談檔案管理的創新思路

林曉艷

摘 要：隨著社會經濟的飛速發展和事業單位的不斷增多，事業單位檔案管理的創新發展與檔案信息化建設水平的不斷提升，使得事業單位的檔案存儲的環境變得十分復雜，存在一些威脅事業檔案管理安全的問題，通過網絡方式對檔案數據資料進行惡意破壞的現象十分普遍。因此，對事業單位的檔案管理工作進行創新和完善，能夠實現對事業單位人員檔案安全系統的有效維護。本研究通過對事業單位檔案管理過程中存在的問題進行了深入探討，提出了創新檔案管理的策略，尤其要引入現代化信息技術，以期為改善事業單位的檔案管理工作提供有效的參考意見。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新發展

檔案能夠有效詳細的記錄單位發展情況，是單位重要的活動記載，是了解一個單位最基本的資料，檔案除了能夠記錄歷史，更重要的是可以總結經驗，梳理過去，為單位未來整體規劃、戰略部署提供參考，通過科學合理的檔案保存和管理，正確把握方向，快速推進單位發展。目前來看，我國各級事業單位檔案管理還比較混亂，沒有一個統一的模式，在實際運行中，還存在著一定的缺陷與弊端，不能與時代同步，與事業單位快速發展的制度不相適應，嚴重的還阻礙了事業單位向現代化、信息化、智能化、科學化的發展。只有通過不斷努力，加大開拓力度，在事業單位檔案管理工作模式與方法是銳意改革創新，才能真正做到與時俱進，滿足現代事業單位發展需求。近些年來，我國事業單位檔案隨著編制的增加而不斷增加，創新事業單位檔案資源的管理方式將越來越重要。為了使事業單位檔案管理的各項流程能夠按部就班地有序進行，事業單位的檔案管理人員應當認真細心的整理每一份人事檔案，保證檔案的安全，必要時可以采取網絡備份的方式實現檔案管理工作的安全存儲。事業單位檔案系統的不斷更新，能夠有效促進檔案安全保障體系合理科學地發展，實現事業單位檔案管理服務水平的有效提升。

1 我國事業單位檔案管理過程中存在的問題

1.1 事業單位檔案資料安全保障性差

絕大多數事業單位為了降低管理成本，仍然沿用傳統落后的人工歸檔手段，使得一些需要調離檔案的人員在取檔案時存在極大的不便。事業單位檔案保管不當和遺失問題給事業單位工作人員帶來了極大的不便，使得一些事業單位人事檔案移交時只能采用復印件進行代交，為一些人員提供不真實的虛假信息創造了條件。檔案管理負責人的離職或者休息，會給一些急需檔案的人員帶來極大的不便，一些審批文件的簽字不規范，比如隨意代簽、虛假代簽的現象給事業單位的管理帶來了不利影響，使得事業單位檔案資料的真實性得不到保障，使得一些人員檔案資料的法律效力大打折扣。

1.2 缺乏較強的事業單位檔案資料管理意識

隨著事業單位檔案資料不斷增加，傳統的事業單位的管理人員選擇對一些人員的檔案資料存儲工作漠視的態度，使得檔案資料管理工作得不到有效全面的重視，整理檔案工作和審核檔案資料工作是大多數事業單位檔案管理者首先要完成的任務，尤其是一些易損易失的重要檔案資料的保存與分類工作十分重要。事業單位人員的檔案資料是單位分配編制時重要的參考標準，事業單位檔案資料的安全管理工作變得尤為重要。一些事業單位工作人員往往忽視了檔案的歸檔程序與范圍，導致具有極大保存價值與評估價值的檔案資料出現遺失問題，事業單位檔案資料丟失與歸檔不準確的問題十分普遍，這及大地阻礙了我國事業單位有效利用和優化管理相關人員檔案資料的及時運用，為后續檔案收集與整理工作帶來了繁瑣的工序，使得事業單位檔案資料的歸檔問題得不到有效的解決。因而，解決目前檔案收集與整理工作中存在的安全管理問題，對實現檔案管理的數字化發展具有重要的實踐意義。

