工程監理檔案資料的有效管理策略探尋

楊盛楠

摘? ? 要：檔案資料的有效管理能促進監理工作管理的高效化。檔案管理是監理工作的重要一環，是監理管理工作的真實記錄和實際反映，是工程建設及竣工驗收的必要條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據。因此要在監理工作實踐中重視檔案管理。本文將從分析電力工程建設監理單位檔案管理的現狀入手，探討如何加強監理檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，實現檔案的有效管理。

關鍵詞：監理工作;檔案資料;檔案管理

1? 引言

監理檔案資料是工程建設監理活動的真實記錄，它體現監理工作的痕跡和成果，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，監理檔案管理是監理管理工作的重要環節，是監理標準化建設的重要組成部分，是體現監理管理水平的重要內容。檔案資料管理作為監理管理的一部分，其重要作用也越來越被監理管理人員所重視。

2? 監理檔案管理工作中存在的問題

2.1? 對檔案資料的重視程度不夠

長期以來，相當一部分監理人員對監理檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是傳遞、保管的事務性工作，技術含量低，不是監理項目部的主要工作，只是其它工作的輔助，只是在工程日常檢查、工程收尾中突擊一下就能應付，能滿足外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現代管理的需求。

2.2? 缺乏統一的管理模式

從檔案管理機構上看，有的監理項目部成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的監理部因工程規模、資源和人員的配置等原因，工程檔案由其他專業人員代管和兼管，形成的檔案材料五花八門。

2.3? 檔案資料管理力量薄弱

大部分檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且部分檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。甚至一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

2.4? 項目部檔案管理制度不健全

項目部檔案檔案管理不能做到對公司體系文件充分學習，沒有完善的檔案室管理制度，導致對資料的傳遞、存放、查閱、檢索，更新、檢查等不能完全控制。

3? 改進監理檔案資料管理的措施

3.1? 要提高對檔案工作重要性的認識

工程建設監理過程中中普遍存在對工程檔案資料管理工作不太重視，到上級檢查或工程完工即將交工驗收時，才突擊應付整理，這給檔案管理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，對監理檔案在思想上重視程度不夠。項目部主要負責人要重視檔案工作，充分認識到檔案管理對監理工作提供重要的信息資源作用。監理檔案充分體現了它的特殊的、不可替代的特性。要不斷提高對檔案工作重要地位的認識，切實加強對檔案工作的管理，將檔案工作納入監理管理和建設的工作計劃上，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有計劃，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。

3.2? 項目部建立與工程相適應的檔案管理模式

根據工程項目特點，監理部建立與工程項目實際相適應的監理檔案管理模式，明確相關的職責，確保基本的資源配置，增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更新觀念，提高認識，變被動為主動，實現檔案資料的規范化管理。

3.3? 提高檔案管理人員素質，實施精細化管理、發揮主觀能動性

一個合格的檔案管理人員，應具備一定的理論水平和管理素養;具備一定的工作能力和文字表達能力。隨著電力工程建設建設和信息的飛速發展，社會對監理的要求也越來越高，監理檔案隊伍中需要一批現代化信息管理技術方面的人才。在檔案管理現代化建設中，人是最關鍵的因素，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案管理人員的積極有效的工作才能發揮作用。

3.4? 提高檔案人員的思想覺悟

檔案工作是一項服務性很強的工作，監理檔案工作人員要發揚吃苦耐勞、無私奉獻的精神，對檔案工作有高度的責任感和榮譽感，以及正確的行為。要注重職業道德修養，業務上精益求精，要有主動性、自覺性。要適應監理檔案管理現代化的需要，必須提高認識，認清檔案工作的意義和價值，努力調整心態，澄清觀念，振奮精神，強化職業道德，愛崗敬業。

3.5? 掌握科學化、規范化、現代化的管理技能

計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一份文件不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統計等各個環節都離不開現代信息技術，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。利用計算機等現代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

通過精細化管理把檔案管理的職責落實到人，使檔案管理的各項工作落到實處。檔案工作涵蓋面廣，若分工不夠明確，則易造成工作遺漏，且出現了問題往往無人承擔責任。

除了做到工作職責分工明細外，還要做到工作的連貫性，當有人因休假或其他原因不在時，其所負責的工作細致地分配給其他人。

相同的工作，如果以更積極的工作態度，更高標準的要求，就會把工作做地更加出色。舉例來說，檔案資料工作可以在日常細節上做的更加細致和全面： （1）檢查報審表格式是否正確，編號、流水號是否正確，保證表中無錯別字。 （2）檢查報審表和附件份數是否符合規定。 （3）檢查附件是否齊全、附件中的各項內容包括表號、蓋章、編審批等是否符合。

這些例子都反映了精細化管理、發揮主觀能動性在檔案資料管理工作中的突出作用。

3.6? 建立檔案管理制度，檔案工作做到有章可循

由于檔案管理工作面廣，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。同時還應傳達項目文件歸檔制度說明的信息，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明，從而提高檔案的歸檔質量。

4? 結束語

隨著社會對監理的要求越來越高，監理標準化和規范化建設程度不斷提高，監理檔案發揮的作用日臻明顯，所以作為監理行業檔案資料管理工作的從業者，我們應以積極學習先進的工程檔案管理經驗，充分發揚我們已有的優勢，不斷總結工程檔案管理的經驗，重視檔案管理工作，在實際工作中給檔案管理提供現代化的管理工具和管理技術，強化檔案管理人員專業培訓，強化檔案管理人員的服務意識，增加服務的主動性，實現監理檔案的有效管理，使監理檔案能夠發揮出其真正的價值，為監理公司服務，為業主服務。

參考文獻：

[1] 劉毅.淺談建筑工程檔案資料有效管理措施[J].城市建設理論研究：電子版，2015（6）.

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