信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

任忠萍

摘 ?要：檔案管理機構必須要緊緊把控當今社會的發展節奏，利用核心技術資源來提升檔案管控工作的效率水平，當前檔案管理中的問題也需要加以重視。雖然信息技術給檔案管控工作提供了必要的支持，通過構建信息化平臺可以提升檔案管理與使用工作的原有效率。但是，一些檔案機構并未結合信息技術做出必要的改進，現探討相關問題，并給出信息化改進對策。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;對策

信息化系統可以支持檔案管理機構將紙質檔案轉變為電子檔案，簡化檔案使用過程，提升歸檔效率，形成新的信息化平臺后，管理者需要去積極地解決一些新的工作問題，信息化系統使管理者可以機構內部快速傳遞檔案信息，但是安全問題等新的檔案管控問題卻降低了檔案管控活動的合理性。現針對檔案信息化系統使用的情況，研究相應的問題，并探討應對檔案信息管理問題的可行方法。

1 檔案信息化概述

檔案管理也就是將相關部門的有關檔案在一定的規律下進行組織規劃，目前我們已經開始運用一些現代化技術對檔案信息進行收集整理，并合理保存，實現檔案信息的有效利用。檔案管理中所需要管理的信息其實就是將傳統的紙質信息改變為電子信息，保存在計算機或者硬盤中，方便查找和攜帶。這種數字化管理的運用在我國還處于初步階段，所以也出現了許多問題。信息時代，檔案管理工作雖然幫助我們提高了信息管理的效率，但是在管理工作中也逐漸出現一些問題，這些問題不但影響著檔案管理的工作進度，還有許多其他不利因素，成為了信息管理工作上的當務之急。

2 新時期管理檔案工作中的問題

在當前的信息化時代中，檔案管理工作全面升級，工作效果改進的同時，一些新的管理問題也隨之形成，現剖析幾個已經影響到檔案信息質量的問題，給優化管理的相關工作指明方向：

2.1 檔案的保密性問題

檔案管理的新形式是將信息直接錄入到計算機中。這樣雖然方便查找和保存，但是也無形中增加了安全性風險和保密性風險，有可能被不法分子通過網絡入侵信息，從而盜取重要信息。這也是目前檔案管理工作中最需要注意的問題，也是困擾我們很久的問題。現在網絡上存在許多黑客。這些黑客通過遠程操作可以直接竊取重要信息，一旦信息遭到破壞，想要恢復是十分困難的，而且信息一旦泄露，這就很可能造成嚴重的后果，甚至無法彌補。所以信息安全性與保密性上還存在著很大問題。

2.2 檔案管理者的業務能力問題

隨著檔案管理的信息化，傳統的信息管理方法已經不再使用，但是相關管理人員沒有專業知識，造成管理上的缺陷。在我國各大高校都還沒有展開對相應專業人員的技術培訓，導致這方面的人才嚴重缺失。再加上目前相關管理人員的培訓工作并不受到重視，沒有強大的管理能力自然會給檔案管理發展帶來很大困擾。可以說專業能力是非常重要的一個管理技術。管理人員已經不能再用傳統的管理辦法進行新形式管理，一定要引起重視。

2.3 檔案應用價值鑒定問題

檔案價值鑒定的意義在于對檔案的真假進行辨別，這包括對檔案的來源、載體以及標志等指標進行檢查，從而判斷檔案信息真實性。但是現如今的檔案管理是完全信息化的，可以輕而易舉對檔案信息進行復制，這就導致信息來源丟失，沒有可靠性，而檔案的載體都是一樣的，所以檔案不光失去了信息來源，也失去了唯一性。給檔案價值鑒定增加了很大難度。

3 信息化時代中可用的檔案管理方法

種各樣的信息都需要進行檔案管理工作，實現檔案管理也是為了將信息保存得更加有序，為事件提供依據，所以完善信息時代檔案管理工作是非常有必要的。

3.1 形成新的檔案管理理念

檔案管理者應當結合現有的檔案管理平臺與工具形成新的管理工作理念，傳統化的管理模式逐漸被各類檔案管理機構摒棄，新的管理平臺依托網絡技術、計算機技術以及信息技術而存在，因此管理者也要改變固化的管理理念，圍繞新的平臺來調整自己使用的管理方法，制定新的檔案管理工作規劃，通過新的管理理念來指引檔案應用工作，檔案管理機構也需要在檔案管理行業范圍內宣傳新的管理理念，使更多的機構都能夠積極地參與檔案信息化平臺優化工作中，最大程度地改進平臺中的問題。

3.2 培養新型檔案管理者

檔案管理機構引進大量的計算機等檔案管理輔助設備之后，應當引導管理者學習相關設備的操作方法，使其能夠在比較短的時間內適應新的檔案管理系統，與此同時，管理者還需繼續學習檔案管理工作中需要的辦公軟件的使用方法，進而達到高效運行檔案管理系統的工作目的。管理機構還可以邀請相關專業的專家給管理者提供講座交流活動，保障檔案管理工作的專業化。除此之外，檔案管理者必須改變工作方式，不僅要按時完成檔案材料的歸檔與整理工作，針對應用檔案信息的分享與應用等方面的新需求，管理者應當將服務理念融入到檔案管理環節中。

3.3 完善相關規章制度

信息化平臺可以使當前的檔案管理工作更加高效方便，但是信息泄露等安全層面的問題始終威脅著管理者與檔案的擁有者，因此應當結合信息管理方面的新的工作需求，改變制度的內容，增加與信息安全保障相關的條例，使檔案管理者也能夠形成法制意識，利用制度來規范與限制檔案管控工作，提升公眾對于檔案信息安全保障工作的關注程度，在檔案機構內外都形成安全的網絡防護系統。

3.4 構建檔案信息安全保障系統

制度與人員培養方面的工作做好之后，管理者可以與技術人員積極配合，給檔案管理機構構建風險防范系統，消除檔案管理工作范圍中的信息風險問題，在日常的檔案管理中就要注意消除信息隱患問題，技術部門可以定期檢查管理者使用的電腦設備，備份重要的檔案信息，清除病毒，加固防火墻，把控網絡技術與信息資源之間的關系，強化網絡監督工作，限制網絡系統的訪問權限，避免有病毒或者不法分子入侵。

4 結束語

信息技術帶給現代檔案管理工作的便捷度值得肯定，但是管理者也必須明確存在于管理環節中的各種新問題，本文集中分析了信息系統在檔案管理工作中存在的使用問題，管理機構應當通過培養能力高的管理者來化解新的管理平臺的不足之處，利用信息資源來提升檔案管理工作的效率水平，同時也保障檔案材料的質量，使檔案的應用價值被有效放大。

參考文獻

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