淺談如何做好新時代交通部門檔案管理工作

都曉京 王珊

摘要：本文就重點對交通單位的檔案管理過程做出了闡述?？梢哉f檔案管理具有無可替代的現實意義，如果將現代的信息技術運用到檔案管理過程中，能夠促進交通單位檔案管理工作質量和水平的增強。

關鍵詞：新時代；交通部門；檔案管理；工作對策

引言

立足交通部門，其擁有多樣化檔案資料，源于部門管理實踐，同時，載體具有多元化特征，涵蓋文字、圖表以及影像資料等，保存價值突出?；诖?，交通部門管理營運部門為了實現對檔案的規范化管理，要重視采取更加科學高效的管理模式，增強管理有效性，為經濟效益以及社會效益的獲取提供有力支持。檔案管理規范化水平不高，很難實現對部門管理情況的有效引導，易出現管理無效現象。由此可見，交通部門檔案管理的科學化與規范化是保障交通部門可持續發展的根本，可以強化信息依據的可靠性與準確性。

一、交通部門檔案管理工作的內容

（一）檔案的收集工作

交通單位內勤工作環節多，所產生的信息數據也會非常多，并且這些信息數據都具有非常重要的現實作用，因此，就需要加大對信息數據記錄、收集、管理的重視程度。內勤檔案的收集是保證相關管理環節高效開展的先決條件。隨著社會的發展和文字資料記載形式的更新和變化，現在越來越多的檔案文獻資料不僅僅局限于紙質的文檔記錄形式，呈現出記錄形式多樣化的特征。隨著互聯網和計算機技術的發展，交通部門檔案的記錄形式開始以影像作品、圖片資料、文字文檔等方式記錄，這在一定程度上增加了辦公室檔案收集管理的難度。檔案要以各種形式存儲在計算機上，形成機讀檔案數據庫，保證檔案資料的完整性，這些都是檔案的收集工作。

（二）檔案的整理工作

交通單位的內勤工作會涉及到各部門的業務，所以其中項目也會非常繁雜。在這樣的條件下，其中的檔案資料也非常多，那么檔案的整理過程也必然會涉及到繁雜的細節，不同形式的資料都會相互摻雜，應該做出高效的整理。也就說結合相關標準對這些散放的資料做出類別的劃分，之后再做出裝訂和歸檔，以此將原本散亂的資料整理為具有重要價值的檔案。在信息技術被廣泛運用的現今時期，通常都會利用智能終端設備對資料進行類別劃分、并結合信息產生時間、重要等級等進行歸檔和存儲。

（三）檔案的鑒定工作

交通部門包含諸多工作組，各工作組的業務項目也非常繁雜，所以其中內勤工作組的檔案資料也會非常多，這些檔案的類別和重要等級也具有明顯差異。那么在具體管理過程中，就可以在信息記錄、裝訂、歸檔等環節，結合其重要等級做出劃分和管理，要想保證其等級劃分的科學性，就需要由相關專業人員做出全面的鑒定，之后再對各等級檔案確定出管理時間。對檔案重要等級進行鑒定，不僅能夠促進管理過程的條理化，還能夠為后續的信息調取提供便利。

（四）檔案的保管工作

在檔案管理工作進行中，其管理質量會關系到檔案資料的完善性和紙張良好狀態的保持，結合相關標準對檔案劃分出重要等級，能夠延緩檔案資料的使用期限，促進檔案管理工作持續穩定發展。開展檔案管理工作是保證相關資料完善、完整的最佳方法，能夠充分強化檔案資料的運用程度和能力。

二、新時代交通部門檔案管理工作對策

（一）結合實際，構建綜合高效的檔案管理制度

對于交通部門而言，要結合部門發展實際，以運營檔案管理文件為基礎，合理啟動檔案工作制度建設，強化綜合管理。在制度構建過程中，要囊括整個檔案管理流程與各個環節。也就是說，要實現對檔案的綜合化管理，積極建立檔案收集、整理、保管以及開發利用等多方面的工作方法與機制，同時進行不斷優化與完善。另外，要做好職權劃分，保證分工合理，職責明確，以便為檔案管理工作有序開展提供有利條件，維護檔案資源的安全性與可靠性，全面提高檔案管理規范化水準。

（二）夯實基礎，強化電子檔案與紙質檔案的共存

對于交通部門而言，檔案管理工作離不開完善的基礎設施。因此，要結合部門發展，在硬件上進行加強，主要涉及專業的管理部門、高性能的檔案存儲場所以及先進的管理軟件等，為檔案管理工作的順利開展創造機會。交通部門檔案管理多采取紙質方式。隨著行業不斷發展，大量信息資料產生于營運過程，信息量規模巨大，信息內容復雜，紙質檔案管理凸顯滯后性，與行業發展以及資源利用不相適應。因此，要提升檔案管理規范化水平，重視傳統檔案管理模式與現代管理手段的融合，積極引入先進的信息技術，與檔案管理實踐相結合，實現對信息資料的高效處理，加強標準化與規范化建設，尤其是融入先進的數據庫與認證技術，強化前端控制，達到全過程管控的目的，滿足動態跟蹤與管理的目的，有效維護電子檔案的可靠性，實現檔案歸檔與營運的同步性。與此同時，做好電子檔案安全管理，正視其在數字化與集約化方面的技術風險，實現紙質檔案與電子檔案的共存，發揮各自優勢，為檔案管理規范化水平的提高奠定基礎。

（三）重視編研，力求編研精細化、全方位化

首先，落實檔案編目工作，做好案卷的目錄以及文件目錄檢索工具建設。其次，要做好臺賬以及日常編研工作，構建全宗指南，尤其關注項目實例匯編等工作。最后，要結合實際營運情況，編寫能夠反映實際營運的材料，尤其要關注收費站等特殊事件案例，強化營運情況綜合分析，達到對各種編研報告的整編。

（四）加強隊伍建設，培養復合型檔案管理人才

具體來講，要以專業化為目標，結合部門管理實際，了解檔案管理流程，重視細節管控，促進檔案收集與歸檔的有序推進。另外，立足信息社會，要重視信息素養的增強，以信息技術為支持，構建信息化管理系統，提升管理效率，為檔案信息的查詢、檢索以及利用創造便捷的條件。為了保障管理者符合崗位要求，要做好崗前考核，融理論與實踐于一體。只有考核通過的人員才能參與檔案管理工作。另外，要重視開展人員培訓，強化對檔案管理知識以及信息化技術應用的培養，為檔案管理工作實效性的增強提供堅實的保障。

結語

在信息化環境中，各地區交通單位也應該以與時俱進的思想，來對檔案管理模式做出創新，結合檔案管理的項目和流程，對其進行整體上的創新，以強化這方面管理的時效和水平，為交通單位的長遠良好發展創造條件。

參考文獻

[1] 高真.新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新[J].辦公室業務，2018（12）：119.