企業(yè)管理人員任前人事檔案審核問(wèn)題分析

楊葉強(qiáng)

摘 要：新官上任對(duì)于每個(gè)部門來(lái)說(shuō)都是重大的事情，而相應(yīng)的任前檔案審核更是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，需要人事部門嚴(yán)格把關(guān)。一些數(shù)據(jù)顯示，在企業(yè)管理人員任前人事檔案審核中存在著諸多問(wèn)題，影響了企業(yè)人事制度的真實(shí)性和公正性，也給企業(yè)部門的形象帶來(lái)負(fù)面的影響。就算不是原則性的作弊，也會(huì)給部門工作帶來(lái)不小的麻煩。為了杜絕這樣事情的發(fā)生，企業(yè)人事部門應(yīng)該采取相應(yīng)的防范手段，實(shí)行人事部門和檔案部門齊抓共管的機(jī)制，同時(shí)采用信息化的檔案管理和檔案建設(shè)，確保企業(yè)管理人員任前檔案的真實(shí)性和有效性。

關(guān)鍵詞：人事檔案企業(yè)管理人員審核

干部提拔是企事業(yè)單位重要的人事變動(dòng)，尤其是企業(yè)管理人員的任免更是常事。在企業(yè)部門中新官上任之前，都會(huì)有例行的公示期，在這期間有關(guān)部門要對(duì)他的檔案進(jìn)行審核。這樣的審核會(huì)是很嚴(yán)格的，因?yàn)槿耸聶n案記載的是當(dāng)事人信息的原始記錄，是當(dāng)事人生活面貌和政治面貌的真實(shí)反映。任前檔案審核的作用就是杜絕填寫錯(cuò)誤、隱瞞真相等欺騙和失真的行為發(fā)生。在工作過(guò)程中確實(shí)有檔案失真的狀況的發(fā)生。下面就談?wù)勥@個(gè)問(wèn)題。

一任前人事檔案審核中常見(jiàn)的問(wèn)題

在企業(yè)管理人員任前的檔案審核中，經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題有以下幾個(gè)方面。第一，民族信息和本人的姓名不一致。在檔案管理的實(shí)踐中，姓名信息不一致的情況是不多的，但也不是沒(méi)有。一旦出現(xiàn)就會(huì)給相關(guān)工作造成很大的損失，主要表現(xiàn)在增大工作量方面。例如，不同的姓名會(huì)出現(xiàn)在檔案里，造成了用戶檔案混亂和失真，已經(jīng)沒(méi)有實(shí)際意義。有的還出現(xiàn)“張冠李戴”的現(xiàn)象，造成很大的麻煩。

而民族信息不一樣的情況是經(jīng)常出現(xiàn)的。比如，檔案資料前面填寫漢族，可到后面的資料又是其他民族了。這樣情況出現(xiàn)，更多的是人為的，當(dāng)事人為了享受到國(guó)家的少數(shù)民族的優(yōu)惠政策，故意改成少數(shù)民族。第二，“三齡”有差異。所謂的三齡就是年齡、工齡和黨齡。其中，年齡信息錯(cuò)誤的情況很普遍，像年齡相差甚遠(yuǎn)的也不稀奇，還有入職時(shí)間和實(shí)際情況不一樣等問(wèn)題。在三齡的錯(cuò)誤指數(shù)當(dāng)中，入黨材料丟失的情況不多見(jiàn)，主要問(wèn)題在前面兩個(gè)方面。企業(yè)管理人員在填寫檔案時(shí)候三齡的錯(cuò)誤的原因有幾點(diǎn)：第一，這些資料根本不是本人填寫的，而是別人代寫的，代寫者根本沒(méi)有用戶的相關(guān)信息，只是隨便填寫了年月日;第二，檔案用戶主觀上想造成什么效果，故意把年份填小或者填大;第三，企業(yè)方面的疏忽，核對(duì)的時(shí)候沒(méi)有發(fā)現(xiàn)其中的錯(cuò)誤;第四，當(dāng)事人學(xué)籍弄丟了，只能是蒙混過(guò)關(guān)。以上這些檔案的缺失對(duì)以后的影響有幾個(gè)方面。第一，有一部分的學(xué)籍丟失了;第二是主體部分的學(xué)籍還有，只是缺失少部分資料，像是成績(jī)單或者畢業(yè)登記表之類的;第三是缺少工作履歷的相關(guān)材料。這種材料丟失的情況不同程度的存在，其造成的后果是沒(méi)法證明自身的工作和任職經(jīng)歷，人事部門是很重視這方面的情況的。形成管理人員檔案履歷缺失的原因是多種多樣的，其中主要有以下幾種原因：第一，企業(yè)人事部門的主觀或者客觀的疏忽造成的。起因是因?yàn)槿耸抡{(diào)動(dòng)的時(shí)候，當(dāng)事人的相關(guān)資料和信息及其不規(guī)范，又來(lái)不及去彌補(bǔ)，就沒(méi)法在入職之前建立好入職者的個(gè)人檔案，導(dǎo)致在他的檔案履歷有殘缺。第二，企業(yè)在從外單位引進(jìn)人才的時(shí)候，不是當(dāng)事人的原單位同意的，他的相關(guān)資料檔案沒(méi)法在原單位調(diào)出，無(wú)奈之下只得重新建檔，這就導(dǎo)致以前沒(méi)有任何履歷的記載。

