數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理效能提升研究

張利達(dá)

摘 要：醫(yī)院檔案管理數(shù)字化是目前醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢，其管理效能的有效持續(xù)輸出決定了醫(yī)院的檔案服務(wù)水平，提高醫(yī)院數(shù)字化檔案管理效能是完善醫(yī)院管理工作中重要一環(huán)。本文結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院檔案數(shù)字化背景，分析在數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理效能提升的意義，并通過分析其制約因素來制定合理的效能提升方案，為醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理工作提供理論基礎(chǔ)及操作指南。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化 醫(yī)院 檔案管理 效能提升

中圖分類號：R197.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）09-00-01

隨著我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展以及國內(nèi)患者數(shù)逐年上升，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理手段的效率、效益、效果日漸減弱，建立針對數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理體系是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

醫(yī)院檔案管理工作效能輸出決定了醫(yī)院檔案管理體系的整體功能發(fā)揮，因此對于數(shù)字化醫(yī)院檔案管理效能提升分析以及效能提升策略制定是醫(yī)院檔案管理工作至關(guān)重要的一環(huán)。

一、數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理效能提升意義

醫(yī)院檔案管理工作主要包括人事檔案以及醫(yī)療檔案兩種，從檔案管理工作量級上來看，人事檔案數(shù)量增長較為穩(wěn)定，而醫(yī)療檔案數(shù)量隨著醫(yī)院患者數(shù)量的逐年上升，其管理、存儲難度日益增加。而目前醫(yī)院多采用數(shù)字化方式來存儲醫(yī)院各類檔案信息，即將各類檔案數(shù)據(jù)以電子檔案的形式存儲于結(jié)構(gòu)化醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，能夠有效減少醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容。而對于檔案管理工作的效率、效益以及效果，即效能的提升，是數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容的核心。醫(yī)院檔案管理效能提升的意義在于：1、提高醫(yī)院檔案利用效率。對不同類別檔案進(jìn)行整理、分析、歸檔等日常檔案管理工作的目的是為醫(yī)院檔案使用者提供快速檢索以及利用的能力，以提高檔案使用效率。2、增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作效益。合理的醫(yī)院檔案管理方法以及手段能夠減少檔案管理工作內(nèi)容、工作量以及為醫(yī)院節(jié)省檔案管理成本，提高醫(yī)院檔案管理工作效益。3、提升醫(yī)院檔案管理工作效果。對于數(shù)字化醫(yī)院檔案的利用效果，最直觀的體現(xiàn)在于醫(yī)院日處理患者數(shù)量的提升，醫(yī)院檔案管理工作效能提升對于醫(yī)院管理水平、服務(wù)水平以及技術(shù)水平的提升都具有重要意義。

二、數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理效能提升制約因素

1.檔案管理制度不夠健全。傳統(tǒng)檔案管理制度在數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作上存在較大缺陷，難以有效收集整理醫(yī)院的數(shù)字化檔案并進(jìn)行歸檔，對于現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理體系層級沒有很好的劃分，職能邊界模糊。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理制度存在著檔案管理制度不健全、不規(guī)范以及包含漏洞等諸多問題，并且對于醫(yī)院檔案管理績效機(jī)制、問責(zé)機(jī)制缺乏科學(xué)有效的建立。

2.缺乏專項(xiàng)檔案管理人員。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理人才缺乏，并且人員專業(yè)能力不足，難以勝任數(shù)字化背景下醫(yī)院檔案管理工作，并且部分管理人員思想認(rèn)知層面問題問題較為突出，將醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)做無關(guān)緊要的任務(wù)，缺乏基本的專業(yè)思想。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理人員缺乏系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)，難以解決檔案管理工作中各類問題。檔案管理人員作為檔案管理主體，其專業(yè)水平、工作態(tài)度以及思想理念是制約數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理效能輸出的重要因素。

3.檔案管理設(shè)備落后。部分基層醫(yī)院對于檔案管理工作成本投入不足，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理相關(guān)設(shè)備老化、落后。醫(yī)院檔案管理工作中的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)對于數(shù)字化檔案管理的物質(zhì)保障，其先進(jìn)性、優(yōu)化性對數(shù)字化檔案管理效能輸出至關(guān)重要，硬件設(shè)施老化、陳舊，軟件系統(tǒng)版本落后，都制約著醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)行，難以有效對數(shù)字化檔案進(jìn)行管理。

三、數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理效能提升方案

1.構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理制度。對于當(dāng)前檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)本醫(yī)實(shí)際情況出發(fā)構(gòu)建全面、完整、完善的檔案管理制度，嚴(yán)格遵照制度進(jìn)行檔案管理工作，并且制定完善的賞罰機(jī)制以保證醫(yī)院檔案管理工作的有序有效進(jìn)行。在數(shù)字化檔案管理工作制度的制定要遵照“單核心”向“多核心”的思想理念制定，明確數(shù)字檔案采集、整理、歸檔、安全等多個部門具體職能，增強(qiáng)醫(yī)院對數(shù)字檔案管理的規(guī)范性，并對檔案存儲規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)議、操作流程進(jìn)行統(tǒng)一化處理。完善的數(shù)字化檔案存儲制度能夠有效提高醫(yī)院檔案管理工作效能，從框架層面提高醫(yī)院服務(wù)水平。

2.建立專業(yè)的檔案管理人員體系。數(shù)字化醫(yī)院檔案管理人員體系的主要從思想認(rèn)知、專業(yè)水平、激勵機(jī)制三個層面建立。首先，要提高醫(yī)院檔案管理人員對于數(shù)字化檔案管理的思想認(rèn)知，強(qiáng)化數(shù)字化、信息化檔案管理思維，充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的重要性和必要性，才能更快的接受醫(yī)院檔案數(shù)字化帶來的各種改變。其次，對檔案管理人員的專業(yè)水平提高主要從培訓(xùn)與錄用角度優(yōu)化，健全檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，定期組織培訓(xùn)，學(xué)習(xí)了解檔案管理領(lǐng)域最新技術(shù)方法，提高在職管理人員的檔案管理專業(yè)水平;提高醫(yī)院檔案管理人員招聘標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格把控人員錄用程序，制定一套完備且符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理人員錄用準(zhǔn)則，對其學(xué)歷、證書、工作經(jīng)驗(yàn)等硬性指標(biāo)做出明確標(biāo)定。最后，通過制定完善嚴(yán)格的績效評估與問責(zé)機(jī)制，對檔案管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行評定，提高醫(yī)院檔案管理人員體系活力。

3.優(yōu)化醫(yī)院檔案管理相關(guān)設(shè)備。數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作主要在數(shù)字化系統(tǒng)中進(jìn)行，檔案管理工作效能依賴于各類電子設(shè)備以及硬件設(shè)施的完善程度，因此系統(tǒng)設(shè)備的先進(jìn)程度決定了檔案管理工作效能。通常基層醫(yī)院不愿在檔案管理系統(tǒng)上做過多投入，因此造成設(shè)備老化落后等問題。對醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中硬件以及軟件進(jìn)行定期檢查與更新，加大設(shè)備維護(hù)投入，設(shè)置資源配置預(yù)案，能有效提高醫(yī)院檔案管理工作水平。

四、結(jié)語

本文結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院檔案管理發(fā)展趨勢，通過分析制約醫(yī)院數(shù)字化檔案管理效能輸出制約因素，從制度、人員、設(shè)備三個角度分析數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理效能提升方案，為醫(yī)院在數(shù)字化環(huán)境下的檔案管理工作效能提升提供了理論基礎(chǔ)及參考依據(jù)，以期提高醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展。

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