信息化時(shí)代國有企業(yè)檔案管理對(duì)策分析

楊相德

摘 要：檔案管理最初由西方發(fā)達(dá)國家所提出，自改革開放以來，檔案管理這一概念逐漸引用到國有企業(yè)發(fā)展之中，檔案管理與各類經(jīng)濟(jì)信息、情報(bào)資源相互整合構(gòu)成了信息資源，對(duì)國有企業(yè)的發(fā)展具有推動(dòng)作用。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)全球化和信息化時(shí)代，國有企業(yè)紛紛轉(zhuǎn)型變革，如何適應(yīng)信息化發(fā)展，成為進(jìn)一步提高國有企業(yè)的檔案管理水平的關(guān)鍵所在。本文對(duì)信息化時(shí)代國有企業(yè)檔案管理對(duì)策進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);檔案管理;對(duì)策分析

引言

現(xiàn)階段，先進(jìn)的信息技術(shù)已滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，為人們的生活、生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)帶來了巨大的變化。檔案管理作為企業(yè)部門對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)與憑證，對(duì)于識(shí)別干部、選拔人才、干部隊(duì)伍建設(shè)意義重大。然而，目前我國部分單位盡管已引進(jìn)了信息技術(shù)，建立了專門的檔案數(shù)據(jù)庫，但是，只停留于紙質(zhì)檔案的建立與管理，從某種程度上給企業(yè)造成了資源的浪費(fèi)。因此，促使相關(guān)人員加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)尤為關(guān)鍵。

1國有企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理觀念

有的干部檔案管理者檔案意識(shí)淡薄，對(duì)個(gè)人存檔材料不能及時(shí)歸檔立卷，缺乏專業(yè)的檔案管理技能和水平，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化。現(xiàn)代化的管理觀念是國有企業(yè)干部人事管理革新的第一要素，人事制度改革的不斷深化與推進(jìn)，對(duì)檔案管理工作也提出了新的要求。因此，在實(shí)際檔案管理工作中，國有企業(yè)必須切實(shí)提高對(duì)檔案管理工作的重視，將檔案管理工作放到日常議程上，從領(lǐng)導(dǎo)層面入手，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，應(yīng)明確檔案管理第一責(zé)任人集齊管理責(zé)任。同時(shí)，檔案管理要形成“總—分—總”的管理制度，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子根據(jù)企業(yè)檔案管理相關(guān)制度，總體領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作，根據(jù)各部門實(shí)際情況，部門負(fù)責(zé)人分別領(lǐng)導(dǎo)本部門檔案管理工作，形成逐級(jí)管理逐級(jí)責(zé)任制，最終形成牽領(lǐng)導(dǎo)頭，部門責(zé)任，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)溝通的現(xiàn)代化國有企業(yè)檔案管理觀念。

2當(dāng)前國有企業(yè)檔案管理所存在的問題

2.1缺乏對(duì)檔案管理的重視

嚴(yán)格意義上分析，因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)因素的影響與制約，檔案管理處于弱勢(shì)地位，許多國有企業(yè)的管理層沒有從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，缺乏對(duì)其重視和在軟件、硬件上的投資，對(duì)檔案管理工作的發(fā)展造成影響;另外檔案管理人員的整體管理水平存在缺陷，知識(shí)老化與欠缺，國有企業(yè)未根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。

2.2國有企業(yè)檔案管理工作人員素養(yǎng)有待提升

當(dāng)前我國中小型國有企業(yè)在檔案管理團(tuán)隊(duì)配置層面上，普遍存在著管理人員工齡較長現(xiàn)象，雖然有著傳統(tǒng)檔案管理模式下豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于信息化電子技術(shù)以及企業(yè)檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)缺乏正確認(rèn)知與深入了解，沒有很好地適應(yīng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。此外，在企業(yè)檔案管理人員配置上，部分中小型國有企業(yè)并沒有根據(jù)檔案管理實(shí)際工作情況針對(duì)性配置，而是根據(jù)國企相關(guān)體制規(guī)定而粗放化管理與配置工作人員。

3信息化時(shí)代國有企業(yè)檔案管理對(duì)策分析

3.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)與重視

要想推動(dòng)國有企業(yè)檔案管理的全面發(fā)展，首要任務(wù)是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)與重視，其中可以通過會(huì)議、講座、展覽等方式做好檔案管理工作的宣傳，促進(jìn)對(duì)檔案管理工作的了解，提高工作人員的積極性。另外，為提高檔案管理人員的專業(yè)水平與工作能力，需要讓其認(rèn)識(shí)其工作的重要性，能夠意識(shí)到自身肩上的重任，從而對(duì)檔案管理工作加以重視，在檔案管理中養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的良好工作態(tài)度，自覺學(xué)習(xí)提高專業(yè)能力。