二任前人事檔案審核問(wèn)題的解決途徑

（一）怎樣解決姓名和信息不一致問(wèn)題。填寫的失誤造成的問(wèn)題，解決起來(lái)還是有相應(yīng)的措施。在當(dāng)事人的檔案中姓名不一致的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，情況是各不相同的。如果是因?yàn)槭褂煤?jiǎn)化漢字造成的，處理的方法不復(fù)雜，可以用單一處理或者不處理，但需要信息數(shù)字建檔的時(shí)候就要把簡(jiǎn)化字改成漢字。倘若是同音字造成的填寫姓名錯(cuò)誤，處理的途徑有兩種：如果是因?yàn)槠髽I(yè)部門造成的失真，那就必須是企業(yè)人事部門在檔案當(dāng)事人的履歷表里標(biāo)明備注，清晰地標(biāo)明哪一個(gè)漢字是同音字，并要附上正確的文字;如果是檔案當(dāng)事人自己的失誤造成的，就要經(jīng)過(guò)企業(yè)人事部門認(rèn)真核實(shí)后，在經(jīng)過(guò)本人確認(rèn)，出具材料認(rèn)定當(dāng)事人的真實(shí)姓名。如果是因?yàn)槭褂昧隋e(cuò)別字導(dǎo)致的填寫姓名失誤，也有兩個(gè)解決方案：首先認(rèn)真檢查檔案材料和其他信息是不是有沖突，目的是判斷是不是和別人檔案弄混了。如果認(rèn)定信息都一致只是名字有誤差，可能是因?yàn)闄n案的當(dāng)事人中途改過(guò)名字，第二步就是本人提供所在派出所的戶籍機(jī)關(guān)出示的相關(guān)證明，然后企業(yè)人事部門在檔案中做出清晰的備注就可以了。如果是當(dāng)事人檔案里的民族信息不一致，那就需要本人去當(dāng)?shù)氐拿褡谖_一份證明自己民族身份的證明材料，交給企業(yè)的人事部門。（二）“三齡”信息不一致的處理措施。在這三種錯(cuò)誤中，年齡的錯(cuò)誤是經(jīng)常發(fā)生的。倘若是檔案上農(nóng)歷和公歷生日的不一致造成的，解決的辦法就是查日歷做驗(yàn)證，如果兩者之間相符合，那就可以不做修改。如果是企業(yè)方面在某種情況下無(wú)意把當(dāng)事人的年齡填錯(cuò)，而其他信息都是一致的，那就必須由企業(yè)部門進(jìn)行改正。對(duì)于當(dāng)事人工齡有誤的，解決的辦法自然是要企業(yè)部門協(xié)助解決，企業(yè)應(yīng)該按照工齡認(rèn)定的政策，給當(dāng)事人出具工齡的認(rèn)定材料，客觀地反映出當(dāng)事人的真實(shí)工齡。對(duì)于企業(yè)管理人員檔案審核中的黨齡不一致的情況，那證明的材料就是《入黨志愿書》。