廣西公安院校外警培訓教育的檔案管理工作探析

陳鵬

【摘 要】本文闡述外警培訓檔案管理工作的重要性和外警培訓教育的特點，從培訓開展之前的準備工作、培訓期間的計劃安排、培訓結束之后的后續跟蹤等方面論述廣西公安院校外警培訓教育期間的檔案管理工作，提出挑選具有檔案學專業知識背景的人員專職負責、每期培訓所產生的檔案應獨立保存、外警培訓檔案的類別劃分要合理、推進外警培訓檔案信息化進程等建議，以提高外警培訓檔案工作管理工作水平。

【關鍵詞】廣西公安院校 ?外警培訓 ?中國—東盟 ?檔案管理工作 ?檔案信息化

【中圖分類號】G ?【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2019）07C-0121-03

經濟全球化與區域一體化為跨國犯罪提供了一定的生存環境。當前，恐怖主義、販毒、武器走私、洗錢、國際經濟犯罪和網絡犯罪等跨國犯罪活動有擴大趨勢。廣西是我國唯一與東盟既有陸地接壤又有海上通道的省區，2010年中國—東盟自由貿易區正式建成，廣西作為中國與東盟各國警務交流和執法合作的中心區域及戰略地位的重要性日益凸顯。

與此同時，為培養和造就國際性警務執法合作人才，我國各地方公安高等院校開始承擔起外警培訓的教育工作。廣西作為中國面向東盟合作的橋頭堡，其地方公安院校開展外警培訓教育的業務活動日益頻繁。所謂“外事無小事”，如何做好公安院校外警培訓教育的檔案管理工作，發揮檔案鑒往知來的作用，服務院校外警培訓教育，成為各公安院校面臨的一個緊迫性問題。

一、外警培訓檔案管理工作的重要性

外警培訓教育給各地方公安院校的高等教育帶來挑戰的同時，也為其提供了發展國際化教育水平的有利契機。外警培訓的檔案管理工作作為外警培訓教育管理工作中的重要環節，對提升培訓教育整體質量和水平有著深遠影響。

（一）嚴格的檔案記錄管理規定，能在一定程度上起到約束學員違紀行為的作用。外警培訓檔案管理規定作為高校外警培訓教育管理規章中的一個子集，在外警培訓的過程中應當嚴格實施。比如，培訓過程中形成的對學員的考核記錄，是學員檔案的重要組成部分之一，其記錄應當做到實事求是、合理準確。在學員入校伊始，就要告知學員所在院校的各種相關規章制度，提醒學員有關培訓教育的檔案管理規定。對于學員的違紀行為絕不能聽之任之，若在培訓期間發生酗酒、打架斗毆等事件，一定要記錄在案。對于情節嚴重的，甚至要通報所在國的大使館，規勸回國。只有這樣，才能確保培訓教育質量。

（二）有助于編寫具有針對性、實用性的援外培訓專業教材，提升高校外警培訓的教育質量。“檔案在每一個業務領域中都可發揮重要的憑證和參考作用，成為業務活動的信息支持和保障。”我國外警培訓工作始于2002年，2006年才開始在全國較大范圍地開展，外警培訓教育的歷史時間短。各公安院校在外警培訓教育的教學內容及方式方法上還處于探索階段，教育工作不夠成熟，存在外警培訓教育的內容與方式缺乏國際視野及開放度的問題。

由于東盟國家數量較多、每個國家的警察教育水平層次不一，因此各個國家對外警培訓的需求不同。如泰國、老撾、緬甸對禁毒教育培訓的需求度高;馬來西亞、印度尼西亞等對偵查、治安等的教育培訓需求度高。應通過對每期外警培訓的檔案的國別、警種、培訓效果、滿意度、建議等進行綜合分析，查找培訓課程內容的不足，不斷地修正已有的專業教材，豐富和完善課程內容，進而不斷提升培訓質量。

（三）有助于提升外警培訓管理人員的工作質量及管理水平。高校外警培訓管理人員是與學員接觸時間最多的人，由于學員的國別、宗教信仰、生活習俗等差異較大，加上外警學員身份特殊，大多是所在國具有一定職權的人，這些都在一定程度上加重了外警培訓管理人員的工作困難及心理壓力。

培訓檔案中所保存的學員基本信息中，對學員的職務特點、外語水平、宗教信仰、風俗習慣等均有詳細明確的記錄。培訓開班前將該期培訓學員的檔案信息及時反饋給培訓管理人員，能使他們有效地應對學員在培訓過程中出現的各種不適應問題，如飲食、住宿、語言交流，等等。同時，對學員宗教信仰的尊重、重大節日中的慰問及關懷，都能提升學員對院校的好感及對我國文化的認同感，保障培訓工作的順利開展。

（四）檔案宣傳利用工作的有效開展，是高校提升國際知名度的有力支撐。通過對每期培訓檔案開展“重要領導人來訪”“成果”“大事件”“優秀學員風采”等專題編研工作，或形成宣傳小冊子發放給入校新學員，或成立陳列室，將這些檔案編研的成果進行展示，或制成MV，在學員新入校的第一天進行放映觀看等，都可讓學員更加深入地了解高校的同時，也起到宣傳高校的作用。

