淺析資金結算無紙化信息系統的應用及效果

危玥

摘 要：人工智能化時代已經到來，人工智能技術正在各個領域被廣泛應用。會計行業也不例外，在信息化技術的影響下，傳統的資金結算方式受到很大沖擊。大港油田資金結算中心創新實現了資金結算無紙化，優化業務流程，加強風險防范，提升工作效率和效能，并有效地為管理層提供決策支持數據。本文對當前無紙化結算模式與傳統資金結算模式進行比較，分析其應用的效果，并進行下一步展望。

關鍵詞：資金結算； 無紙化； 大數據

一、傳統資金結算模式存在的弊端

傳統資金結算模式是以紙質單據作為原始憑證，業務的提報、審核以紙質載體進行流轉，大港油田資金結算模式是“線上、線下”同時進行這種模式有諸多弊端，具體表現在以下幾個方面：

1、結算流程方面：“線上”就是將在司庫系統中進行逐一環節處理的過程，“線下”就是沿用傳統的紙質原始資料在每一個崗位、每一個結算環節依次逐筆的審核過程，大量、重復地進行提報、審核，增加了財務人員工作量。

2、管理成本方面。每筆結算業務需要打印出紙質會計資料，會消耗大量紙張以及打印機等辦公耗材。各二級單位需往返與單位與結算中心之間，人工費、車輛臺班費、油費、過路過橋費等成本不可小覷，同時還存在著不可估量的安全成本。

3、工作效率方面。傳統資金結算方式需要線上、線下進行重復提報、審核，而且二級單位需要往返于單位與結算中心之間，在月底、年底高峰時期各單位都在同一時間辦業務，需排隊等候、等待領導簽字，這些都占用了大量時間，嚴重影響了工作效率。

4、結算數據方面。結算中心只將收款確認單、付款審批單、合同履行、相關說明等資料保留作為憑證附件，而合同為本等資料返回各二級單位。這樣的方式導致大量結算數據未充分有效地開發利用。

5、風險控制方面。紙質合同及履約單存在填制不規范的風險，不易把控合同系統的規范化管理，且“線上線下”的結算模式易造成先付款后審批的現象，管理模式形同虛設。

二、推行無紙化信息系統的意義

1、解決人員短缺的必然選擇。結算中心退休人員逐年增多，造成人員減少，人員供給嚴重不足，很難維持目前業務現狀。解決人員短缺問題的根本出路就是利用信息化手段，將更多的業務實現少人、無人，提高業務質量，提高工作效率.

2、深化財務轉型升級的有力抓手。傳統的資金結算模式以資金收付業務為基礎，保障資金安全為第一要務，工作形式以操作行為占據主導。現在，只具備單一結算的功能的職能定位，已經不能滿足時代發展的需要。必須改變傳統結算方式，推進財務管理職能轉型，在保證資金安全的情況下，使財務人員更加專注于思考數據管理和資金統計分析等工作

3.順應信息化發展的主動選擇。 在大數據、人工智能和云計算等新興數字化技術的推動下，信息化技術被廣泛地應用于各個領域，因此，要主動應用信息化技術結合財務業務開發無紙化信息系統，優化業務流程，加強業務風險防范，提升工作效率和效能，使信息化真正成為管理理念、手段和方式創新的“轉換器”和“加速器”。

三、資金結算無紙化信息系統的應用及效果

資金結算無紙化信息系統是以司庫系統、電子檔案系統為基礎的延伸系統，包含資金結算服務、資金結算管理、資金統計分析3個模塊。2019年上線運行后，資金審批、風險控制、流程優化等均已實現預期效果，具體表現在以下方面：

1、優化業務流程。資金結算無紙化系統采用專業化分工、流水化作業的工作模式，通過標準化結算流程框架定義了可支持的結算業務類型，審批流程，業務合規性檢查項目等內容，結算單位有權審批人審批待辦結算單據，由流程引擎自動驅動，無需切換其他系統操作，實現了標準化的配置定義管理。

2、提高工作效率。結算業務由傳統的紙質單據審批，升級為審批人在線審批，打破時間和地域的限制，實現異地查詢、異地審批簽字，極大縮減了結算業務處理時間，提高了開戶單位日計劃完成率，使資金能夠高效率運轉。同時通過集成接口以在線歸檔方式向檔案系統進行移交，提高了工作效率。

3、降低管理成本。無紙化信息系統上線后，二級單位可以取消外勤出納，節約人工成本，達到減員增效的目的；極大降低耗紙量，進一步減少紙張消耗，從而減少樹木的砍伐；減少紙張打印過程中帶來的有毒氣體的排放，是對員工健康的保證；不必往返于結算中心，減少車輛成本；同時降低了安全成本和時間成本。

4、提升風險防控。依據標準化流程框架設立各單位、結算中心審批權限，杜絕了非審批人審批、審批超越權限、事后審批等違規情況，從流程上使業務合規；與合同系統掛接后，使資金與合同形成閉環的有機整體，系統對付款金額設定了校驗，使合同與資金形成完整閉環，杜絕了合同超付款情況發生。無紙化系統就是通過電子化、信息化的手段，將資金結算工具、結算資料、結算審批程序、內部控制體系全面可視化、自動化、程式化，使資金業務閉環運行，做好、做精資金收支全過程的風險防范。

5、主動搜集數據。主動把現金流量、合同付款、合同供應商信息、票據、資金計劃、結算量、結算金額、付款方式等信息保存，形成一套信息與數據有效結合的數據倉庫。

6、統計分析數據。通過數據的收集，通過采用統一數據標準，消除數據孤島，降低傳輸風險的方式建立資金數據中心，全面反映銀行、賬戶、結算、現金流量、關聯交易、合同等信息，利用XBRL技術，通過儀表盤、三維圖、趨勢分析的方式打造資金分析體，實現對數據的積累、編輯、控制、分析，滿足為油田單位、二級單位提供數據支持的需求，從而達到提升資金服務的能力的目的。

四、未來展望

隨著無紙化系統的不斷改進，未來將深度拓展統計分析，將基建工程、發票管理、供應商管理、應收及應付賬款納入統計分析系統，豐富擴展管理駕駛艙的數據；實現與無現金報銷系統、發票系統等系統的掛接，將觸角向業務端延伸，對資金的來源和去向進行追蹤和隨時抓取，判斷現金流與業務發生的本質用途是否一致，掌控整個業務的實質面貌；最終實現業財深度融合+管理會計的模式，深化管理會計應用，推動業財深度融合，實現現金流量管理、資源優化配置、企業風險防控、戰略決策分析的長遠目標。