高校基本建設項目檔案管理淺議

【摘 要】 針對目前高校基本建設項目檔案在使用管理中存在諸多問題和隱患，應當采取堅持依法守法、模范執(zhí)法;加快檔案建設復合型人才隊伍的培養(yǎng);做好前端介入、中端控制、末端做實工作;在組卷歸檔時應講求質量優(yōu)先原則，檔案部門要搶先一步收集檔案;對參建單位開展評比表彰以推進促學促建活動等措施，切實保存和管理好高校基本建設項目檔案。

【關鍵詞】 高校;基建項目;檔案管理;措施

高等學校基本建設檔案是在整個建設項目從醞釀、策劃到建成交付使用全過程中形成的、應當歸檔保存的文件。由此概念看出，它應當包括：基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃;勘測設計、施工、竣工、交付使用等活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。由于基本建設是一所高校建校的首端，是這所高校的第一手檔案資料，因而其形成的基本建設資料尤其寶貴，其價值自然不菲。

一、高校基本建設項目檔案管理中存在的問題

1、基本建設項目檔案的完整性、系統(tǒng)性、準確性難以達標

我國高校多數存在一個共性問題，就是受歷史事件的影響，經歷戰(zhàn)亂、搬遷、合并、分立的影響，多數基本建設檔案資料不全，難以恢復其歷史原貌，多數按照熟悉情況人員回憶補建，自然其真實情況大打折扣。加之人們重建設、輕檔案管理，一項基本建設項目從立項到交付使用工期盯得很緊，催著建設步伐和速度，往往忽視了檔案資料的重要性，在資料收集、整理、歸檔上嚴重滯后，真正到移交檔案管理部門時總是少東缺西，成為人們抱憾的素材。

2、對基本建設項目檔案人員配備和培訓為零

翻閱我國有關基本建設規(guī)章制度可見，對基本建設項目檔案管理人員的配備和培訓都做出了具體要求。例如《建設項目檔案管理規(guī)范》第5項第1款第1條規(guī)定：“建設單位應明確項目檔案工作的分管領導，設立或明確與項目建設管理相適應的檔案管理機構，配備滿足項目檔案工作需要的檔案人員，在項目建設期間應保持檔案人員的穩(wěn)定。”但實際情況則是，對基本建設項目檔案人員配備和培訓為零。

3、對基本建設項目的竣工驗收，檔案管理部門未被邀請參加

根據《基本建設項目檔案管理辦法》規(guī)定：基本建設項目竣工前3個月，建設單位應當召集參建單位（如：監(jiān)理單位、施工單位）等有關單位會同檔案管理部門辦理基本建設項目檔案驗收。該辦法第14條規(guī)定：“基建項目檔案驗收是項目檔案驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。”《重大建設項目檔案驗收辦法》第21條也做了類似規(guī)定。查閱某高校就上述兩辦法實施以來的近20年間的基本建設項目檔案資料，這一點純粹為空白。

4、重要資料散失在個人手中

搞基建，征地是關鍵。征地手續(xù)依法依規(guī)運作，不可避免涉及到原有占用土地使用證核定數量與新征土地數量同辦校規(guī)模配比問題，需要出具原有的土地使用證，在某高校，經檔案管理部門反復查對，難以找到該重要證件，后經多方多部門努力，發(fā)現重要物證滯留在個人手中。

5、會計核算連續(xù)性差，賬簿資料人為阻斷

高校在單位人員的設置配備上，特別是對基本建設項目的會計核算，一般均設立在基建處實行獨立核算。對新征土地上的基本建設項目，組建新的會計核算機構，這樣就出現了一個新官不理舊賬問題，形成一個單位的基本建設項目兩套賬簿運行。

6、施工階段項目檔案的安全性存在隱患

按照檔案管理要求，基本建設項目的檔案資料應當建有防火防盜防有害生物的設施和手段，但在施工階段，很難做到這一點，一是思想上重視不夠，二是存在僥幸心理，三是舍不得投入。

二、加強高校基本建設項目檔案規(guī)范化管理的思考

基本建設項目是衡量一個高校硬實力的重要指標，是看得見、摸得著、用得上、留得住的有形資產，因而其檔案管理因其上述特點就顯得頗為重要。保護好地表上的建筑物固然重要，但保護好這個建筑物的歷史檔案資料則更為重要。

1、堅持做到依法守法，模范執(zhí)法

文明程度高于一般公眾的高校應該成為守法、執(zhí)法的模范。在對基本建設項目檔案管理上應當模范執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》以及一系列規(guī)章制度，堅持做到“基建項目的檔案工作要與項目建設進程同步，納入項目建設管理程序。項目申請立項時，即應開始進行文字材料的收集、整理、審查工作;項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作。”[1]

2、加快復合型人才隊伍建設

《建設項目檔案管理規(guī)范》第5項第1條第2款明確規(guī)定：“項目檔案人員應具備檔案專業(yè)知識和技能，掌握一定的項目管理和相關工程技術專業(yè)知識，經過項目檔案管理培訓。”這個規(guī)定一是有利于精簡隊伍，二是有利于檔案人員擴大知識面，把自己培養(yǎng)造就為新時代懂管理、有能力、長知識的復合型人才。要做到這一點，檔案管理人員要加強自身建設，提升自身工作能力，另一方面要靠領導層采取措施來推進完成。

