淺議火力發(fā)電廠檔案數字化建設實踐與發(fā)展策略

郝立維

摘 要：我國火力發(fā)電廠檔案工作建設的主題是檔案信息化，也是今后檔案工作發(fā)展的必由之路。數字化建設作為檔案信息化建設中一個比較重要的內容，是跟隨時代潮流，適應當代信息時代發(fā)展的新舉動。本文陳述了當代數字化建設的基本內涵，還具體分析了其建設的必要性和基本現狀，提出了火力發(fā)電廠檔案管理向數字化邁進的重要目標。

關鍵詞：檔案；數字化；服務

【引言】如今，信息技術高速發(fā)展，知識信息時代已然到來，檔案是一種原有的資源，是國家信息資源的重要組成的部分，擁有不可估計的社會價值，由于社會的持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新，檔案信息的數量越來越大，其所包含的形式和種類也越來越豐富，以往那些單一又老套的管理機制已經不能再滿足當今時代的工作要求。如何利用先進的計算機網絡技術來做好檔案信息的管理，更好的利用和開發(fā)檔案信息的資源，提升檔案信息綜合服務水平，已經成為工作和發(fā)展所面對的一個重要的課題。近年來我們在檔案數字化建設方面已經取得了一些微小的進步和發(fā)展，但我們更應該清醒的認識到發(fā)電廠館藏傳統(tǒng)紙質檔案數量之大，做好檔案的數字化工作，無疑是一項艱巨而困難的工程。

一、對檔案數字化建設的理解

（一）檔案數字化的含義

所謂數字化，就是指利用計算機信息處理的技術，把一些聲、光等物理信號轉化為數字的信號，或者把語言、文字、圖像等信息轉化為數字的編碼信息，用來傳輸和準確處置的一種綜合的技術。數字化擁有簡單、速度較快等優(yōu)點，是隨著網絡信息技術和多媒體的應用，而出現的一種新型的檔案信息管理的方式，它主要還是利用數據技術、壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙類的文件和聲像的文件等傳統(tǒng)的介質文件和已入檔保存電子的檔案，組織為系統(tǒng)、結構合理的數據庫，它還將傳統(tǒng)載體存儲的資源轉變成數字形式的相關信息，以數字的形式來存儲，用網絡的方法來傳輸，并通過使用計算機的系統(tǒng)來管理，達到方便利用檔案信息的目的。經過數字化的檔案，可用相應檔案管理類軟件來管理和利用，使它能擁有更多種多樣的服務類型，盡可能的做到檔案利用快捷、方便。

（二）檔案數字化建設的內容

從其所面對的對象來看，它分為以下方面：一是對原有的紙質檔案進行數字化處置，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案經過掃描、加工和處理，做好數字化的轉換；二是對正在形成的電子文件進行及時的歸檔和保存，做到電子文檔的完備和真實有效。

從其所面對的內容來看，分為如下兩個方面：一是構建檔案目錄的數據庫，對信息的目錄和索引做嚴格的規(guī)范，科學的選擇其所需要的數據庫管理的結構；二是檔案全文信息的數字化，就是采用掃描和錄入的方式將檔案的全文全部按照原來的樣子，逐個存儲為圖像的文件并為其編制目錄和索引，或者是通過應用其他技術識別以后再采取文本的格式儲存檔案內容，再加上全文檢索的數據庫。

從其所發(fā)展的過程來看，其必要的建設應該包括，數字化檔案的收集和整理，存儲和保管以及查閱和利用等幾個方面。我們能把文件和檔案集合到一起，借助計算機技術和其他信息技術來收集和整理數字化檔案；再借助其他可靠的存儲設備來存儲數字化檔案，最后實現有效利用。

二、當代數字化建設的必要性和意義

作為社會信息資源的重要組成的部分，檔案信息已經深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活中。檔案信息化的建設已經成為信息時代檔案工作者所面臨的重要課題和發(fā)展契機。數字化建設作為檔案信息化建設基礎工程重要的內容，不單單只是檔案工作未來發(fā)展的主要潮流，更是當今時代的特征。

（一）檔案的數字化建設是信息時代發(fā)展的迫切需求

現如今我們的社會已經邁入了信息時代，計算機網絡等技術的迅速發(fā)展和廣泛的應用，正在深刻的影響我們生活的各個方面，改變著人們的生活、工作和學習的方式。信息化浪潮同樣也帶給了檔案工作一些新的契機，檔案的數字化漸漸地被提上日程。由于辦公自動化水平的持續(xù)提高，無紙化辦公已經成為趨勢，由此還形成了大量的數字化檔案，所以管理檔案時必須從傳統(tǒng)的實體管理向信息化的管理方向發(fā)展，才可以滿足當今時代發(fā)展的需求。所以，檔案數字化是信息時代必然的產物，檔案數字化的管理有著傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的先進和實效等優(yōu)越性，它將分散于不同的載體和多個地方，還將以數字化的形式來存儲，以網絡化的方式來連接，可以即時的使用和分享檔案信息資源。

