淺談高校二級學院辦公室人際關系的特殊性及其處理方法

周艷麗

摘要：人際交往是一門不簡單的學問。高校二級學院辦公室處于上下溝通的樞紐地位，人際交往具有一定的特殊性，比如，面對的人群繁雜且互動頻繁，服務人群學歷高、對服務質量要求較高等，在分析這種特殊性和認清人際交往重要性的基礎上，提出幾點針對性的人際交往處理方法，為院辦更有效地工作奠定基礎。

關鍵詞：高校;二級學院;辦公室;人際關系;特殊性;重要性;處理方法

中圖分類號：G647? ? ?文獻標志碼：A? ? ?文章編號：1674-9324（2019）39-0060-02

高校內部機構龐大，人員眾多，可以說是一個小型社會。高校二級學院辦公室（簡稱院辦）是一個承上啟下的窗口，對上溝通校級各職能部門，對下連接學院領導層、院系教師和學生。處于這個關系鏈樞紐位置的院辦需要處理好復雜的人際關系，比如辦公室人員與學校職能部門及學校領導之間的關系，辦公室人員與院系領導之間的關系，辦公室人員的內部關系，辦公室人員與廣大師生之間的關系，等等[1]。

在這個過程中，我們會碰到形形色色的人。處理好這些人際關系，對于提高工作效率、順利開展工作以及個人今后的發展等都是至關重要的。因此有必要探討一套行之有效的針對高校二級學院辦公室人際關系的處理方法。

一、院辦人際關系的特殊性

1.中心樞紐位置，面對的人群繁雜。院辦在高校管理系統中處于溝通上下、聯系內外的中心樞紐位置。一般企業辦公室面對的人群無非是單位的領導、同事和客戶，院辦面對的人群要龐大得多，既有面對個人的，也有面對部門或單位的。

2.面對人群往往互動頻繁。院辦一項非常重要的工作內容就是傳達信息、溝通協調，尤其在當今通信工具發達的時代，電話、短信、QQ、微信，無不快速傳遞著信息。辦公室人員每天上班都要花費大量時間來處理這些信息，執行其“上傳下達”的職能，也就是每天的主要工作就是與面對人群進行互動。比如，會議通知的接收與傳達，校級職能部門指示的執行與回復，廣大師生訴求的上傳，學院的接待工作，人事、財務、黨務等相關工作的溝通與協調。

3.服務人群學歷高，服務質量要求高。院辦的工作宗旨就是為廣大師生服務。高校是高級知識分子匯集的地方，像筆者所在學院，加上管理崗，全院具博士學歷以上的教職工比例高達80%以上，具碩士學歷以上的教職工比例高達90%以上。高學歷人群往往對服務質量的要求較高，但高學歷和高素質并不一定成正比關系，高校里各種性格的教師都有，辦公室工作人員在做好本職工作的情況下，還是有可能遭遇部分教師的不待見甚至是苛責。

4.辦公室內部的協調性非常重要。院辦工作性質不同于教學辦、學工辦，每位教師負責某塊或者某幾塊工作。院辦的工作很多是需要大家齊心協力完成的，比如，學院舉辦一場大型活動，涉及院辦的工作包括：來客接待（吃、住、行），會場布置，會議通知，攝影與新聞宣傳，后勤保障，后期財務報賬，等等。這類工作一個人完成下來非常吃力。

二、院辦處理好人際關系的重要性

院辦是對外交流的窗口，代表著學院的形象，院辦對內對外的聯絡都體現著人際關系的重要性。

1.有利于建立和維護學院的良好形象，發揮“窗口”作用。院辦是一個學院的“臉面”，從內部來說，要有良好的辦公環境、衛生環境、文化氛圍，工作人員要有較好的專業素養、得體的服裝、合乎身份的語言等[2]，給來訪人員和諧、體面、規范的印象，這是院辦好的人際交往的前提。從外部來說，院辦更是一個“窗口”，如管中窺豹般，代表著學院的形象，對于提高學院在全校的聲譽有著至關重要的影響，在教學評估、專業認證等大型教學活動中可以為學院掙得印象分，教學評估成績顯著、專業認證成功才可能擴大院系在本校以及全國同類院校的專業影響力，爭取更多優質的生源，為學院的長遠發展奠定基礎。

