國企檔案管理信息化建設(shè)分析

盧鳳蓮

[摘 要] 隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，在國有企業(yè)管理中，很多傳統(tǒng)管理方式的弊端開始顯現(xiàn)。檔案管理是國有企業(yè)中的一項重要工作，它能夠為國有企業(yè)的發(fā)展提供檔案和資料儲備，具有很強的參考價值。但傳統(tǒng)的檔案管理方式存在耗時、耗力、空間占用大、查找困難等缺點，現(xiàn)代信息化技術(shù)能夠有效提高檔案管理工作人員的效率，能夠有效簡化工作內(nèi)容，有效改善空間占用大、查找困難等缺點，加快國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)高效運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵，建立信息化檔案管理制度也是緊跟時代發(fā)展的表現(xiàn)。

[關(guān)鍵詞] 國有企業(yè) 檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)志碼：A

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日趨發(fā)達的今天，高效辦公、信息化辦公成為所有企業(yè)的新型辦公追求。國有企業(yè)在長期的發(fā)展中，會產(chǎn)生很多有價值有意義的資料和檔案，他們對于國有企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著非常重要的作用，能夠為后續(xù)的發(fā)展提供真實有效的參考資料。但隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，這些檔案會越積越多，檔案管理人員在管理上的難度越來越大，查找起來也越來越困難，越往后他們的作用就越難被發(fā)揮出來。為了改善這一問題，為了讓這些珍貴的資料能夠一直發(fā)揮著作用，在檔案管理中必須要結(jié)合先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)，促進國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。這樣才能降低檔案管理人員的工作壓力，提高工作效率，讓這些檔案能重見天日，再次發(fā)揮出他們的作用。

一、目前企業(yè)中檔案管理上存在的問題

（一）企業(yè)對檔案管理工作的認知不清晰

我國國有企業(yè)中檔案管理信息化建設(shè)過程并不順利，受到了來自多方面因素的影響，信息化技術(shù)在檔案管理工作上的應(yīng)用還不夠普及。最主要的原因在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)受傳統(tǒng)管理模式的影響比較大，對檔案管理工作也缺乏正確認知。比起檔案管理的信息化建設(shè)，很多國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)更加看重的是企業(yè)的經(jīng)濟收益，而檔案管理工作的信息化建設(shè)與企業(yè)的經(jīng)濟效益并沒有很直接的聯(lián)系，所以很多領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的信息化建設(shè)的意識并不強烈。他們認為所謂的檔案管理就是對過去的資料的保存，并沒有看到檔案的再利用價值，以致于對檔案管理的信息化建設(shè)的重視度不夠，投入也不高。管理設(shè)備也相對落后，與時代發(fā)展脫節(jié)，導(dǎo)致檔案的利用價值大打折扣，資源也就處于半浪費狀態(tài) [1]。

（二）檔案管理人員缺乏信息技術(shù)管理知識

檔案管理人員是檔案管理工作有序進行的保障，但目前的部分國有企業(yè)中的大部分檔案管理人員在檔案管理工作上，普遍采用的還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，沒有現(xiàn)代信息技術(shù)相關(guān)的知識，更沒有能夠利用信息技術(shù)對檔案進行高效管理的能力。再加上國有企業(yè)中檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平并不高，他們很多都沒有接受過專業(yè)的檔案管理方面的學(xué)習(xí)，在企業(yè)中也沒有機會進行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致大部分檔案管理人員的專業(yè)水平欠缺的情況非常普遍。另外，在很多國有企業(yè)中，大多數(shù)管理人員的年齡也偏高，對現(xiàn)代信息化技術(shù)的了解程度存在嚴重認知不足，導(dǎo)致即使企業(yè)投入了很多現(xiàn)代化設(shè)備到檔案管理中，但因為認知問題，讓檔案管理信息化建設(shè)陷入困境[2]。

（三）企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度不完善

檔案管理工作是國有企業(yè)管理工作中的一項重要內(nèi)容，對企業(yè)發(fā)展有著重要的促進作用。任何管理工作的執(zhí)行都需要有完善的管理制度，但在很多國有企業(yè)中，在檔案管理方面的制度上并不完善。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，建立信息化的企業(yè)檔案管理制度愈發(fā)重要，保證管理制度能夠跟隨時代特征的變化而變化，保證管理制度能夠為檔案管理工作提供工作指南，保證管理制度能夠成為所有檔案管理人員的工作規(guī)范和準(zhǔn)則。然而，目前的大多數(shù)國有企業(yè)，并沒有對檔案管理擬定出相應(yīng)的管理制度，即使有也已經(jīng)不符合信息化管理模式，大大阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進程[3]。

二、企業(yè)加強檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要認識到檔案管理的作用

作為國有企業(yè)的核心，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須要發(fā)揮出引導(dǎo)作用，在檔案管理信息化建設(shè)方面，領(lǐng)導(dǎo)必須要看到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要價值，必須要重視檔案的實用價值，應(yīng)該積極轉(zhuǎn)化自己的觀念，樹立正確的態(tài)度和認識，把檔案管理信息化建設(shè)提上工作日程。例如我所在的廣東新粵交通投資有限公司是一家承擔(dān)高速公路機電、監(jiān)控、收費系統(tǒng)建設(shè)的企業(yè)，從成立至今21年，參與我多項重大建設(shè)項目任務(wù)，期間產(chǎn)生了很多有價值的檔案，加強檔案管理工作勢在必行，公司的領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案管理工作，2008年開始著手綜合檔案數(shù)字化管理的模式，在公司原有的OA業(yè)務(wù)中自行開發(fā)了檔案管理模塊，投入了大量的人力物力，終于在2010年順利完成“企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理達國家二級標(biāo)準(zhǔn)”榮譽申報，積極提倡檔案管理信息化建設(shè)。由此可見，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的態(tài)度對于檔案管理信息化建設(shè)的影響是很大的[4]。

（二）循序漸進，傳統(tǒng)管理方式與信息化管理方式相結(jié)合

任何模式的轉(zhuǎn)化都需要一個過程，一蹴而就是不現(xiàn)實的，也是不可取的。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，不能全然拋棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，傳統(tǒng)檔案管理方式也有優(yōu)于信息化檔案管理方式的地方，所以要實現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式與信息化管理方式相結(jié)合。在企業(yè)發(fā)展過程中，會產(chǎn)生很多紙質(zhì)資料，要把紙質(zhì)資料在短時間內(nèi)全部轉(zhuǎn)化為信息化難度大，所以，在信息化檔案管理建設(shè)初期，要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理為根本，再慢慢地向信息化管理轉(zhuǎn)化，確保檔案管理信息化建設(shè)一個循序漸進。這樣穩(wěn)扎穩(wěn)打的轉(zhuǎn)化過程，不會因為追求速度而導(dǎo)致檔案丟失或混在一起難以區(qū)分，確保了檔案的準(zhǔn)確性。在廣東新粵交通投資有限公司的檔案管理方式的轉(zhuǎn)化過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一邊保證傳統(tǒng)管理方式的正常運行，一邊會格外注重對管理人員的專業(yè)的現(xiàn)代信息化檔案管理設(shè)備的使用教學(xué)，幫助管理人員在轉(zhuǎn)化過程中能夠逐漸掌握信息化管理設(shè)備的使用方法，確保轉(zhuǎn)化后的檔案管理工作準(zhǔn)確無誤[5]。