（二）檔案的數字化建設是社會發(fā)展的實際需要

檔案中包含了許多數據、資料、圖表、文件等原始的憑證，是可靠和最具有證明能力的記錄，也是電力生產、經營信息資源的重要組成的部分，擁有著很大的社會經濟價值。發(fā)電廠管理人員根據檔案做出重大的決策需要迅速、準確，各個職能部門的工作查驗要求快速并且即時， 基層生產、管理人員對檔案的信息需求量正持續(xù)的增加，人們已經越來越多的關注到檔案數字化所獲取的實效性和便捷性。而數字化的檔案相對較傳統(tǒng)的檔案載體來說，它的優(yōu)點是方便快捷還不會對檔案的原件造成損壞。

（三）檔案的數字化建設是社會發(fā)展的必然趨勢

這是由它自己本身的特點所決定的，傳統(tǒng)紙類的檔案的載體容量極其有限，而制作的成本卻很高，但是數字檔案的載體卻很大，還能節(jié)約好多的成本和保存的空間，紙質的檔案一旦受到破壞，很難恢復，而數字的檔案還具有比較容易備份的特點，可以通過保留多份的備份文件來避免檔案遭到破壞；在利用紙質的檔案時，我們有時會翻閱幾十甚至幾百份的檔案，有非常繁重的工作量，而數字檔案在利用的過程中，只需用計算機，就能在很短的時間內查到所需要的內容，十分的方便；通過辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的協(xié)同工作，實現了無紙化辦公，節(jié)約了大量印制文件和分發(fā)文件的人力物力，通過網絡提供電力檔案的利用，不再受時間、空間、份數的限制，更能充分發(fā)揮檔案的作用。

（四）檔案的數字化建設是開發(fā)和利用檔案信息的基礎

開發(fā)和利用檔案信息資源的重要工作是檔案的數字化工作。要有效地開發(fā)和利用檔案信息資源，就必須要做好檔案的數字化工作，檔案數字化建設的目標之一是要更好地開發(fā)檔案信息的資源，為企業(yè)生產、經營更好的服務；通過檔案的數字化建設可以開辟利用網絡的體系來建立全新的檔案信息資源；還能確保檔案信息的資源開發(fā)的準確和即時；檔案的數字化，能夠克服時間地點的限制，完成更廣范圍內檔案信息的利用和服務。由于企業(yè)的不斷發(fā)展，生產經營工作對檔案信息資源的利用越來越多，我們要加快檔案的數字化建設，才能盡可能程度的開發(fā)以及利用檔案信息的資源，準確、有效、即時的為企業(yè)生產經營工作服務。

三、檔案數字化建設的現狀和發(fā)展的趨向

（一）檔案數字化建設的現狀

許多火力發(fā)電企業(yè)，檔案管理仍然停留在以傳統(tǒng)紙質檔案為主要存儲方式的階段，未能及時適應檔案管理現代化、數字化的需求。同行業(yè)檔案管理水平參差不齊，存在較大差距。傳統(tǒng)檔案管理并未涉及高新技術，很多檔案管理人員也非科班出身，導致檔案管理人員專業(yè)素質良莠不齊。新形勢下需要檔案管理人員有專業(yè)的檔案管理技能并熟練應用計算機。檔案數字化建設對人才的高要求與當前檔案管理人員較低的專業(yè)素質產生了沖突。國內的檔案數字化工作也才剛剛開始發(fā)展，正處于不斷的探索和實踐階段，且主要集中在一些專門的檔案數字化的研究，研究的方面較為片面，還需要我們去為之努力。

（二）檔案的數字化建設的發(fā)展方向和趨勢

實施檔案信息二維碼管理，通過手機掃描二維碼方便快捷查閱檔案。手機是大家使用較多的傳播媒介，具有便捷性優(yōu)勢，因此二維碼在手機移動端的使用非常普遍，是人們普遍能夠接受的信息傳播媒介，可以通過手機掃描檔案二維碼，獲取摘要和目錄等信息。

檔案管理部門完全依靠自身的力量來完成館藏檔案的數字化工作已經越發(fā)顯得力不從心，并且效率也十分低下。為此，檔案數字化業(yè)務外包應運而生，選擇有一定經驗和能力的專業(yè)公司來做檔案的數字化建設，這樣既能節(jié)約時間，還能節(jié)約人力，又可以保證檔案數字化建設的質量和效果。雖然目前來說，檔案信息二維碼管理工作還處于探索和嘗試的階段，但是已經成為了檔案數字化建設的發(fā)展方向和趨勢。

【結束語】總而言之，火力發(fā)電廠的檔案數字化建設是一項復雜而又巨大的工程，是一項長期而艱難的任務，在其發(fā)展的進程中采用檔案館和數字化專業(yè)外包公司合作的模式是一種較為合理的嘗試，它不僅有利于優(yōu)化社會資源的配置，還能提高檔案管理的工作效率，降低業(yè)務運行的成本。在實踐中顯露的問題，我們應當認真總結經驗和教訓，使電廠檔案數字化建設穩(wěn)步推進。

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