論辦公自動化在企業中的應用

摘 要：本文主要論述辦公自動化技術在企業管理中的使用。對比傳統辦公模式，進一步闡述了現在辦公自動化技術在企業中的促進作用。同時介紹了OA的功能模塊架構及效果。

關鍵詞：功能;辦公自動化;效果

如今，信息化建設的重要性已經得到普遍的認同，以信息化來武裝企業，已經是大勢所趨。不少企業的日常運營已經對信息系統高度依賴，如對辦公自動化系統的依賴程度就在不斷上升。因為辦公自動化系統能有力地幫助用戶高效處理日常事務，提升管理效能。

辦公自動化軟件涉及到國家政策法規、公司規章制度、公文收發審批、合同訂單、技術方案、財務收支、報銷流程審批等內容。針對企業常見的規章制度管理混亂、合同訂單內容不規范、缺乏統一管理，應收應付賬款查詢統計困難、財務報銷核賬過程繁瑣、費時費力等問題，系統充分利用工作流和結構化數據技術，構建了一數字化的業務協同平臺，可大大提升企業各部門工作的效率與規范。

一、傳統辦公模式弊端

伴隨著企業的不斷發展，傳統辦公模式弊端越來越明顯，主要突顯為工作細化比較難，容易混亂并且員工之間、員工與領導之間的協同度比較差，效率比較低下;企業內部之間的溝通交流不順暢，信息不能及時反饋導致商機的丟失;企業文檔收集整理較難，文檔丟失、失秘現象比較嚴重;多點辦公、異地辦公較難管理;通訊費用、辦公耗材浪費嚴重，企業預算成本嚴重超額;人員冗雜，人為因素的干擾導致工作效率低，差錯率高，企業管理成本高;辦事層次較多，時間周期較長，執行效率低下、監督檢查難等。

1、辦公自動化系統和傳統辦公方式的沖突

辦公自動化系統帶來了全新的辦公理念和方式，讓職責更清晰，溝通更扁平，工作更透明，效率更高，這和傳統的辦公方式、辦公習慣很不一樣，自然就會讓一些人感到不舒服，從而對系統產生抵觸心理。

因此，項目管理人員的一項重要工作，就是讓辦公自動化軟件快速融入組織，讓員工在較短的時間內適應、接受、喜歡這種新的辦公方式。在執行的過程中，既需要正確的項目實施策略，又需要企業在制度上提供保障。

2、需求變更

需求變更是辦公自動化軟件實施過程中經常會遇到的問題，這個問題讓甲乙雙方都比較頭疼，甚至會由此產生很多糾紛和矛盾。

需求變更雖然不招人待見，但也是可以理解的。畢竟，辦公自動化軟件是一種比較復雜的管理系統，任何人都不可能在項目實施前考慮到所有問題，將所有需求都完整的提煉出來。在實施的過程中，有些新的想法會逐漸產生，業務部門也會提出新的需求，這就不可避免的產生了需求變更。

那么如果有了需求變更應該怎么辦呢？這就需要判斷新需求的必要性和合理性，確定是合同范圍內的內容，還是新增的個性化需求，是必須馬上就做，還是可以先收集整理，放在后期再統一制作。只要甲乙雙方充分、坦誠的溝通，達成共識，需求變更就不可怕。

3、業務部門和元老的抵觸

通常，辦公自動化軟件的實施在行政部門會比較順利，但在一些業務部門，以及公司元老那里，卻容易受到抵觸。個中的原因，相信實施過辦公自動化軟件，或則其他項目的人都會心有感觸。

遇到這種情況，沒有太好的辦法，只能是有軟有硬，各個擊破。從技巧上說，要由易到難，先讓他們嘗到使用系統的甜頭。從管理上說，要適當的采用獎懲措施，讓他們清楚這是必須要做好的一項工作。

4、產品不適用

產品不適用屬于產品本身的原因了，不適用的原因有很多，比如產品穩定性差，功能欠缺不能滿足企業需求，實施和使用非常復雜導致不容易接受等等。

二、功能特點

1、客戶、供應商之間的收付款記錄，自動關聯，收付款流程環節自動關聯該合同發票信息以及已收付款信息，員工報銷流程環節自動關聯歷次報銷信息，可為主管領導審批工作提供輔助參考。

2、合同訂單管理包含基于模板的合同文本自動生成功能，審批流程可自由定制。合同發票記錄、收款、付款記錄、物料清單、技術方案等都得到了統一管理，應收應付賬款查詢統計非常方便、快捷。

3、各類流程待辦任務、各類消息提醒統一管理，各類管理人員在首頁可隨時看到自己待辦任務以及各類提醒，避免工作疏漏。同時系統支持在線考勤，員工可在臺式計算機或手機端進行簽到、簽退，系統可自動統計遲到、早退、缺勤等信息。

4、收文管理、發文管理、公司內部公文流轉審批等功能成功實現了企業公文、知識的流程化、規范化管理。員工可在線查找各類政策法規、規章制度、招投標書、合同范本、辦事指南，分享各類專業技術知識、文件。