如果這個(gè)志愿書已經(jīng)丟失了，就學(xué)要企業(yè)的黨組織和本人合作盡量查找到原始材料作為黨齡的證明。（三）學(xué)籍材料的補(bǔ)救辦法。在管理人員任前的檔案核實(shí)過(guò)程中，學(xué)籍缺失的情況也不少見(jiàn)。學(xué)籍材料也包括幾個(gè)方面的資料，若是當(dāng)事人丟失的是學(xué)生報(bào)考登記表，解決的辦法是補(bǔ)辦一份，當(dāng)事人可以去就讀的學(xué)校的檔案管理部門申請(qǐng)復(fù)印一份材料，但務(wù)必標(biāo)明“原件復(fù)印”的字樣，最主要是要讓學(xué)校檔案管理部門蓋上公章。如果丟失的是“學(xué)生成績(jī)登記表”補(bǔ)辦的措施和上面相同，也是到就讀學(xué)校的檔案部門申請(qǐng)復(fù)印這份材料，也要標(biāo)明“原件復(fù)印”然后讓學(xué)校蓋上公章。另外，倘若就讀的學(xué)校檔案部門不能提供相關(guān)的證明材料時(shí)，當(dāng)事人還可以找到學(xué)校的教務(wù)部和其他相關(guān)主管部門出具學(xué)歷證明。還有一種情況，就是一些學(xué)籍材料沒(méi)辦法彌補(bǔ)完整的時(shí)候，只能用另外的證明辦法，就是對(duì)當(dāng)事人的入學(xué)階段、就讀階段以及畢業(yè)階段的相關(guān)資料進(jìn)行認(rèn)證，如果能有辦法證實(shí)這三個(gè)階段的有效性，即便是學(xué)籍材料沒(méi)有，當(dāng)事人也可以找到當(dāng)?shù)氐慕逃龣C(jī)構(gòu)所屬的學(xué)歷認(rèn)證中心出具學(xué)歷認(rèn)證書。（四）工作履歷缺失的補(bǔ)辦措施。工作履歷材料缺失也是審核中的常見(jiàn)現(xiàn)象。如果是因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動(dòng)的原因致使原單位不給履歷材料，那么當(dāng)事人的現(xiàn)有單位就要通過(guò)協(xié)商的原則，和當(dāng)事人的原單位進(jìn)行協(xié)商解決，一般情況下都是可以解決的。如果履歷材料里丟失的是轉(zhuǎn)干材料或者是任職材料，解決的最好途徑就是查找，倘若是最后真的找不到原材料，那就只能允許當(dāng)事人出具相關(guān)的證明材料代替原有的材料。倘若是當(dāng)事人的檔案丟失的是任免審批表，也要首先查找審批的原件，如果真的找不到了，也可以憑借任職期間的的其他相關(guān)材料來(lái)代替。如果最后所有的證明材料都無(wú)法提供，那解決的辦法只能是企業(yè)人事部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)了。

