談招標檔案的規范化管理

劉華梅

摘 要：工程項目檔案管理中的招標檔案管理是整個工程項目的重要組成部分，必須高度重視，規范管理，以確保招標工作規范運行，穩步推進。通過招標檔案的規范化管理，對項目運行的實際情況和對招標過程有效掌握，促進招標工作的公平、公證和可持續發展。

關鍵詞：招標;檔案;管理

一、對招標檔案管理工作的重要性的認識

招標檔案是項目管理的有機組成部分。目前，只重視招標工作而忽視招標檔案的現象仍然存在，招標檔案管理工作一般是在招標結束以后才進入工作程序，或者進行一些所謂的補救工作，致使招標工作與招標檔案管理工作不能同步進行，這樣不僅是材料歸檔不及時的問題，關鍵是更容易導致招標歸檔材料不齊全，出現材料歸檔后所體現的招標過程銜接不合理，甚至材料缺失的情況也時有發生。加之有些檔案管理人員對管理工作不認真負責，缺乏默默無聞的工作品性，這些都是對招標檔案管理工作重要性認識不夠的體現，只有領導和管理人員提高做好這項工作重要性的認識，才能保證招標檔案的規范化管理。

（一）招標檔案是招標活動的重要組成部分。招標檔案系統、完整、真實地記錄了招投標活動的全過程，是檢驗招標活動是否公開，公平，公正的依據。 這些檔案資料真實可靠，一方面便于招標人和有關部門、機構對項目進行后期的管理、驗收、審核和備查，另一方面它也是管理工作人員進行招投標工作學習研究、總結經驗、提高工作水平的重要參考資料。

（二）招標檔案是完善業務服務的重要保障。隨著經濟全球化的深入發展，國際間的經濟活動日趨頻繁，招標工作也要與國際市場逐步接軌，在符合政策法規、合理程序的前提下，更重要的是要利用自身的優勢和資源，為客戶提供富有價值的咨洵服務。 其中，招標檔案就是非常重要的資源，包含有招標操作中形成的大量不同行業不同類型的招標項目，積累了豐富的經驗和資料，把這些資料規范管理和保存起來，可以為今后的招標工作提供強有力的真實信息資源支持。在需要時，查閱提供相應或類似項目以前的招標資料，惰況分析，為客戶提供有效的服務，降低招標項目風險，為招標工作的順利開展提供保障。

（三）招標檔案使招標過程更加規范有序。招標工作是嚴格按照《中華人民共和國招標投標法》所規定的程序運作的，整個運作的程序和過程中都會形成格式化的檔案材料，執行嚴格的檔案管理制度，確保這些材料收集齊全完整，通過歸檔，移交，驗收，實際上是對招標過程各個程序是否規范運作的檢查，做好檔案管理工作，實際上也是保證招標工作質量的一道防線。

二、確定招投標檔案的歸檔案范圍和歸檔內容

招投標檔案的歸檔范圍是在招投標活動中形成的有保存價值的資料都應當歸檔保存，對文件資料是否具有保存價值的判定，主要通過文件的內容和性質進行認定。依據有關法律法規，各監管部門對招標項目歸檔的內容都作了規定，具體有以下幾個方面：

（一）項目立項及批復材料：委托代理協議，招標文件及論證材料，招標文件確認函：

（二）項目的招標材料：招標公告，招標邀請函、詢價函或談判邀清函，已發出的招標文件，已發出招標文件的必要澄清或修改文件，購買招標文件的登記記錄，供應商的資格審查情況報告，邀請招標的供應商邀請記錄，詢價及競爭性談判的邀請對象，確定理由等材料，答疑會記錄和紀要，現場勘察記錄和紀要，繳交投標保證金情況表;

（三）項目的開標文件材料：收取投標文件的登記記錄、參加開標的供應商簽到表，開標會議議程，開標時間地點過程的有關記錄，投標文件的正本，已提交投標文件的補充修改和撤回的文件記錄，投標人不足三家的廢標材料記錄，對開標過程的公正書，評標專家形成過程和名單;

（四）項目評審文件材料：評標委員會，監督人員及有關工作人員簽到表、 評審工程記錄及打分表、評審報告及附件、項目廢標報告及處理意見、評審紀律材料、 現場監控錄音錄像材料;

（五）項目的中標文件材料：確定中標人的文件材料（招標結果的確定文件、中標通知書）、質疑處理材料;

（六）項目采購階段的材料：采購項目合同，項目的驗收文件材料，資金支付文件及證明;

（七）其他文件材料：項目工作總結、項目效益評估書、其他與招標項目、過程及完成情況有關的文件材料。

三、做好招標檔案規范化管理的措施

（一）建立健全招標檔案歸檔管理制度。通過建立和完善科學合理的管理制度，并在工作中嚴格執行落實好，歸檔制度的內容主要包括三個方面：歸檔范圍、歸檔時間和歸檔文件質量要求，對歸檔的時間，內容、移交，驗收，分類、整理，立卷，保密;保管，使用，銷毀等，做出明確詳細的規定。根據管理制度履行招標檔案管理利用手續，定期進行檢查考核，及時發現問題和處理問題，使招標檔案管理在制度的保障下規范運行。

（二）加強檔案管理硬件設施建設。目前，由于重視程度不夠等多方面的原因，招標檔案管理的硬件設施跟不上招標業務發展的需要，普遍存在庫房面積小、無查閱利用室、安全設施配備不齊全等現象，達不到規范化管理檔案的要求。按照檔案保管的基本要求，檔案庫房要達到“防盜、防火、防水、防蟲、防光、防塵、防輻射、防污染”的“八防”要求，庫房要配備檔案存放櫥柜、溫濕度儀、加濕器、除濕器、空調等設施設備，另外為防止檔案丟失還要配備安全防盜門，監控報警器的安全設備，這是檔案安全保管的有關要求。只有加大投入，配足配全硬件設施設備才能滿足招標檔案的安全規范管理和日益增長的檔案數量存放要求。

（三）不斷提高招標檔案管理人員的綜合素質。招標工作的原則和特點，要求管理招標檔案人員首先要有良好的職業道德，明確檔案管理是一項原則性、服務性的工作，要有法律法規和檔案較強的法律法規意識，招標活動本身就是依照法律法規規范運作的采購活動， 招標檔案管理人員必須恪守檔案工作紀律，認真貫徹執行《中華人民共和國招標法〉《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》。 其次要樹立正確的職業觀念，認清自己工作的地位，看重自己的工作，求真務實，嚴肅認真的工作態度和高度的責任惑，熱愛檔案工作。第三要有較高的業務能力，檔案工作是一門專業，是一門科學，《檔案法》要求檔案工作人員應“具備專業知識”，招標檔案管理者要加強檔案業務、信息化、招投標業務知識的學習理解，促進招標檔案管理的有序健康進行。