淺談辦公室綜合管理工作

呂健

摘 要：辦公室做為多項職能的綜合管理辦事機構，處于承上啟下、溝通內外，綜合協調、督促檢查和服務保障的重要位置，不僅要在公司內部履行參與政務、處理事務、搞好服務的職能，還要全面負責公司的勞資管理、文秘、后勤服務、合同管理等等工作，千頭萬緒，紛繁復雜，辦公室工作的好壞直接影響公司工作的成效。

關鍵詞：公室；綜合事務；管理提升

1前言

講大局、講奉獻、堅守崗位、履職盡責，為全面完成全年任務而努力奮斗。這是年初公司總經理在全體職工大會上提出的工作要求。抓好各項工作推進，從所處的內外環境作出剖析，明確、嚴格工作標準和規范，牢固樹立責任意識和危機意識，提高管理水平和整體實力，保障公司和諧穩定健康持續發展。

2 辦公室綜合管理的重要性

辦公室是公司的窗口部門，代表公司的形象，具有舉足輕重的地位。它直接服務于公司領導班成員，起著協調各處室、承上啟下的重要作用，是上傳下達、下情上達的樞紐。全面負責管理公司辦文、辦會、辦事、辦公、勞資管理、合同管理的綜合機構。工作千頭萬緒，紛繁復雜，事事來不得半點馬虎，任何一個小的疏漏，都有可能造成大的失誤，稍有不慎就可能影響公司整體或全局。充分認識辦公室綜合管理工作的重要性，對確保各級領導正確決策，提高辦事效率，推動公司發展，具有十分重要的意義。

3 辦公室現狀

由于公司是多經性質，存在一定的人員安置職能，其中工傷及長期病重等特殊情況人員就占總人數的15%，還有一部分人員是由于各種原因無法從事生產崗位而調入，且由于是老廠，職工思想比較守舊，工作積極性不高，部分職工存在混日子的思想，職工在年齡和綜合素質方面都不盡人意。辦公室現有行政管理人員6人，其中50歲以上為2人，占人員比例的33%，部門平均年齡42.8歲，原始學歷大專以上僅2人。且勞資管理人員剛剛退休，按照公司統一安排暫無法補給人員，要求內部進行協凋。現有人員滿足不了辦公室崗位職責的需求，所以要從部門的內外環境做出剖析，尋找解決問題的方法。

4 辦公室存在的問題

4.1職工綜合素質和思想覺悟有待提高

辦公室管理工作是否井然有序開展，直接取決于職工隊伍的素質和能力，即與職工的素質能力密切相關。辦公室管理人員存在工作責任心不強和綜合素質較低的問題。存在學習主動性差的情況，部分人員對業務學習不熱衷，對自身要求不高，做事比較拖踏，滿足現狀等現象。業務水平和管理執行能力有待提高，制約著工作的協調與執行，阻礙了辦公室管理工作的健康發展。且辦公室工作瑣碎復雜，經常費力不討好，比較容易受到領導和同事的不滿，非常容易得罪人，沒有其他處室同事的工作崗位性質單一，致使辦公室管理人員不愿意多管事、多干事并產生不良緒。

4.2 協調組織能力效率偏低

雖然公司重視制度管理，目前與工作相關的各項管理制度均已建立，但執行時間較長，部分制度已不能滿足現在工作的需要，且在實際的管理工作中，常常會遇到制度的落實與具體事務之間存在沖突的情況。辦公室管理人員無法科學高效地協調好工作中出現的具體問題和沖突，且往往需要通過多種較復雜的程序才能解決問題，致使辦事效率低下。總之，辦公室在組織協凋方面的表現差強人意，需要從制度和具體的行為上不斷調整。

5 提升辦公室管理的幾點建議

5.1職責梳理清晰，效率提升，確保履職到位

辦公室管理工作有很強的實效性和針對性，往往在實際操作中，尤其是現在人員不足、崗位不清晰的情況下，經常發生部分崗位工作界線不清晰，容易造成崗位之間形成重疊或銜接空白現象，最終導致某項工作無人完成或反復處理，從而導致人力資源浪費和管理混亂。嚴重時將引起無處追責問題，造成職工失去工作積極性，出現工作推諉扯皮影響工作按期完成，大大降低工作效率。且由于辦公室存在大量領導臨時交辦的工作，崗位職權交錯設置模糊，將使工作分配混亂。所以職工要明確職工的具體崗位職責，才能權責分明，更好地保證工作質量。為明確各崗位需要、完成的工作內容以及應當承擔的責任范圍，辦公室組織重新疏理并精細化崗位職責，理順崗位配合關系，更好地提高工作效率和工作質量，進而提高其針對性、實效性和效率水平。

5.2 樹立規矩意識，規范制度管理

深化運用扎緊制度“籠子”。工作要落實，制度是保證。第一是為做好管理提升的制度保障，進一步強化規矩意識，建立健全各項規章制度。在公司領導的密切指導下，陸續修訂了《總經理工作會議議事規則》、《督辦管理制度》、《房屋租賃管理辦法》和《合同管理辦法》等規章制度，確保工作規范化、標準化、科學化地運作，從而提高工作質量與效能。第二是繼續加大制度執行力度，認真落實合同簽約資質審查，合同申報、合同簽約進度跟蹤等工作，從源頭堵住不完善合同的發生，使經營管理工作穩中有升，形成提高經營管理的長效機制。第三是要經常進行監督檢查制度的落實情況，嚴肅查處違反制度的事和人，必須做到令行禁止，違者必究，使制度成為職工自覺遵守的行為準則。

5.3 加強職工思想作風建設

鑒于辦公室的綜合管理職能，辦公室管理人員必須具備過硬的專業知識和水平，同時也要有過硬的工作作風和政策理論素養，所以加強辦公室思想作風建設首當其沖。首先，要提高職工業務政策理論水平。在日常工作中無論對上請示報告、對下行文，還是合同管理及日常事務處理，都要堅持政策的剛性，每位管理人員都要遵守和學習單位管理制度和上級文件要求，確保行文處事要單位核心價值觀、黨的方針路線和單位制度流程相符。同時牢固樹立為全局服務理念，增強抓落實的責任和效率意識，做到不論內外來訪或日常事務處理，都要做到謙遜、熱情、認真，不許發生門難進、臉難看、事難辦現象，強化服務意識，讓領導滿意，讓群眾滿意。

5.4 加強綜合協凋能力

辦公室綜合管理要服務大局，發揮綜合協凋職能，確保政令暢通、上傳下達的重要管理部門。辦公室每天面臨著各種突發或繁雜的工作，必須加強辦公室的綜合協凋能力，要求辦公室工作人員掌握公關技能，學習掌握協凋的藝術和解決各方面矛盾的方法，處理好與各級別、各部門之間的問題，通過辦公室的居中協凋，保證領導的決策和批示落實到位，推動全局性活動有效實施，促進重大突發事件的妥善解決保證領導決策實施到位。

6 結束語

綜上所述，辦公室綜合事務工作管理水平的高低，是衡量公司全面發展的重要指標。因此，必須制定崗位職責規約范，完善各項規章制度和工作監督體系，使職工明確職能權限，強化專業技能和綜合素質，做到自我束、自我控制，發揮自己主觀能動性的管理方式，積極協調各項工作，進一步增加部門凝聚力，提升辦公室綜合管理的整體水平。要凝心聚力，砥礪前行，號召動員大家講大局、講奉獻、堅守崗位、履職盡責，為公司的和諧穩定和健康發展奠定基礎。

參考文獻：

[1]淺談辦公室工作的量化管理-《辦公室業務》