綜合辦公平臺在南海航保的應用探索

周小玲

摘 要：綜合辦公平臺是以事件為中心，依托先進的信息化技術與管理理念，搭建的高效協同無紙化的辦公平臺。本文主要介紹了南海航保信息化系統使用現狀、存在問題、建設條件、系統架構與功能設計并根據項目建設經驗提出了相關建議。

關鍵詞：綜合辦公 協同 南海航保 信息化

1.引言

隨著管理體制改革，以及航保業務工作的增加，南海航保中心對綜合辦公平臺提出了質量體系管理、目標管理、黨建管理以及內部協同需求等新的需求，故南海航保迫切需要建設一套以質量管理體系為理念，以事務為中心，以業務流程為環節，以信息監控為手段，以績效考核為目標，全面提升整個單位工作作風及效率的綜合辦公平臺。

2.信息系統的現狀

南海航保自2012年成立以來，在信息化辦公系統方面開展的積極探索和嘗試，根據業務需求進行了設計和研發，逐步建設了財務管理系統、組織人事系統、黨建管理系統、航標遙測遙控系統、海圖測繪系統等幾十個應用系統。各信息系統基本上能滿足建設初期時的業務需求，在一定程度上提高了職工的辦公效率，但隨著工作的細化分工，以及信息化迅猛發展，當前南保的業務系統在協同辦公方面的問題也逐漸暴露。

3.信息系統存在的問題

（1）目前南海航保建設的的業務系統多是針對當時某具體應用而設計，或是對業務的某一環節而開發，但對整體協同辦公的需求考慮較少，沒有一個業務系統能把各相關業務系統以事件為中心串起來，且因為各業務系統開發是時間、廠商部一致，故采用的技術體系和系統架構標準不一，系統之間形成信息孤島、系統孤島，數據難以進行有效地交互和共享，各業務系統難以集成，不能滿足各部門之間的高效協同辦公的需求。

（2）現有系統升級維護未跟上質量體系更新速度，部分業務審批工作仍然依賴傳統的人工辦理和紙質流轉的方式，質量體系不能很好的發揮流程指導的作用，辦公審批流程需要當面簽字，效率較低。且紙質公文的存儲和查詢不便，不能滿足南保當前業務辦理效率需求。

（3）現有系統督查督辦功能不夠強大，領導無法實時掌握工作進度，不利于工作進度的把控，也不能快速方便的提醒經辦人按時按質處理工作，使工作監控和評估無法有效針對性的開展，對于年終的評獎評優也不能給與數據支撐。

4.建設條件

（1）隨著計算機網絡技術以及移動終端的迅猛發展，辦公自動化也更新迭代多次，從七十年代的硬件配置階段到后來數據處理自動化、C/S架構工作流自動化再到現在協同辦公自動化、移動自動化，這使得綜合辦公平臺從根本上變革辦公方式、管理方式成為可能。

（2）目前，南海航海保中心機關在內網和外網各搭建了一套虛擬化云平臺，虛擬化軟件平臺使用的Vmware系統。云平臺的建設使南海航海保障中心具備各信息系統數據集中、業務集中、管理集中的基礎能力，推進航海保障數據資源融合共享，提升航海保障中心的信息系統容災、共享和服務能力，云平臺將為綜合辦公平臺提供良好的基礎支撐環境，包括主機、網絡、存儲等。

5.技術路線

技術上，綜合辦公平臺嚴格遵循《海事頂層設計技術標準》與《海事信息系統技術規范》開展，以“一系統、兩平臺”為核心的海事云數據中心技術架構采用SOA架構理念，J2EE技術架構及ESB服務總線進行搭建。

基于J2EE開放式技術架構，具體要求如下：

◆ 支持多種操作系統（Windows、Linux等）；

◆ 支持多種數據庫（Oracel、SQL-Server 等）；

◆支持多種中間件，如Websphere；

◆ 系統需實現物理集中、邏輯分布的大集中式部署方式，各直屬單位可以實現完全獨立的辦公應用。

◆ 系統可提供復雜的流程設計、表單設計、權限管理、應用程序接口等功能。

◆ 系統可提供可增添新功能模塊的應用技術接口。

◆ 提供開放的郵件收發接口，最好集成郵件系統。

◆ 可以采用多級安全機制，每級安全都有嚴格的權限控制保障。

◆ 系統應采用JAVA語言，采用J2EE的架構進行開發實施。

6.總體架構

系統建設原則上具有靈活性，系統部署將采用集中式部署架構，部署在南海航保云平臺中，各直屬單位通過專線進行訪問。集中部署架構如下圖所示：

7.功能設計

綜合辦公平臺包含PC端與移動端兩部分，PC端主要實現體系文件管理、公文管理、目標任務、統計分析、事務管理（人財物的管理）、檔案管理、即時通訊等功能，移動端主要實現隨時隨地高效辦公，讓辦公人員擺脫時間、與空間的束縛。平臺主要功能詳見下表。

8.項目建議

綜合辦公平臺的搭建，可以有效整合現有的信息系統，實現各業務系統及日常工作的有效管理、協同辦公、提高工作效率，助推南海航保綜合管理能力、業務管理能力的提升，為成功有效的搭建該平臺，建議如下：

（1）需求調研。綜合辦公平臺是對傳統辦公手段的改變，項目推進過程中涉及到較多的部門，要充分做好前期的需求調研工作。這就需要在需求分析和系統設計階段，加強與用戶的溝通交流，不斷分解系統功能，盡可能細化業務流程，爭取最大限度覆蓋現有和可預期的業務需求。以免設計出來的系統妨礙日常工作開展，導致職工的抵觸心理，系統難以推廣。

（2）多期建設。實踐證明，任何系統都不可能一勞永逸，解決所有問題。因為社會在進步，業務在發展，管理在提升，故建設初期的一些流程、理念必須同步更新，否則系統不但無益于工作效率的提升，反而會對工作的開展造成阻礙。實用、高效的信息系統一定有一個循序漸進、迭代反復的過程，需要在建設和使用過程中根據出現的問題，進行若干次規模較大的修改，甚至推倒重新建設。

（3）網絡安全。綜合辦公平臺移動客戶端可隨時隨地高效辦公，但同時需充分考慮到網絡安全問題，做好用戶身份的識別、網絡安全設備的部署、網絡結構的優化等相關工作，在保障信息安全前提下，實現無線移動辦公。

9.結語

隨著航保事業的快速發展，航保業務工作及日常管理變得日益繁重。利用先進信息技術，開發綜合辦公平臺，將為提高領導的決策水平、各職能部門的辦事效率和業務間的協同管理奠定堅實的基礎，助推航保事業轉型升級。

參考文獻：

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