與此同時，有選擇性地將利用檔案所取得的研究成果提供給媒體進行宣傳報道，提升高校國際知名度，也是外警培訓檔案得以最大限度地發揮自身價值的直接表現。

（五）有助于加強學員所在國與我國雙方間警務合作，提升培訓教育的國際化水平。培訓教育臨近結束之時的學員通信錄及培訓工作結束之后的信息追蹤所形成的重要檔案，對維系學員與高校的感情紐帶、提升培訓課程質量、提高培訓教育的國際化水平均能起到一定的促進作用。

根據學員通信錄，保持與學員的不間斷聯系，加強院校同學員之間的情感交流，有益于雙方的邊境警務合作，共同維護兩國邊境安全。同時，從歸國學員中跟蹤調查了解到的培訓知識在實際工作中的運用效果、對培訓學習的建議等，是修正培訓課程內容、確保課程教育更加符合實際工作和提升培訓教育國際化水平的重要參考。

二、外警培訓教育的特點

外警培訓教育不同于其他一般形式的培訓教育，它具有自身的獨特性，對其特點的深入闡釋，有助于更好地理解檔案管理工作的開展。

（一）培訓教育的特殊性。首先是外警學員的身份特殊。他們多是所在國的警察官員，身兼要職，具備一定的學歷水平及社會經驗，且在所在國都有一定的社會影響力。其次是教育形式的特殊。外警培訓教育是一種繼續職業性質的教育訓練。它不同于一般的外國留學生學歷教育，或者是一般性質的短期語言類培訓生。它的培訓期一般為10～20天，課程設置以實踐性課程為主，且多安排有考察及實戰演練。

（二）培訓內容的針對性。由于外警培訓是繼續職業性質的教育訓練，其培訓內容更加專業化，培訓目標的方向性更強。國外來華培訓一般只選擇我國的優勢學科之一作為一期培訓的專題，比如“出入境業務”“禁毒”“反恐”“偵查學”“治安學”“警務指揮與戰術”等。

（三）培訓目的的明確性。所謂“外警培訓”，就是“中國為促進全球執法水平的提高，保障中國周邊環境的安全，有效打擊國際犯罪，加強國際警務交流與合作，對國外執法人員進行的警務技能訓練和警察理論傳授”。其目的僅有一個，即培養國際性警務執法合作人才，進而聯合打擊跨國犯罪活動，維護地區的安全穩定。

（四）培訓涉及部門層次的多樣性。我國外警培訓牽扯到的部門較多，其工作機制是由公安部國際合作局牽頭，各級地方公安機關及其業務部門與承辦外警培訓的院校緊密配合所展開的教育培訓工作。同時，它的順利開展也需獲得外交部及商務部的高度配合與支持。

（五）高度嚴謹的安全保密性。東盟成員國多是小語種國家，為了便于溝通交流，培訓院校多會聘請部分翻譯人員，此時，便更加需要做好培訓期間重要信息的安全保密工作。比如，必須讓翻譯人員簽署保密協議，用法律手段保障培訓人員在華培訓期間的各種私人信息、重要的會務信息及其他需保密的信息不被泄露。

三、外警培訓教育期間的檔案管理工作

外警培訓教育的檔案管理工作應當堅持文件的全過程動態管理這一原則，加強整個培訓過程中對文件的前端控制及全程管理。因此，無論是培訓開展之前的準備工作，還是培訓期間的計劃安排，以及培訓結束之后的后續跟蹤工作，都需要高校檔案管理部門與負責外警培訓教育工作的相關部門及個人相互配合、溝通，從而保證整個培訓過程中具有保存價值的各種形式、各種載體的材料最終都能完整、系統地歸口到檔案管理部門。

（一）外警培訓工作開始之前。外警培訓教育無論是對公安院校，還是對于整個國家來說都是非常重要的外事活動，它的檔案管理工作要求細致地做好每一步。必須樹立前端控制思想，以確保培訓工作開始之前的重要文件材料能夠最終完整、準確無誤地保存歸檔。

1.在培訓工作的準備階段，就要有意識地重視和加強對與外警培訓工作相關的各種規章制度、培訓實施方案、與學員所在國簽定的協議、各種經費預算、職責分工等重要文件材料的保管及動態收集。

2.在培訓學員到來之前，要為每一位學員建立個人檔案，將收集到的學員基本信息，如交流語言、習俗、飲食禁忌、宗教、重大節日時間及慶祝方式，甚至學員所在國的警察機構的基本情況等，作為學員個人檔案中的重要信息記錄納入學員檔案中。

3.培訓開始之前已設定好的教學大綱、教學計劃、課程設置、考核及成績統計的各種表格等，也是外警培訓檔案管理中的重要組成部分。負責檔案管理的工作人員應當注意及時與相關部門的工作人員進行溝通，確保這些紙質文件材料的收集齊全、完整、準確。

