淺談公共就業和人才服務檔案規范化管理

秦好奎 高洪偉

【摘要】公共就業和人才服務是人力資源和社會保障部門的一項重要工作，檔案的規范化管理是做好公共就業和人才服務的基礎和前提。臨朐縣人社局和縣人力資源管理服務中心對公共就業和人才服務檔案管理工作非常重視，1996年實現了各種檔案集中統一管理，并晉升為省二級先進。2009年，晉升為檔案管理省一級先進。

【關鍵詞】公共就業;人才服務;規范化

目前，臨朐縣人力資源管理服務中心存有文書、會計、科技、人事代理、電子、特殊載體六大類。其中，文書檔案534卷（份）、會計檔案2614卷（冊）、科技檔案11卷、人事代理檔案78514卷、特殊載體檔案37件（張）、電子文件16件。如何做好公共就業和人才服務檔案的規范化管理？筆者認為應重點抓好以下幾點。

一、建立檔案管理網絡，嚴格目標考核獎懲

將檔案管理工作列入工作議事日程，經常研究檔案工作。建立組織領導體系，由一名領導分管，檔案機構負責人具體抓，每個科室配備1名兼職檔案員，形成齊抓共管的管理網絡。臨朐縣人力資源服務中心配備了3名專職檔案員，他們在單位工作時間比較長，都具有較高的政治素質，熟悉單位各項業務，有一定的檔案管理知識和經驗;建立檔案管理人員崗位目標考核辦法，做到檔案工作有布置、有檢查、有考核，推進檔案工作不斷上檔升級，服務好單位中心工作。

二、配齊檔案管理設施，健全完善規章制度

一是根據《檔案法》和上級業務部門的有關規定，制定《各類文件材料歸檔制度》《保管期限表》《借閱制度》等規章制度。根據《人事檔案整理規范》，著力建立人事代理檔案管理制度。二是設立檔案庫房、閱覽室和辦公室，購置檔案密集架、空調、防磁柜、去濕機、消毒滅菌機、吸塵器、滅火器、溫濕度計等設備，安裝了防盜門和雙層遮光窗簾，室內放置殺蟲藥、滅鼠藥等，達到“九防”措施齊全;配備錄像機、錄音機、照相機、微機、復印機等檔案現代化設備。臨朐縣人力資源管理服務中心建設了150平方米綜合檔案管理場所，投資十幾萬元用于檔案庫房基礎設施建設，安裝濰坊市勞動事務代理管理系統軟件，利用數字技術動態管理人事檔案信息，提高查詢效率，最大限度地保護好原始檔案。2018年，臨朐縣人力資源管理服務中心錄入代理人員檔案年齡8150份。

三、注重檔案日常管理，發揮檔案利用價值

按照《檔案法》和單位檔案管理制度的要求，及時組織做好檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案齊全完整。根據單位的歷史沿革和檔案工作的歷史演變，依據有關材料，按照檔案行政管理部門的要求，建立全宗卷。安排專人做好庫房管理，天天檢查，天天控制庫房溫濕度。依據需要和方便查閱的原則，編制多種檢索工具，并充分利用數字技術，努力實現全息輸入、關鍵字檢索。注重檔案的開發利用，積極主動開發利用檔案信息資源，為單位工作中心服務，編纂《全宗指南》《大事記》《機構沿革》《檔案利用典型事例》《人力資源管理政策匯編》《人事代理指引》等多種專用材料，實現檔案的利用價值。2018年，臨朐縣人力資源管理服務中心辦理失業、二次就業、退休、補交保險轉移，借出檔案8763份，為各類代理人員查閱檔案3446人次，為達到退休年齡的代理人員查閱檔案年齡，為代理人員少跑腿、確保“一次辦好”，提供了極大方便，得到了領導和社會各界的廣泛稱贊。

四、認真開展監督指導，提升檔案管理水平

根據《檔案法》、上級業務部門的有關規定和本單位的規章制度，積極邀請檔案行政管理部門的專家，為專兼職檔案人員上課輔導，組織人員到較好的單位學習經驗，科室立卷時，派出專人，手把手指導，現場解決疑難;時常對各科室文件材料的收集、保管進行監督檢查，發現問題，及時整改。采取多種形式對專兼職檔案人員進行檔案管理業務培訓，不斷提高檔案隊伍素質。