事業單位人事檔案資源高效管理的對策探析

陳睿

摘 要：對于事業單位檔案管理工作而言，人事檔案管理屬于其中非常重要的一環，隨著事業單位人事制度的改革與創新，人事檔案的價值進一步被挖掘出來，在新時期下，實現人事檔案資源高效管理也成為了檔案管理人員必須要深入研究的一個課題。本文結合筆者工作實踐，對此問題展開探討。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;管理對策

人事檔案記錄了事業單位各部門各崗位人才的基本信息，包括了個人基本情況、薪酬、獎懲、工作績效、職務調整信息等，針對人事檔案管理工作展開深入研究，促進人事檔案管理效率的提升，必須要對傳統的管理手段予以改革和創新，促進檔案管理工作人員綜合素質能力的提升，根據單位的實際情況來提高人事檔案管理水平。

1 事業單位人事檔案管理的必要性

首先，加強人事檔案管理能夠更好的追蹤單位員工的成長與發展路徑。人事檔案中詳細準確的記錄了單位員工的個人經歷、工作績效以及獎懲信息，可以說是員工在自身崗位中的發展軌跡。促進人事檔案管理效率的提升能夠讓員工的個人履歷更加清晰準確，幫助單位領導全面深入的掌握員工情況，從而更合理的進行人事調整。

其次，加強人事檔案管理能夠促進單位人員利用效率的提升。檔案管理屬于事業單位的重要工作，人事檔案是眾多檔案材料中的重要組成部分，單位各項工作的開展必須要依靠優秀人才，借助于人事檔案管理效率的提升，事業單位可以根據員工的具體情況和過去的發展軌跡來挖掘其價值，充分發揮出人才優勢，為員工尋找適合他們崗位的基礎上還可以促進人員利用效率的提升，真正實現物盡其用、人盡其才的目標。與此同時，單位人事管理部門在招聘的過程中也能夠借助于人事檔案來掌握員工和崗位之間的匹配程度，從而降低人才招聘的時間成本，提升效率，為事業單位選拔合適的人才[1]。

最后，加強人事檔案管理工作能夠促進事業單位內部管控水平的不斷提升。人事檔案記錄了詳細全面的人才信息，屬于事業單位人事管理的重要組成部分，人事檔案管理工作能否有效開展在很大程度上關系到單位內部管控水平。人事管理工作應當始終堅持與時俱進，符合事業單位發展規律，促進相關工作流程的優化，確保工作的順利開展。另外在新時期下，人事檔案管理工作模式必須要進一步創新與改革，真正發揮出人事檔案的開發利用價值。

2 事業單位人事檔案資源高效管理的對策

2.1 提高檔案管理組織工作職能

加強事業單位人事檔案管理，必須要在工作實踐中充分發揮出檔案管理的職能效果。對于人事檔案管理工作而言，應當真正將事業單位行政工作中的人事管理職能發揮出來，借助于管理職能方面的應用來促進人事檔案管理實時性以及管理水平的提升。在這一過程中，必須要真正重視在檔案管理中聯系單位其他各項工作的實際開展情況，把人事檔案管理制度的制定與事業單位人事管理工作實際結合起來，確保人事檔案管理工作的針對性和實效性，同時還需要將人事檔案管理制度落實到人事管理活動的全過程中，堅持定期進行檢查，保證人事檔案管理工作有法可依、有章可循。同時促進人事檔案管理制度的不斷優化與完善，確保人事檔案管理制度可以在實際工作中得以落實，借助于制度規范來促進人事檔案管理朝著更加科學規范的方向發展，充分發揮出檔案管理組織工作職能，助力人事檔案管理效率的提升。

2.2 提升檔案管理工作的便利性

對于事業單位人事檔案管理工作而言，為促進人事檔案管理效率的不斷提升，必須要始終堅持在工作實踐中強調對整個人事檔案管理的流程予以科學規劃，同時應當重視人事檔案材料的收集歸檔工作，檔案管理工作人員應當對相關文件材料第一時間進行收集，之后及時整理，確保人事檔案有理有據。在收集之后應當對檔案材料的真實性進行核查，對不滿足歸檔要求的材料進行處理，針對手續不齊全的檔案材料需要退回到收集環節，確保人事檔案材料的完整、準確，為后續的開發利用工作帶來更多的便利[2]。