3.2檔案管理的制度的改進(jìn)

要強(qiáng)化制度化檔案管理。就是要在明確檔案管理責(zé)任制的情況下，強(qiáng)化檔案管理制度，檔案管理制度方面的總體需要改進(jìn)并形成制度化，首要先改進(jìn)歸檔、審核等管理制度，對(duì)于重要檔案管理要嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案管理有關(guān)規(guī)定要求，國有企業(yè)各個(gè)部門檔案管理工作，必須要依據(jù)部門的工作特性，制定符合本部門工作實(shí)際和特點(diǎn)的檔案管理制度。根據(jù)相關(guān)制度分別執(zhí)行跨部門檔案歸檔和審核制度以及同部門檔案管理歸檔和審核制度。需要說明的是，檔案查閱具有嚴(yán)格規(guī)定，沒有相關(guān)手續(xù)是不能隨便查閱檔案的。除人事管理人員之外，其他人無權(quán)隨意調(diào)看個(gè)人檔案。且人事管理人員需做好保密工作，不能隨意檔案資料進(jìn)行復(fù)制或者供他人翻看，如有違反查閱規(guī)定，將收到相應(yīng)處理。而且，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及本部門檔案管理工作的實(shí)際情況統(tǒng)一印制業(yè)務(wù)表格，為各個(gè)部門檔案管理提供安全保障，從制度化檔案管理工作的本質(zhì)上做到真實(shí)可靠、系統(tǒng)全面的檔案管理制度。

3.3建立國有企業(yè)信息化檔案管理體系

當(dāng)前我國中小型國有企業(yè)紛紛開展檔案管理的信息化建設(shè)，但是在檔案管理仍舊運(yùn)行著舊有人工模式下的管理體系。在原有的管理體系下并沒有規(guī)定如對(duì)所配置信息化電子設(shè)備的維修保養(yǎng)等環(huán)節(jié)的管理，這也在一定程度上降低了中小型國有企業(yè)信息化檔案管理工作的管理水平。筆者認(rèn)為中小型國有企業(yè)應(yīng)對(duì)大型國有企業(yè)與西方發(fā)達(dá)國家企業(yè)所構(gòu)建信息化檔案管理體系建設(shè)加以學(xué)習(xí)借鑒，并根據(jù)企業(yè)檔案管理工作與運(yùn)營實(shí)際狀況，來針對(duì)性建立符合企業(yè)發(fā)展的信息化檔案管理體系。

3.4提高國有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性

在我國部分中小型國有企業(yè)早期檔案管理工作開展過程中，對(duì)于所管理的檔案信息數(shù)據(jù)都缺乏重視與安全管理意識(shí)，整體管理模式較為粗放。例如，在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行過程中，會(huì)將各項(xiàng)生產(chǎn)技術(shù)的具體工序流程、企業(yè)發(fā)展過程中所制定的決策計(jì)劃等具有一定程度保密性要求加以檔案管理的信息數(shù)據(jù)。但是，在檔案管理工作過程中，管理人員與企業(yè)往往將所管理的各項(xiàng)紙質(zhì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，卻沒有開展相應(yīng)的權(quán)限管理工作，中小型國有企業(yè)的管理者與基層工作人員都可以接觸到具有較高保密性質(zhì)的文件數(shù)據(jù)，對(duì)中小型國有企業(yè)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，可能造成經(jīng)濟(jì)損失或其他消極影響。而隨著我國中小型國有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展，通過構(gòu)建企業(yè)檔案電子數(shù)據(jù)管理庫，將各類信息數(shù)據(jù)按照其保密等級(jí)與重要程度進(jìn)行劃分，不同的訪問用戶只能翻閱權(quán)限范圍內(nèi)的信息數(shù)據(jù)，從根源上避免了上述問題的出現(xiàn)，極大提高了中小型國有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

結(jié)束語

在國有企業(yè)檔案管理中需要分析其中所存在的問題，并結(jié)合實(shí)際角度，從檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，加以完善與改進(jìn)，真正推動(dòng)國有企業(yè)檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)我國國有企業(yè)的創(chuàng)新進(jìn)步與發(fā)展。國有企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展極其重要，國有企業(yè)要主動(dòng)適應(yīng)信息化和企業(yè)發(fā)展的實(shí)際要求，提高認(rèn)識(shí)和重視，建立健全信息化檔案管理體系，不斷完善檔案管理制度，增強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，讓國有企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮其真正的作用。

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