系統(tǒng)管理員審核通過，形成最終決策意見，發(fā)送回執(zhí)給申請人。論證結果也可導出形成紙質化文件歸檔備查，

作為佐證。

（三）開發(fā)物資采購管理系統(tǒng)，強化內部控制

自主開發(fā)物資采購管理系統(tǒng)，通過公開招標等形式遴選一批符合條件的供應商入駐，提供供應商資質查詢、儀器設備等固定資產(chǎn)購銷及后續(xù)維修服務，并嵌入內部控制模塊對物資采購業(yè)務流程進行監(jiān)控。物資采購系統(tǒng)對接學校招投標管理系統(tǒng)，各部門在采購申請通過專家論證進入實際采購環(huán)節(jié)時，可直接在采購系統(tǒng)上發(fā)起招標，經(jīng)各供應商競價后，選定中標單位、履行相關審批手續(xù)并簽訂合同，貨款由財務部門定期匯總相關數(shù)據(jù)并直接通過學校賬戶與供應商進行結算。資產(chǎn)管理部門應會同財務管理部門，通過定期抽查的方式，從系統(tǒng)中隨機進行抽檢，防范化解可能風險，確保該類經(jīng)濟活動的真實性。

此外，物資采購系統(tǒng)中搭載了大型儀器設備日常維護維修模塊，學院可將維修需求發(fā)布在物資采購系統(tǒng)中，使維修服務提供單位可以第一時間獲取需求并響應，及時進行維護，以免耽誤教學科研活動進度。

（四）開發(fā)大型儀器設備共享系統(tǒng)，提高資源利用率

大型儀器設備共享系統(tǒng)采用預約制度，使用人需提前3～7個工作日在大型儀器設備共享系統(tǒng)中查詢所需使用的設備在未來時間內的空余狀況，進行預約方可使用。該系統(tǒng)的開發(fā)將實現(xiàn)同一高校不同校區(qū)甚至省內高校大型儀器設備資源共享，有利于優(yōu)化資源配置，降低固定資產(chǎn)閑置率。通過查詢大型儀器設備的預約和使用情況，可大致了解校內各類大型儀器設備的使用情況，排查滿負荷運行設備與閑置設備，并重新進行調配，使各部門大型儀器設備配置結構趨于均衡;也可通過篩選關鍵字段，從系統(tǒng)中導出各類別大型儀器設備使用情況數(shù)據(jù)，制成分析表格，作為績效考核及后續(xù)年度制定大型儀器設備采購計劃的參考。

為調動各部門參與大型儀器設備共享的積極性，學校應統(tǒng)一領導，做好政策宣傳工作，并給予適當?shù)呐涮捉?jīng)費支持。對于共享大型儀器設備取得的收益，學校應事先制定合理的服務收費標準，在大型儀器設備共享系統(tǒng)中嵌入計費模塊，按照收支兩條線的原則，將共享大型儀器設備取得的收入統(tǒng)一收歸學校，年終根據(jù)各院系大型儀器設備使用情況進行綜合考量，實行績效獎勵。

四、結語

對提升大型儀器設備管理水平而言，除調整組織架構、利用技術優(yōu)勢建立一站式管理平臺外，營造良好的外部環(huán)境也是必不可少的。首先，財務部門應量入為出，做好預算管理工作，謹慎批復各類經(jīng)費和固定資產(chǎn)購置預算;其次，資產(chǎn)管理部門及使用部門應轉換思想，強化責任意識，發(fā)揮主觀能動性，建立科學、高效、規(guī)范的大型儀器設備管理機制;再次，審計部門應發(fā)揮內部審計的作用，對大型儀器設備管理內部控制有效性進行評估，及時查找出風險點并給出反饋意見，維護良好的內部控制環(huán)境;最后，領導層面要重視人才培養(yǎng)，建立完備的績效評價機制，鼓勵更多的有志之士獻計獻策，將創(chuàng)新創(chuàng)造活動融入到大型儀器設備管理實際工作中。

參考文獻

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