提高企業辦公室工作實效性的路徑探析

郝晶晶

關鍵詞：辦公室管;企業;問題;策略;時效性

在現代企業運行經營中，辦公室是全局性、綜合性的服務于管理部門，其管理能力決定了企業的經營效果及運行效率。從側面展現了企業的綜合能力及運營水平，充分展示了辦公室管理的核心價值。應對激烈的市場環境，企業需要采用合理的方法對辦公室管理進行加強，使得管理人員更好地開展經營決策，才能保證各種事務順利開展，針對環境改變第一時間的做出反饋，為企業長期并穩定的進步奠定了扎實的基礎。

一、當今企業辦公室管理中存在的問題

我國社會經濟正處于轉型的時期，與過去相比，國內企業面對的內外部環境都發生了巨大的改變，經營管理深受國外先進國家的企業管理模式及思想影響。所以，很多工作都將創新改革放在發展首位，盡管取得了一定的效果但辦公室管理還存在很多不足，如管理體系、管理思想及事務操作等等，具體包含以下幾方面。

1、管理思想相對保守、落后

現代企業辦公室管理更加網絡化及信息化，并且更關注人性化管理，工作人員不再受機器制約，具備靈活的工作實踐，工作熱情及積極性有了較大程度的提高。如果國內某些企業仍然照搬固有的管理思想，辦公室管理一定會碰到很多問題，很難促進自身的發展壯大。就當前看，很多企業采用小作坊式、家族式的經營方法，辦公室管理還停留在過去的原有思想，還未實現人性化及科學化的管理。

2、管理體系不成熟、不規范、不完善

辦公室管理是反應企業形象的一面鏡子，管理水平很大程度上決定了企業形象。可是很多企業的辦公室管理體系具備不規范、不成熟及不完善的問題，既影響了辦公室工作的正常運轉，降低了工作效率，也導致物力、財力及人力損失。為此，需要制定一套完善、規范并成熟的辦公室管理體系，促使各種行政事務執行都有制度支撐。

3、辦公室人員工作效率低

辦公室事務繁多且復雜，執行過程中需要很多時間花費，又需要工作人員做精、做細、做好，一有閃失會引起一系列的較壞的連鎖效應，因此經常會得不償失，受到領導及同事的批評及不滿意。也正是由于這樣，辦公室工作人員經常在工作過程中出現情緒低迷的情況，進而影響工作表現。應對復雜的工作，辦公室人員應在業務上做到多面手，即要求工作人員具備較高的工作水平及專業素質。然而由于缺乏進修機會及培訓時間，辦公室人員職業能力不能獲得較大的進步，滿足不了辦公室工作要求及企業發展步伐。另外，很多辦公室工作人員不具備積極的學習積極性，對自身的要求不高，經常出現遲到早退、拖延工作的現狀，這導致資源出現了嚴重的損失。

二、增強企業辦公室工作實效性的方法

企業發展進步很大程度上受企業辦公室管理的影響，為做好辦公室管理工作，企業管理人員需要正確認知工作的職責及內涵，將其定位在較高層次上，并針對企業發展實際，提出問題的解決方法，進而完善與健全辦公室管理。促進與完善企業辦公室管理方法包括以下幾方面。

1、遵循以人為本原則，提高員工工作向心力

以較強的工作向心力確保管理工作的順利有序實施。企業辦公室管理工作是由人來組織開展的，因此，辦公室人員在這其中承擔著重要的責任，具有關鍵意義。企業一直貫徹落實以人為本，人性化管理辦公室人員，不把人作為工作設備，應長期制定職工職業發展規劃，深入了解工作人員的所想所思，盡最大程度提升員工的向心力，進一步提高其工作熱情。另外，也可注重企業思想教育工作及文化傳播工作，完善工作作風。辦公室人員工作向心力的完善，能提高工作效率，規范工作人員的所為，促使各種行政事務高效率順利開展，提高管理成效。

2、規范和健全辦公室管理體系

“人管人”已經不再滿足當今企業，以理服人，用規章管理才是行之有效的管理方法。因此，企業應以實際需求作為出發點，優化及改進現有體系制度，構建規范、成熟及完善的辦公室管理體系，充分體現長效工作制度的積極價值。吸收外國先進國家企業辦公室管理的經營思想是合理的方法，需要關注的是，不應照搬照抄，而應針對企業實際進行考量。

3、不斷創新辦公室管理模式

企業辦公室管理工作主要是服務于企業發展大局，其管理模式、管理方法不是固有不變的，應伴隨著企業發展而不斷改變，推陳出新，以行之有效的管理模式及方法作為保證。從這一層面來看，企業在辦公室管理上應貫徹學習態度，既要發現問題也要借鑒成功之處，歸納經驗的同時也要學習其他企業的成功模式，促進自身管理能力的不斷改進。當然，這種創新也是有依據的，要符合企業辦公室管理工作的實際需求，滿足辦公室管理體系及效益型準則，極大程度上鼓勵工作人員的工作熱情，才能給企業進步融入全新的活力。

結語：總而言之，現代企業中辦公室管理承擔著非常關鍵的職責及角色，對企業運行效率、形象及提升業績有著重要影響。現代企業管理人員應關注到辦公室管理的重要價值，針對實際管理需要不斷創新傳統，引入全新的管理思想，堅持采用科學有效的管理體系及管理思想、管理方法及模式全面增強辦公室管理能力，避免出現固有管理模式的不足，進一步提升辦公室管理工作的實效性，促進企業的可持續性發展與講步。