（二）外警培訓教育期間。從學員一入校，就意味著檔案工作人員要隨時保持警覺，抓住每個機會搜集各種形式、各種載體的有價值的檔案信息。外警培訓教育作為公安院校的大事件，工作中要做到細致、嚴謹、無紕漏，它的檔案管理工作也應當受到足夠的重視。外警培訓教育過程中應當注意收集的文件材料有以下幾個方面。

1.開班典禮、結業典禮的相片、視頻，其中含有重要領導人講話的部分，都是重要的聲像檔案;同時，典禮上領導人的講話稿等，也將成為重要的紙質檔案。

2.培訓期間召開的各種會議記錄、會議的議程、領導人講話稿;座談會上搜集的學員們提出的需求及建議，都應注意保管好，并及時歸檔。

3.外警培訓一般都安排有外出參觀、考察活動、文體活動、實戰演練等，應當安排好人員跟蹤拍攝相片、錄制視頻，從而最終形成珍貴的聲像檔案。

4.學員們在培訓期間所產生的信息登記表、體檢表、學員評價表及考核成績、課堂論文等都是學員個人檔案的重要組成部分。

5.在舉行畢業典禮之前，要編制學員通信錄，記錄學員準確的聯系方式、通信地址、工作單位、職務等個人信息，為后續作為了解學員情況、聯絡校友感情使用。同時，要注意做好學員個人信息的保密工作。

（三）外警培訓教育結束之后。具體如下：

1.對整個外警培訓工作的總結、匯報，具有極高的參考借鑒價值，是非常重要的檔案資料，應當及時收集歸檔。

2.依據培訓期間所編制的學員通信錄，保持院校與學員之間的聯絡，持續做好學員信息的后續追加工作。這部分檔案的保存具有非常重大的現實意義，應引起院校有關部門的高度重視。

四、提高外警培訓檔案工作管理工作水平的建議

（一）挑選具有檔案學專業知識背景的人員專職負責。外警培訓是所承辦院校的大事件，其間產生的檔案應當指定具備檔案學專業知識的人員專門負責。首先，相對他人而言，具備檔案學專業知識基礎的人員具有較高的檔案意識，能更好地完成檔案的管理工作，確保每期培訓所產生的檔案應歸盡歸，促進此類檔案在更大程度上發揮價值。其次，要保證檔案人員的穩定性，不能隨意調動，才能夠確保檔案管理工作的系統性，提高檔案管理的質量，從而更好地為院校服務。

（二）每期培訓所產生的檔案應獨立保存。由于每期外警培訓教育大多是只有一個專題，因此，以期為單位對培訓檔案進行管理上的劃分，較為合理。同時，由于外警培訓以實踐性課程為主，因此所產生的聲像檔案相對較多。載體形式的多樣，豐富了檔案管理的內容，但管理中更應注意保持每期檔案中各類件及不同載體之間的有機聯系。

（三）外警培訓檔案的類別劃分要合理。對每期培訓所產生的檔案進行劃分的類別要科學合理。對于各期檔案中共有的類別，其子目的劃分應保持一致。比如，如果將規章制度設于行政綜合這一大類之下，那么，今后每期的規章都應設在行政綜合這一大類之下，不得隨意改動。

（四）推進外警培訓檔案信息化進程。目前，外警培訓教育的所有電子信息均被院校錄入全國援外培訓管理信息系統及公安部培訓管理系統之中。做好外警培訓教育中電子信息的錄入工作，是對其他載體形式的檔案記錄的一種互補。各院校可參考這些全國性的信息管理系統，開發出適合自身院校的檔案管理信息系統，推進外警培訓教育檔案的信息化進程，進一步提升檔案利用效率及現代化管理水平。

目前，我國大部分公安院校在外警培訓教育工作上都取得了一定的成績，比如，2014年獲承辦外警培訓教育的廣西警官高等專科學校，在當年就圓滿完成了“越南高級執法官員研修班”“加納高級警官研修班”和“越南出入境管理業務培訓班”等外警培訓任務。其“互動式”的教學方法、“雙贏式”的課程內容及“開放式”的實踐活動等教學模式，得到了參訓國的高度評價。

當前，我國公安院校對外警培訓的檔案管理工作仍存在重視不夠、管理水平較低、缺乏工作的標準化等問題。檔案管理工作作為外警培訓教育中的重要的基礎性工作之一，應當引起高校領導層的重視與支持，以保障培訓檔案價值的發揮及有效利用，實現為公安院校外警培訓教育服務的目的。

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[6]關于成立廣西警官高等專科學校外警培訓工作領導小組的通知[EB/OL].（2014-06-07）[2019-01-23].http：//www.gagx.com.cn/gg1/2346.html

【基金項目】廣西高校中青年教師基礎能力提升項目“公安高校面向東盟的外國警察培訓檔案管理研究”（KY2016YB563）

【作者簡介】陳 鵬（1984— ），男，山西盂縣人，檔案學碩士，廣西警察學院副研究館員。

（責編 黎 原）