2.3 發揮檔案管理主動服務職能

對于事業單位人事檔案管理工作而言，要促進檔案管理效率的提升，讓人事檔案管理工作助力單位效益增加，真正發揮出人事檔案管理的服務職能，在實際的管理工作中應當合理安排人事檔案管理工作流程，為人事檔案管理工作有序開展給予充分的軟硬件支持和應有的重視，從而保證人事檔案材料的完整性和準確性，為事業單位人事管理工作和其他各項工作的開展提供更加有價值的服務。同時在對人事檔案材料進行收集歸檔的過程中，必須要仔細全面的對各類檔案材料實施梳理與檢查，結合單位針對人事檔案管理工作的相關規定來嚴格落實好各項工作任務，促進檔案管理人員責任意識的提升，引導廣大檔案管理人員樹立較強的使命感和責任感，保證人事檔案管理工作的有序推進。

2.4 發揮人事檔案管理的作用

過去事業單位人事檔案管理工作基本上選擇分散管理的方式，形式相對單一化，涉及到的檔案主要是針對人事變動方面的內容，制約了人事檔案管理實際價值和作用的發展。隨著事業單位人事管理體制的改革和檔案管理工作的創新，各單位內部人才流動更加復雜，人事檔案的來源和內容也逐漸變得多元化，事業單位要促進人事管理水平的提升，就必須要重視人事檔案管理工作作用的發揮，重視人事檔案管理中心的建設，委派專門的人員來對人事檔案實施分類管理，根據管理人員、專業技術人員、工勤人員的崗位設置實施有針對性的管理，或者根據在編在崗、離休退休人員的實際情況給予更加個性化的服務，真正確保人事檔案管理工作的多元化和科學化開展。另外，事業單位還應當努力改善人事檔案管理的軟硬件環境，為檔案管理部門提供專門的辦公室、存放室，配置計算機、掃描儀等現代化設備。

2.5 推進檔案管理信息化建設

隨著事業單位檔案管理信息化建設進程的逐漸推進，過去的人事檔案管理工作方法已經不符合新時代的要求，因此應當在人事檔案管理過程中積極應用現代化技術手段，緊跟時代發展的步伐，促進事業單位人事檔案管理和現代信息技術的融合，依靠大數據技術、互聯網信息技術等助力人事檔案管理工作效率的提升，促進人事檔案管理技術創新發展[3]。

首先應當對人事檔案管理人員進行信息化技術培訓。借助于有效的培訓活動讓檔案管理工作者可以熟悉的了解自動化辦公設備的使用，能夠熟練的操作相關軟件，應用計算機技術進行檔案材料的管理，從而有效降低檔案管理工作負擔。其次應當不斷促進技術方法的創新，增強人事檔案的開發利用效率。應用計算機、掃描儀等信息化設備，將紙質檔案材料數字化，建立較為全面的人事檔案數據庫，使用人事檔案管理軟件來開展編目、傳閱、查詢等各項工作，確保人事檔案材料能夠發揮出實際的價值。最后還應當定期組織培訓教育，組織不同類型和層次的檔案培訓活動，促進檔案管理人員的知識結構更新，增強其綜合素質能力。支持檔案管理人員主動學習，促進事業單位人事檔案管理信息化水平的不斷提升。

3 結語

總而言之，在事業單位體制改革不斷深化的新時期下，借助于人事檔案管理工作的創新發展，不斷促進人事檔案管理效率的提升，能夠幫助事業單位更好的開展各項工作。對于檔案管理人員來說應當積極轉變思想觀念，按照新形勢下單位人事檔案管理的具體要求來促進管理體系的構建與完善，加快人事檔案信息化發展，從而真正提高單位人事檔案管理工作水平。

參考文獻

[1]李盛楠.事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化[J].辦公室業務，2019（14）：170.

[2]張書靜.如何做好事業單位人事檔案的鑒別工作[J].科技視界，2019（21）：187+132.

[3]何奕.淺談事業單位干部人事檔案信息化管理[J].中國集體經濟，2019（20）：160-161.