三企業(yè)管理人員任前人事檔案審核中失真的相關(guān)對(duì)策

如果是因?yàn)橐恍┛陀^的原因造成的檔案缺失，彌補(bǔ)的辦法還是可行的，可是如果是因?yàn)橹饔^的造假造成的缺失，那就是另一種性質(zhì)的問(wèn)題了，涉及到被提拔者的人品道德問(wèn)題，需要嚴(yán)肅的對(duì)待。總而言之，企業(yè)管理人員任前的檔案審核機(jī)制，還是有實(shí)際作用的。其中最大的效果就是防范了人員“帶病提拔”弊端。但對(duì)于檔案的失真問(wèn)題，補(bǔ)救的手段已經(jīng)不重要了，問(wèn)題關(guān)鍵是怎樣杜絕和防范。筆者從一些案例分析，應(yīng)該從問(wèn)題的源頭抓起，構(gòu)建起一道防范檔案嚴(yán)重失真的銅墻鐵壁，把造假的各種渠道都堵住，真正保證企業(yè)人事檔案的公信力。具體的措施應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手。（一）多部門齊心合力的整治。企業(yè)人事檔案管理的多元化是杜絕造假的有效措施。對(duì)于企業(yè)檔案管理的機(jī)制是不盡相同的，有的企業(yè)是歸組織或者人事部門直接管理;有的企業(yè)是檔案部門管理。但這樣的管理體制都有其弊端，最科學(xué)的制度是多部門齊抓共管。也就是說(shuō)，企業(yè)的檔案部門和組織人事部門結(jié)合在一起，齊心協(xié)力把住檔案材料的“入口”。首先是對(duì)新進(jìn)人員的審核要嚴(yán)格謹(jǐn)慎，保證填寫信息的真實(shí)性，重點(diǎn)審核最容易出現(xiàn)弊端的“三齡兩歷一身份證”的相關(guān)資料。同時(shí)企業(yè)檔案管理部門要嚴(yán)格把握好歸檔這個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于新歸檔的檔案重點(diǎn)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)解決，把問(wèn)題消滅在源頭。（二）企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，是檔案管理創(chuàng)新化、規(guī)范化的必由之路。信息化的管理也可以有效遏制涂改造假。人事檔案信息化管理，對(duì)企業(yè)檔案管理質(zhì)量和效益的提高，對(duì)紙質(zhì)檔案的管理和保護(hù)，其意義和作用是巨大的，同時(shí)也相應(yīng)減輕了紙質(zhì)檔案管理人員的工作量，也節(jié)省了很多時(shí)間。數(shù)字檔案大大地提高了管理人員的工作效率，相應(yīng)降低了檔案管理的成本。而且，數(shù)字檔案的安全性是最大的優(yōu)勢(shì)，高科技含量的掃描圖像，可以通過(guò)數(shù)字信息技術(shù)進(jìn)行加密鎖定，如果不是遇到黑客，安全性是萬(wàn)無(wú)一失的，普通人員是沒(méi)法對(duì)檔案進(jìn)行涂改、提取、撤換、添加等作弊手段的，在根本上杜絕了涂改造假行為的發(fā)生，確保了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性。（三）利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)識(shí)別人事檔案造假。傳統(tǒng)的檔案管理模式也是檔案造假的因素之一。在沒(méi)有數(shù)據(jù)化的人工管理的背景下，管理員要想知道檔案是不是完整，是不是真實(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行全面的清查，完全需要手工操作，付出了極大的勞動(dòng)量和寶貴的時(shí)間，而且對(duì)檔案的保護(hù)還不利。所以說(shuō)，引進(jìn)大數(shù)據(jù)作為技術(shù)支撐，形成科技的管理模式，對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行管理，是企業(yè)檔案管理改革的大勢(shì)所趨。數(shù)據(jù)化的檔案管理是傳統(tǒng)模式無(wú)法比擬的，企業(yè)人事檔案把每一個(gè)企業(yè)管理者的成長(zhǎng)經(jīng)歷都巨細(xì)無(wú)遺地載入其中，其信息不會(huì)因?yàn)槿魏蔚囊馔舛鴣G失，從更廣闊的視野來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)兼容并蓄的信息鏈，和其他的相關(guān)信息相互融合，比如說(shuō)，醫(yī)療信息、交通信息等互聯(lián)，還有一些相關(guān)的社交網(wǎng)站形成特定聯(lián)網(wǎng)。利用多元化的大數(shù)據(jù)參與的企業(yè)檔案管理，完全可以有效識(shí)別檔案是不是具備真實(shí)性，檔案鏈條的完整可信度，從而推演出企業(yè)人事檔案是不是存在造假的隱患，從根本上杜絕了上面檔案審核過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，從而檔案失真的發(fā)生途徑也不復(fù)存在了。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，對(duì)任前企業(yè)管理人員進(jìn)行檔案審核，是企業(yè)人事制度的重要環(huán)節(jié)。盡管如此，在審核過(guò)程中還是暴露了很多問(wèn)題，諸如當(dāng)事人姓名和民族信息有差異，“三齡”信息不一致，學(xué)籍材料不完備、工作履歷材料缺失等。由于企業(yè)檔案管理的機(jī)制和水平不同，漏洞隱藏其中，這就需要形成多部門共管的機(jī)制，真正把干部檔案管理工作做到萬(wàn)無(wú)一失，有效提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效益。以上分析代表個(gè)人觀點(diǎn)，僅供參考。

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