1.3 事業單位檔案資料管理不及時的影響

事業單位檔案資料管理不及時對事業單位全體員工的檔案資料進行全面整理對工作人員來說是件苦差事，大多數事業單位目前缺乏由專職的檔案管理人員進行管理，使得落后的檔案管理方式無法適應大量的紙質檔案的整理與分類，也無法適應現代化數字模式事業單位檔案管理的要求。事業單位的管理部門往往忽略了檔案管理資料，不積極對檔案資料進行歸檔。多人共同對事業單位檔案管理資料進行管理，難免出現一些檔案資料出現錯置，導致檔案資料分散，事業單位檔案管理人員也無法實現對所有檔案資料的全面熟悉。

2 創新事業單位檔案管理工作的策略

2.1 確保事業單位檔案資料的真實性

互聯網是實現事業單位數字檔案資料實現全方位移交、精確化歸檔、全面化管理和有效利用的基礎，確保事業單位檔案資料的真實性，有利于提高我國事業單位檔案資料安全管理系統的運行效率，使得事業單位數字檔案信息的存儲位置不斷明確化，保障事業單位數字檔案信息的安全性。對于一些簽字手續不完備的檔案資料更是加重了管理人員的工作量與工作負擔，使得事業單位整理檔案資料的時間被拖延，一些遺失、錯置的檔案資料嚴重影響了事業單位的檔案工作進度。因而，應當防止數據或者文字表達錯誤的出現，一旦發現問題，相關部門責任人員應當立即修改，防止不真實的檔案資料擴大化。

2.2 明確事業單位檔案資料的歸檔順序

事業單位檔案資料的歸檔順序應當包括：事業單位各部門及時上報各自部門不同職工的全部檔案文件材料，實施有效的登記制度，專職人員對檔案資料進行及時的整理工作，提升做好事業單位檔案資料的標簽填寫工作，認真審核每份檔案的簽字情況，同時錄入數字化檔案存儲設備，以作為事業單位檔案資料的備份。事業單位的檔案管理人員要嚴格按照檔案法的各項條文，努力做好檔案文件材料的管理與整理、歸檔、存儲工作，最后完善事業單位人員檔案整理的匯總表，上交檔案總部門。事業單位檔案管理人員還應當提升收集整理的工作效率，對檔案材料的范圍進行明確化，建立完整性、科學化、合理性的檔案資料數據庫，優化管理事業單位檔案。

2.3 建立事業單位檔案管理專職人員負責機制

事業單位的管理人員的檔案管理程序應當予以明確規范，尤其要使事業單位的檔案管理人員對事業單位檔案管理規定的法規文件熟記于心，并且能夠熟悉掌握計算機技術，能夠完善電子檔案數據庫系統，使得事業單位人員檔案雙重備份。事業單位的檔案管理人員專業化、專職化能夠明確各檔案管理人員的責任機制，使得檔案管理職責不斷明確化，使得事業單位檔案管理人員的法律意識不斷增強，使得事業單位檔案管理制度能夠落到實處，使得事業單位檔案管理標準予以明確化。同時引導事業單位檔案管理人員貫徹落實事業單位的檔案管理的細節工作，做好檔案的歸檔工作，及時移交到專職負責人手里。此外，還應當注意單位人員要加強檔案資料的保密性，使得事業單位檔案文件的工作職責予以明晰化。

綜上所述，為了保證事業單位檔案資料的完整程度，保障檔案資料的真實性與合法性。事業單位的檔案管理人員應當積極落實事業單位檔案管理的計劃，積極收集與整理事業單位工作人員的崗位職責，有法可依，有章可循，尤其要注意做好事業單位文件材料的歸檔工作，運用先進的科學技術實現對檔案資料的系統性整理，提升事業單位檔案管理的效率與質量。