2.有利于溝通信息，獲取信息資源。良好的人際關系是獲取有效信息資源的前提，同時，信息又是學院有效管理的基礎。只有建立錯綜復雜的人際關系網，才可能保證信息渠道的暢通，有利于工作的順利開展，提高工作效率。比如，我們要和兄弟學院的院辦保持良好的人際關系，大家從事的工作內容大致相同，可以加強交流、互通信息，往往可以取得事半功倍的效果。

3.有利于加強內部的協調性，提高工作效率。院辦工作人員是一個團隊，工作中的交集比較多，并且有著共同的目標，就是做好服務。建立在良好人際關系基礎上的團隊擁有更強大的創造力，成員之間相互理解，相互信任，相互支持，默契配合，這樣才能有效提高工作效率。辦公室如果出現內部矛盾或者內部關系緊張，必將出現工作中互相推諉、相互指責的情況，很難為師生做好服務工作。

4.有利于自身身心健康發展。好的辦公環境跟好的居住環境一樣重要，和諧的辦公室人際關系能夠使人心情愉悅，精神放松。在這種環境下辦公，才能心無旁騖地全身心投入工作中，不用為雞毛蒜皮、鉤心斗角勞心分神，對于個人事業發展有百利而無一害。

三、院辦人際關系的處理方法

1.承認辦公室政治的存在[3]。經常聽人說，辦公室出來的都是人精，也有用“八面玲瓏”來形容那些人際廣闊、人緣很好的辦公室人員。這類人往往諳熟辦公室政治，也就是對這個圈子的游戲規則了然于心。

有人的地方必然有政治的存在，所以辦公室政治并不是貶義詞。辦公室政治體現的是人際關系，更深層次的可以說體現的其實是利益。首先應該適應辦公室政治，然后謀求改良和發展，構建和諧的辦公室政治。

2.加強學習，提高自身綜合素養。首先，提高自身修養。人際交往中要注意始終堅持原則，謙虛低調，待人誠懇坦誠，尊重他人，心胸要開闊，有一顆包容的心。說話掌握分寸，語言要得體、合乎禮儀，不背后議論領導、同事，不道人是非，不造謠，不傳謠。這是自身修養的基本體現。

提高自身的業務能力。辦公室是服務部門，面對來訪者，始終保持得體的微笑是基本的禮儀。另外，辦公室忌諱說“不知道”、“不清楚”，教師和學生有疑問，辦公室人員應盡可能為對方提供幫助，的確不清楚的，應告知對方到哪個機構或部門可以解決疑問。

3.增強服務意識，提高服務質量。服務是辦公室最核心的工作，人際關系處理的好壞跟服務質量有很大關系，尤其是跟辦公室外部的關系。除了合適的禮儀，還要用積極的態度，學會傾聽，學會尊重教師和學生，想其所想，急其所急。

4.提高服務質量的同時，還要更多地注重精神領域。學校是一個講人情的地方，講人情并不代表阿諛奉承、拍馬屁，而是學會尊重。這里有很多德高望重的名師、優秀杰出的青年才俊，也有恃才傲物、清高冷傲的偏才，這類人群除了追求較高的服務質量，還比較注重精神層面，對他們，我們都應給予足夠的尊重，相互尊重是人際交往的開始和過程。

參考文獻：

[1]陸英.提高高校辦公室工作質量的途徑[J].肇慶學院學報，2005，26（1）：78-79.

[2]語言溝通與人際交往[EB/OL].2011-11-21.東方網.

[3]楊文杰.官場沉浮、人際關系、“辦公室政治”——潛伏暗藏“職場”玄機[J].發現，2009，（5）.

On the Particularity of Interpersonal Relationship in the Office of Two Level Colleges and Universities and Its Handling Methods

ZHOU Yan-li

（College of Geosciences，Yangtze University，Wuhan，Hubei 430100，China）

Abstract：Interpersonal communication is not an elementary knowledge.The office of the second-level college in colleges and universities is in the pivotal position of communication between the upper and lower levels，and interpersonal communication has its own particularities.For example，the crowd is complex and frequently interacted，the service population has high educational background and higher requirements for service quality.Based on the analysis of this particularity and the recognition of the importance of interpersonal communication，this paper puts forward some pertinence.The method of interpersonal communication lays the foundation for more effective work in the hospital.

Key words：colleges and universities;two level colleges;offices;interpersonal relationships;particularity;importance;handling methods