淺談技術變革與檔案管理創新研究

李曉風

摘 要：隨著信息技術不斷進步展，傳統的檔案管理方式逐漸被淘汰和改變。科學技術的應用帶動了檔案管理工作的變革，因其中涉及的方面廣泛，檔案管理工作呈現出復雜性，而要提高檔案管理的效率與質量，則需要將信息管理技術應用在檔案管理中，實現技術變革創新發展。本文主要分析了信息技術變革下檔案管理工作中存在的問題，進而提出相關建議措施，以供同仁參考。

關鍵詞：信息技術；檔案；管理；創新；措施

一、 信息技術檔案管理工作創新意義

（一）提高文件檔案共享水平

檔案管理工作是企業的重要基礎，其基本職能是為企業提供檔案服務。在科技信息技術的背景下，檔案管理的創新與變革，使檔案管理更加簡易化、智能化、實用化。目前，檔案管理機構發展中的主要矛盾是檔案管理機構不能滿足用戶日益增長的需求。基于此，有必要構建高度統一的共享平臺，深入挖掘檔案信息的價值，進一步提高檔案管理機構的服務質量，全面落實檔案服務的各項功能要求。

（二）促進檔案管理信息化建設

與傳統的以檔案借閱為核心的檔案服務不同，信息技術檔案服務更注重與客戶的隱私和互動。在我國不斷開放和改革的時代下，檔案信息化建設是一個必要的改革方向。現在我國的檔案信息化建設還處于發展階段，需要建立健全機制，及時發現不足，并加以改進。創新和變革必然形成檔案管理的全方面改變，工作人員需要實現檔案服務的開放化，為檔案管理發展奠定堅實的基礎。

二、技術變革下檔案管理工作問題

目前，檔案管理的技術變革已成為發展的必然趨勢，工作人員需要在實踐工作中，探索變革的積極作用，但需要明確的是，在其實際進展中仍存在許多不容忽視的問題，主要有以下三個方面：

（一）維護意識弱，共享水平低

現今，我國檔案價值宣傳教育缺失嚴重，工作人員對檔案的認識不足，缺乏基本的維護意識和方法。值得注意的方面，工作人員對檔案的類型、保密性和使用過程不十分清楚，檔案資源利用沒有進行規范、合理的運作，導致檔案資源共享水平低，檔案價值開發水平低，檔案資源利用效率低等。

（二）檔案管理缺乏科學性

企業單位的檔案管理缺乏專業的管理人員是較為普遍的問題，在檔案管理過程中通過簡單的檔案柜進行檔案存儲，并沒有通過專業的人員對其進行系統能夠管理，一旦應用各種檔案信息就手忙腳亂，無法有效的利用檔案信息資源。在一些單位中的檔案管理人員沒有通過技術訓練，導致檔案過程中存在丟失、遺漏等問題。同時，在檔案管理工作開展過程中缺乏規范的流程，工作人員對自己的責任以及管理范圍不明確，導致工作內容混亂、冗雜，降低了管理質量與效果。

（三）保障體系不完善

目前，我國檔案管理現代化建設滯后性問題已經十分突出，與互聯網技術的整合層過低。現實維度，檔案管理工作作為社會公共治理和服務的重要內容，政府無疑起著決定的主導作用，但由于檔案管理無法為國家創造直接有效的經濟效益，所以許多地方政府將檔案管理企業放在了“邊緣地帶”。長此以往，必然會制約檔案管理規范化、現代化、信息化建設的順利推進。

三、 創新措施

（一）打造數據中心，加強動態監控

目前，如何將分散的數據進行快速整合、高校共享和綜合利用，已經成為“互聯網 + 檔案管理”建設的一大重點，而打造數據中心既是解決傳統檔案存儲與共享問題的重要路徑，也是檔案管理信息化建設的核心內容，這就要求檔案管理工作者抓住機遇，積極介入到數據中心的打造實踐中，攜手技術部門開展科學合理的頂層設計，對當前檔案管理信息化建設進行整體審視和總結，對形成的數據特點和管理經驗進行梳理歸納，并結合自身實際確定數據中心模塊布局和內在邏輯，并制定相應的保障體系，確保數據中心能夠全面覆蓋所有單位結構，提高運行效率，降低檔案信息收集成本，進而為實現檔案信息的優質服務提供堅實保障。當然，檔案工作者必須要有能力成為數據中心的掌舵者，可以對數據價值生成過程進行動態監管和控制。

（二）明確權責，優化管理結構

在檔案管理工作中，必須要明確不同崗位的不同責任，明確其具體的責任以及權益，有的放矢的開展工作，才可以提升工作質量與效果。在實踐中要對具體的工作內容進行系統劃分，通過精細化的管理方式對其進行系統分析，在實踐工作中合理的進行管理，這樣才可以保障檔案管理工作的科學性。而在企業單位的檔案管理中存在的作為主要的問題就是工作量大以及工作效率低下的問題，出現此種問題的主要因素就是管理不到位，管理粗放等問題導致的。對此，必須要優化管理結果。在實踐中要對檔案管理工作人員進行系統分析，通過對不同部門的不同人員行政管理檔案的構建、通過電子信息化管理、制度模式化管理、人事行政化管理、財務系統化管理等方式，確定管理內容，完善管理結構內容，進而在根本上保障管理工作質量與效果。

（三）加強人員建設

在檔案信息化建設不斷推進中，工作人員整體素質已成為影響檔案發展的重要因素。為加強這一方面，檔案管理主體者應采取有效的激勵措施，調動檔案管理人員的結構，調動人員參與信息建設的積極性。同時，檔案管理機構還應加強對內部人員的理論學習和專業培訓，使其充分掌握信息檔案管理的基本內涵、價值訴求和應用要領，進一步拓展視野，拓展業務能力空間，從而使內部人員的理論學習和業務培訓更加深入。在多元學習和多維互動中掌握現代檔案管理的知識和技能。實現科學技術與檔案管理的深度融合，提供了基本的人才。此外，作為檔案管理變革的見證者和實踐者，檔案館管理者必須不斷學習，積極接受新思維和新技術，廣泛接觸各行業知識的最新動向和前沿，不斷豐富知識儲備，不斷提高管理水平。

四、結語

綜上所述，科學似乎時代下檔案管理的創新與改革，不僅是時代發展的必然選擇，也是檔案管理發展的內在要求。目前，國內檔案管理信息化建設尚處于發展探索階段，許多方面上仍存在一些偏差，這也影響著檔案管理戰略的推進。因此，政府有關部門和檔案管理機構必須及時轉變觀念，樹立科學合理思維，增強發展意識、積極創建數據中心，推進信息建設，積極制定統一標準，完善規章制度，加強隊伍建設，同時提供基礎保障。只有這樣，才能實現檔案管理的深度變革，進一步釋放檔案管理的積極作用，最終實現檔案管理的可持續發展。

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