事業單位人事檔案管理工作分析

魏薇

摘 要：隨著科技的進步和社會的不斷發展，傳統意義事業單位人事檔案管理方法已經不能趨于現代化，因此必將遭到淘汰。如何尋找到一個適合事業單位人事檔案管理方法是一個需要探討的問題。一個事業單位只有做好人事檔案管理，才能擁有長期發展的資本，而只有尋求新的人事檔案管理方法才能保證該事業單位能夠繼續立足于當代的經濟發展潮流中。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理

1 事業單位人事檔案管理的現狀

傳統意義事業單位人事檔案管理模式存在普遍問題：

1.1 缺乏統一的管理制度，意識淡薄

部分事業單位人事檔案管理沒有明確的制度要求，也沒有建立一套明確的職工人事檔案管理流程，計劃經濟時期，事業單位職工的檔案一般都存放在單位內部，由單位管理，隨著事業單位的改革與發展，人員流動逐漸加大，事業單位員工的檔案也不再只存在于單位內部，部分職工的檔案由上級主管部門、區勞動行政部門、人才中心等部門管理。由于管理部門的多樣化，導致職工檔案管理不夠規范。由于部分事業單位忽視了職工人事檔案管理，導致事業單位需要調動員工檔案時，人事檔案交接的滯后性，有時員工離職需要調走人事檔案時才發現檔案還未調入單位的人事檔案管理部門，這對事業單位的發展以及員工的發展帶來了很多的不利因素。

1.2 管理系統及管理方法落后

隨著社會不斷的進步，計算機技術已經被廣泛地應用于事業單位的管理工作，給事業單位人事管理帶來了很大的便利。但是目前很多單位，尤其是基層單位，一直在使用傳統的人事檔案管理模式，人們對人事檔案管理工作的意識淺薄，忽略了職工人事檔案管理對計算機技術的應用，仍然采用原有的紙質材料保存文檔，在新職工入職時發放給他們表格，新職工需要根據表格上的提示填寫個人信息，表格填寫完畢后將上交給事業單位的檔案部門、人事部門，再由人事部門進行審核，檔案部門進行保存。這種方法一直沿用至今，不斷體現出其弊端。且不論發放給新職工表格需要大量的紙張，單就表格的收集與保存方面，就存在著幾個問題。一方面是在收集的過程中，由于收集人員的工作失誤，可能會存在表格丟失或損壞，最后導致檔案部門的工作量增大，最重要的是很可能泄漏職工的個人信息，給職工的人身和財產安全帶來威脅。另一方面是在保存的工作中，由于檔案部門的工作人員工作量較大，在進行新職工的資料整理、封存時將職工的個人信息標記錯誤，導致后期職工人事檔案提取工作難以辨認。雖然在一定程度也能夠滿足事業單位對職工人事檔案管理的需求，但是很容易引起材料的丟失，而且管理耗費大量的人力資源和空間資源。

1.3 缺乏專業檔案管理人員

目前事業單位缺乏專業的人事檔案管理人員，大多數人事檔案管理人員身兼數職，導致沒有足夠的精力投入檔案管理工作。此外，隨著人事檔案管理人員的調動與離職，未完成交接導致檔案管理混亂，有時甚至導致檔案丟失等情況。由于人事檔案管理人員缺乏專業的檔案管理技能，導致檔案存放錯亂，人員變動時不能夠及時對人事檔案進行調出或調入，不僅影響了員工的利益，也對事業單位的管理產生了不利影響。

以上情況的出現，除了客觀因素不可避免外，還存在著主觀因素：1）事業單位人事檔案的管理制度，收集、整理、編目等檔案的整理規范不健全，人事檔案管理工作沒有制度的制約，沒有規范所遵循，人事檔案管理質量自然就難以保證。2）通常事業單位對人事檔案管理人才的培養不重視，很多單位也因此減少對人事檔案管理人員的配備，減少對人事檔案管理工作所投入的資金，導致了人事檔案管理工作得不到必要的保障，影響了人事檔案管理工作的健康發展。3）隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案已經普遍采用信息化手段來進行管理。但在人事檔案管理工作中，有些先進的技術手段還沒有被使用，計算機技術還沒有在事業單位人事檔案管理工作中廣泛地運用，不利于提高人事管理效率，同時也造成一定的人事檔案管理資源的浪費。這就導致了當下的事業單位人事檔案管理模式存在弊端。

2 加強事業單位人事檔案管理優化的有效措施

2.1 建立完善的檔案管理制度

由于事業單位人事檔案管理工作內容比較復雜，工作量較大，為了方便管理必須將人事檔案管理工作納入到統一管理中來，建立相對完善的人事檔案管理制度，增強管理依據性、規范性及權威性，對單位文件進行編制歸檔，做到有跡可循，充分發揮人事檔案管理最大作用，確保各個部門之間能夠有統一的政策進行工作管理，促進事業人事單位檔案管理工作的順利開展。

2.2 實施檔案管理一體化，加強人事檔案管理

由于事業單位人事檔案管理工作的開展通常會涉及到多個部門，為確保所有人事檔案的完整性，單位管理人員必須加強人事檔案管理一體化，確保人事檔案資料的準確性、完整性。檔案管理人員可以利用信息技術將紙質檔案轉化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點，不過電子檔案涉及到單位內部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，人事檔案管理人員必須對人事檔案的歸檔、保存工作做好，實現人事檔案的安全管理。

2.3 提高人事檔案管理人員的綜合素質，加強相關培訓

為適應工作發展，事業單位人事檔案管理部門要不同程度地引進相關專業人才，對現有事業單位的人事檔案管理人員進行全面培訓，學習人事檔案管理工作的專業文化知識，積累管理經驗，提升管理水平。同時，事業單位人事檔案工作人員要不斷熟悉管理業務，加強學習，在工作實踐中逐漸成長為既懂得管理知識，又掌握信息化技術和信息化應用管理技術的復合型人才。因此，事業單位人事檔案管理人員必須不斷提高自身素質水平，努力順應時代的發展，才能真正促進我國事業單位的發展。

4 結語

由此看來，事業單位人事檔案管理工作對單位的發展具有十分重要的意義，新的管理新方法的出現勢在必行，而且一定會為事業單位的長期、良好的發展提供條件。在當前的社會發展過程中，我們不能只滿足于現狀，而是需要不斷創新并且不斷改進當前事業單位人事檔案管理模式，使事業單位人事檔案工作得到重視并逐漸提高。因此，更需要我們創新工作思路，運用更加科學、系統的管理辦法解決事業單位人事檔案管理工作中存在的問題，不斷提高事業單位人事檔案管理工作的質量，管理好、利用好人事檔案，為促進和諧社會建設的全面發展更好地服務。