3、前端介入，中端控制，末端做實

（1）前端介入。一項基本建設項目，從開始提出到立項，中間要經過調研、可行性研究、評估、決策等階段，方能得到立項，作為基建項目檔案的前端，檔案部門就要注重材料的收集。作為建設單位，應制定項目檔案工作方案，模范貫徹執(zhí)行國家有關項目檔案工作的法律法規(guī)和標準規(guī)范，為施工、監(jiān)理和歸檔工作把好第一道關口。

（2）中端控制。基建項目在取得建筑施工許可證后，即進入到實質性開工階段，這段期間檔案部門要注意收集形成的大量檔案材料，諸如參建單位基本情況、項目文件、施工文件、監(jiān)理文件等。按照檔案工作方案做好檔案的收集、登記和必要的備份等諸項工作，還應當引起重視的是，在合同款支付審批時應前置審查項目文件的歸檔情況，將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件，為項目竣工前將要進行的檔案驗收工作打好基礎。

（3）末端做實。基建項目完成施工，按文件要求施工單位會向建設單位提出竣工驗收。此時，檔案部門應將項目建設過程中形成的、具有參考利用價值的各種形式和載體的項目文件收集齊全，對項目檔案的種類、數量，檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性及安全性做出評價，做出項目檔案驗收的結論性意見。到此，基本建設項目從檔案管理的角度來講，進入到了“收口”時段，也即末端。

4、基本建設項目檔案的組卷歸檔應講求質量優(yōu)先

如前所述，基本建設項目檔案的形成是由多部門共同完成的，參建單位的重視程度，責任人的責任心高低，參與檔案培訓掌握檔案知識的程度都不是在同一個起跑線上，整理出的檔案材料很難符合檔案管理的要求并不奇怪。譬如說：招標投標、合同文件應按招標的標段、合同組卷;勘察設計文件按階段、專業(yè)組卷;施工技術文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷;監(jiān)理文件按監(jiān)理的合同標段、事由結合文種組卷;竣工驗收文件按工程階段、事由結合時間順序組卷。這些文件在組卷完畢還應有各負責組卷單位自查并經相關單位審查簽發(fā)意見后及時歸檔，每個審查環(huán)節(jié)還應形成記錄和整改閉環(huán)。百年大計，質量第一，對于檔案資料來講，此一點尤其珍貴。今年，法國巴黎圣母院發(fā)生火災，一些珍貴的建筑被焚毀殆盡，重建恢復靠什么？就要靠檔案，靠歸檔保管的檔案原件。

5、檔案部門要搶先一步，快人一著

收集一套完整的基本建設項目檔案資料，檔案管理部門怕是要改變一下工作策略，變被動收集為主動收集，變“要我管”為“我要管”，把管理融入到服務中，提前思考、提前行動，提前準備。正如我國前國家檔案局局長楊冬權同志所言：“檔案工作者作為‘記錄保存者和‘記憶守護者的天然使命和當然責任，出于檔案工作者的天性和良心，為今天的信息社會存檔，替未來的人類留憑證、留智慧、留記憶、留痕跡。”[2]

6、對參建單位開展評比表彰，推進促學促建活動升級

開展評比活動，能使參建單位間相互借鑒，相互促進，相互發(fā)現問題，相互交流指正，內心激發(fā)我要做好做實的責任感，達到以評促建，以評促學的目的。譬如：我們在基本建設項目相對集中的一段時期，就搞了檔案立卷評比活動，參建單位竟然一家不落，全部參加，這是第一個沒想到。第二個沒想到就是參建單位都很重視，不僅項目領導一個不落，連公司法人代表在百忙中竟然也一個不落全都參加，第三個想不到是參建單位對今后參加這樣的檔案建設評比表彰表示著期待，并就會議發(fā)起、組織、整體安排提出了頗有價值的建議。

三、結語

高校的第一手檔案資料來自基本建設項目，因而其形成的基本建設資料尤其寶貴，價值自然不菲。管好用好保存好這第一手資料是檔案管理者義不容辭的職責和光榮使命。做好基本建設項目檔案工作，應當實施前端介入，中端控制，末端做實等策略，為今天的信息社會存檔，替未來的人類留憑證、留智慧、留記憶、留痕跡。

【注 釋】

[1] 基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定.

[2] 楊冬權. 新時代檔案工作的新思維[N].中國檔案報，2016-01-16（01）.

【參考文獻】

[1] 基本建設項目檔案管理辦法.

[2] 重大建設項目檔案驗收辦法.

[3] 建設項目檔案管理規(guī)范.

[4] 高等學校檔案管理辦法.

【作者簡介】

馬秋妍（1987.10—）女，碩士研究生，現供職于河南科技學院，從事檔案管理工作，研究方向：檔案理論、檔案實務.