論中職院校檔案管理信息化建設

張偉

摘 ?要：隨著時代的發展和科技水平的提高，計算機技術和網絡技術對各個領域的發展起到了巨大的作用，中職院校的檔案管理工作也不例外，將計算機和網絡技術應用到檔案管理工作，可以有效提高檔案管理工作的效率和質量。傳統的中職院校檔案管理工作都是依靠紙張進行記錄，這種方法不但容易出現檔案信息的損壞和丟失，還為檔案資源的保存使用帶來了很大的難度，需要我們根據中職院校的實際情況進行科學合理的信息化建設工作。

關鍵詞：中職;檔案管理;信息化

隨著檔案管理工作的不斷發展進步，出現了信息化建設概念，將檔案信息資源通過計算機進行保存和使用，可以減少檔案管理工作的工作量，提升工作效率，是時代發展的必然趨勢。中職院校的檔案管理工作可以將學校的發展信息進行合理記錄，為學校的發展提供改進和完善的信息資源，是中職院校管理工作的重點，需要我們根據時代發展的步伐，進行合理的信息化建設工作。本文根據中職院校的檔案信息化建設情況，提出了幾點具體的建設措施。

1 理解信息化的意義與方式

隨著各個領域信息化建設的不斷推進，信息化建設工作已經成為時代發展的潮流趨勢，通過合理的信息化建設，可以有效提高中職院校的檔案工作效率。傳統的種植檔案管理工作已經無法進行發展提升，只有將傳統的檔案管理工作進行信息化建設，才能大幅度的提高中職院校的檔案管理質量。信息化建設需要先進的設備進行支持，才能保證信息化建設工作的順利進行，將檔案從紙張記錄轉變成電子信息記錄是檔案管理工作的一個重要轉折點。

在進行信息化建設工作的同時，需要工作人員對原有的檔案信息資源進行整理和錄入工作，將原有的檔案資源轉變成電子信息的記錄方式，為了提高檔案信息的檢索效率，可以通過多個方面對檔案的信息資源進行合理的收集工作。在檔案的信息化建設工作結束以后，學校的管理者可以將學校后續的工作資料也向著信息化的方向轉變，方便今后的檔案管理工作，使中職院校整體向著信息化的方向發展，跟緊時代發展的步伐。

2 抓好檔案信息數據庫建設

檔案的信息化建設隨著時代的發展也在不斷的進步著，最開始的信息化建設工作，知識單純的使用計算機技術進行信息的檢索工作，隨著科技水平的不斷提高，出現了更多的信息化建設項目。出現更多先進的技術，可以將所有檔案信息的類型進行信息化的轉化，將檔案信息轉變為一種電子信息，增加了檔案信息的保存的便利性。數據庫技術就是隨著時代發展出現的新型技術，可以通過數據庫將各種類型的檔案資源進行分類儲存，不會出現檔案的管理混亂和丟失的情況，增加了檔案管理的工作的安全性能。隨著科技水平的不斷提高，檔案信息資源可以實現全面的信息化管理模式。

電子檔案庫有五種基本功能：數字化檔案信息內容的制作和獲取，存儲和管理，檔案信息分發技術，信息安全和權益管理。支持和實現這五種基本功能的技術形成了電子檔案庫的技術基礎。數據庫是實現信息資源互補和共享的先決條件，是提高利用率，有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題的基礎，是信息系統的核心。因此，應當把數據庫建設作為當前檔案信息建設的核心工作，檔案數據庫建設越有成效，才能使各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足學校發展的需要。

3 促進和推動多媒體技術在檔案管理中的應用

隨著信息技術的發展，檔案信息載體的多媒體化，特別是電子圖文顯示技術、聲像技術的開發利用，使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發展。CD-ROM光盤具有存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、界面圖文并茂等特點，現已逐步代替傳統的檔案載體。利用多媒體技術還可以將文書檔案、科技檔案、專業檔案進行分類存儲和管理，并能很方便地對有關圖形、圖像進行存儲、顯示和打印操作。對某些因時間太長而破損的重要的歷史檔案原件，進行存儲、修補和復原，以提高檔案信息的管理能力。這是檔案信息化發展進程中的一種必然趨勢。因此學校可以建立一個多媒體檔案信息管理系統，把各種多媒體有機地結合起來，改善檔案信息的表示方法，使其輸入輸出盡量按人類最習慣自然的方式進行，采用直觀、友好的人機界面，即使完全不懂計算機的用戶，也能通過屏幕模擬按鍵進行操作。

4 優化專業結構，抓好隊伍建設

檔案的管理人員一直是檔案管理工作的中心，只有具備足夠的高素質人才，才能為中職院校的檔案信息化建設做好良好的準備。隨著檔案管理工作的發展進步，傳統的檔案管理工作人員已經無法滿足檔案建設的新要求，為了保證中職院校的檔案信息化建設的順利進行，需要進行合理的管理，可以從下面幾方面進行：第一個，檔案的信息化建設需要具備專業知識的人才才能滿足檔案的管理需求，中職院校可以通過招聘等方式對計算機人才進行大量的引進，為檔案管理信息化建設提供基本的人才。第二個，原有的檔案管理人員可能對信息化建設的相關技術缺乏掌握，需要學校對原有人員進行合理的培訓，通過定期的培訓增加計算機技術的水平，可以為學校通過復合型的技術人才，在培訓結束后，定期對檔案管理的工作人員進行檢驗，保證中職院校的檔案管理人員始終具備足夠的專業知識水平。中職院校需要從這兩方面入手，不斷為檔案管理信息化建設提供高素質的人才，才能保證中職院校的檔案信息化建設順利進行，為學校的發展進步提供最高效精準的檔案信息資源。

5 加大中職院校檔案管理信息化建設的資金投入

信息化建設需要投入很大資金，如電腦、打印機、復印機、掃描儀、投影儀、網絡以及應用軟件系統等。要利用計算機技術、掃描復制技術、聲像錄制技術等，提高檔案工作的工作效率和質量。要實現辦公自動化，配合政府無紙化辦公網絡的實現，盡快完善完備各種條件，并且解決好辦公自動化過程中檔案工作將遇到的新問題，使檔案工作適應新形勢的需要，滿足學校各方面工作對檔案工作的要求。我校檔案信息化建設一定能夠上升到一個新的層次和水平。只有保證中職院校的檔案管理工作具有足夠的資金投入，才能進行后續的建設工作。

6 結束語

檔案管理工作作為中職院校管理工作的重點，需要學校管理者的高度重視，隨著時代的發展進步，檔案的信息化堅實已經成為一種必然，在這樣的時代發展背景下，中職院校只有進行合理的檔案信息化建設，才能滿足時代的發展的需求，促進中職院校的發展與進步。我國中職院校的檔案信息化建設還存在很多的問題和不足，需要我們根據實際原因制定合理的發展計劃，才能保證中職院校檔案管理信息化建設工作的科學合理運行。

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