5、財務款項收入與支出管理提供了各類收入、支出單據、明細的流程化管理，以及企業各賬戶的入出帳記錄。系統可輔助財務人員實時自動完成賬款核對工作，可自動生成銀行日記賬、現金日記賬，把財務人員從重復繁瑣的工作中解脫出來

6.其他功能

①、文字處理。包括文件的輸入、編輯、修改、合并、生成、存儲、打印、復制和印刷等。通常由文字處理機、智能復印機和電子照排輕印刷設備等來完成這項任務。

②、文件管理。包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、制表等，一般通過建立公用的或專用的分布式關系數據庫系統來實現。

③、行政管理。包括圖表生成、日程安排、工作計劃、人事管理、財務管理和物資管理等，主要依靠計算機的圖形系統、數據庫和各種應用軟件來實現。

④、信息交流。OA系統主要是通過電子郵件和電子會議等方式交流信息，已從采用電話網、用戶電報網、計算機網發展到采用綜合業務數字網。

⑤、決策支持。OA系統可配置決策支持系統（DSS）和群體決策支持系統（GDSS）。

⑥、圖像處理。包括用光學字符閱讀器直接將印刷體字母和數字輸入計算機，用光電掃描儀或數字化儀將圖形文字輸入計算機。有的OA系統配置圖像處理系統，它具有圖像識別、增強、壓縮和復原等功能。

三、辦公自動化要求

1. 辦公自動化系統的易用性要很強，要非常容易實施、容易使用、容易維護，普通辦公人員就能夠維護;

2. 系統的性價比要高，沒有隱形成本，后期維護和升級費用低;

3. 需要完全成熟的產品化軟件，軟件經過多年的市場優化，非常實用和適用，盡量不用或少用二次開發;

4. 廠商能夠提供遠程在線服務，無需上門就能夠實時響應和解決用戶在使用中遇到的各種問題。

四、引進辦公自動化系統的意義：

眾所周知，協同辦公是利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公的自動化處理。從開始以大規模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段，發展到今天以運用網絡和計算機為標志的現階段，辦公自動化系統對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

1、有利于公司的健康發展和整體凝聚力提升，辦公自動化系統是集團整體使用的，在使用的過程中能夠使各部門真切感受的一個集團的實實在在的存在，能夠增加主人翁意識，促進集團品牌的提升。

2、有利于公司各部門轉變管理觀念和工作模式，提高辦事效率，克服傳統管理模式和辦公模式帶來的不良做法，是各部門權利與義務明確，方便公司領導監督與指導。

3、有利于節約行政開支，節省人力、財力。同時，在全局內部建立一個高效的協同管理工作平臺和集中的信息整合呈現平臺，形成各部信息共享、和諧互助的良好氛圍，建立健全組織文化，實現真正的以人為本。

五、如何讓辦公自動化系統成為員工的辦公習慣？

1. ?制度保障

辦公自動化系統的應用對企業來說，是進行一場組織行為的變革。這對很多員工來說，需要改變以往的辦公習慣，以適應新的辦公模式。因此，企業方面十分有必要出臺專門的制度來規范員工對辦公自動化系統使用。

2. 帶來便利

其實，讓員工直接感受辦公自動化系統帶來的便利是非常好的辦法。從協眾辦公自動化系統的實際應用來看，員工辦公明顯變得高效。在以往，因為領導出差遲遲不歸，很多員工無法拿到審批，手頭上的事情不得不擱置下來。但有了辦公自動化系統后，領導可以在任何時間、任何地點處理辦公業務，提高了事務處理的效率。員工也不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，更不必因為等待領導審批而耽誤手頭工作。

六.辦公自動化應用的效果

1. 提高企業的辦公效率和執行力

使用OA軟件方便員工的信息反饋及上下級交流，實現準確和有效的內部溝通和信息傳遞，為激發員工的工作積極性發揮了應有的作用，提升了企業內部的執行力。

2. 規范企業的內部管理

形成一個個工作流，如公文會簽，計劃日志，用款報銷等工作流程審批等在辦公網上執行。規范企業的內部管理。

3. 節省了企業的運營成本

節省人力、提升了各種事務的處理效率，通過自動化可以讓很多需要手工處理的事情，被計算機和網絡所代替。

就企業，辦公自動化減少了紙張和簽字筆的使用，為企業節約了辦公資源和費用支出;辦公自動化加強了員工之間的聯系，有助于公司內部團結協作;對辦公時間、地點都沒有限制，大大提高了企業的經濟效率。

就員工個人，員工與員工之間有了更多方面的聯系，員工關系會有很大的改善;辦公自動化不會因為領導外出或者是時間限制而延誤工作進程，大大提高了員工的工作效率;辦公自動化讓企業員工按時按點完成工作甚至提前完成工作任務，可以很大程度提高員工收入。

辦公自動化不僅為企業帶來了經濟效益，而且還讓企業員工個人受益匪淺。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性。

參考文獻：

[1]段剛編。《加密與解密》。電子工業出版社，2003年。

[2]蔡翠平，尚俊杰《網絡程序設計---AsP（第一版）》，清華大學出版社，2002年。

作者簡介： 劉嫻，本科畢業于華北理工大學，現天津財經大學在職研究生，企業管理專業學生。工作于渣打環球商業服務有限公司。