審核前移人事檔案質量控制探析

李玉琴 王曉琳

摘 要：人事檔案材料是人事檔案的重要組成部分。如何在人事檔案材料形成前，進行科學的干預，提高其真實、準確、規(guī)范性。以新員工填寫干部履歷表為例，結合問卷調查，將人事檔案審核工作前移至材料形成前，減少人事檔案材料錯項、缺項和漏項，杜絕不規(guī)范（錯的、假的、涂改的）材料，混入正規(guī)的人事檔案，確保人事檔案動態(tài)、準確、真實的原始記錄屬性。

關鍵詞：人事檔案;審核;前移;質量;控制

干部人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是人才信息的主要來源，是個人在整個社會活動中最原始的記錄，是組織人事部門發(fā)現(xiàn)、選拔、培養(yǎng)、任用干部、發(fā)放工資、待遇的重要依據(jù)和憑證[1]。中央組織部于2006年，2014年兩次在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作，從06年“三齡一歷”（即年齡、工齡、黨齡和學歷）到14年的“三齡二歷一身份”（即年齡、工齡、黨齡和學歷、工作經(jīng)歷及干部身份），一方面，說明干部人事檔案審核的重要性，另一方面，也體現(xiàn)了中央狠抓干部人事檔案質量、治理造假的決心。

干部人事檔案真實準確與否，完全取決于人事檔案材料的完整與規(guī)范。只有人事檔案材料的規(guī)范、完整，人事檔案才能真實準確、安全有效。

1 干部人事檔案審核前移的意義

人事檔案管理者應盡早介入，加強干部人事檔案材料審核鑒別，將人事檔案審核關口前移至形成階段，盡早干預，杜絕假的、錯的、不規(guī)范的檔案材料的產生。

干部檔案工作是黨的干部工作的重要組成部分，是干部個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德、業(yè)務能力和各項工作的具體反映，是培養(yǎng)和考察選拔干部的重要依據(jù)。做好干部人事檔案管理工作，是對黨的事業(yè)負責，對干部本人負責。黨的十八大以來中央又對此提出了新的更高要求。

1）干部人事檔案審核的必要性、緊迫性：據(jù)相關報道，2016年1月，第一批省管干部檔案專項審核工作中，420名省管干部因檔案造假受到組織處理或紀律處分，186人因檔案問題被記錄在案，未查清前不得提拔或重用。因此，中組部把整治檔案造假問題列為整治選人用人不正之風的6項重點任務之一[2]。干部檔案造假，嚴重損害了干部隊伍的優(yōu)勝劣汰機制;影響黨和政府的公信力，敗壞社會風氣。

干部人事檔案造假問題不只是發(fā)生在干部人事檔案管理部門，更與檔案材料的形成部門、文書處理部門等機構息息相關。人事檔案管理者未對個人填寫的歸檔材料進行嚴格審查，有些材料就會被隨意或虛假填寫，通過正規(guī)渠道歸入個人檔案[3]。

2）問卷調查顯示，新員工對人事檔案的缺乏正確的認知：為了解新員工的人事檔案的認知，今年我們對新員工就干部人事檔案的相關知識做了問卷調查，發(fā)放問卷70份，收回70份。年齡30歲以下63人（占90%），31-35歲7人（占10%）。學歷大專15人（占21.4%），本科30人（占42.9%），研究生25人（占35.7%）。問卷調查顯示，認為干部人事檔案很神秘的有37人（占52.9%），隨學歷的增高而下降;有27人（占38.6%）沒聽說過干部人事檔案，聽說的43人（占61.4%）中，途經(jīng)：課堂36人（83.7%）、媒體和親友9人（占16.3%）。人事檔案的使用情況：有24人（占34.3%）沒有使用過干部人事檔案，使用1-2次的27人（占38.6%），使用3次以上的18人（占25.7%）;干部人事檔案的內容、利用的選擇正確率分別只有52.7%、52.9%，干部人事檔案的隨人傳遞、組織集中管理、法律責任等知曉率均為100%。

2 審核前移人事檔案質量控制路徑

干部人事檔案是一套完整地反映每位職工的個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務能力業(yè)績的歷史的真實憑證;是干部工作、學習、生活、政治、思想、道德等歷史記錄;要保證人事檔案的權威性、及時性、準確性和真實性，必須保證人事檔案材料的規(guī)范性、邏輯性。

1）提高人事檔案管理者素質：要深入學習、貫徹《人事檔案工作條例》，牢固樹立政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識，要著力完善管理體制、健全工作制度、細化工作標準、創(chuàng)新工作方式，全面提升干部人事檔案質量，持續(xù)推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化[4]。打鐵還需自身硬，嚴格審核各種進檔材料，把好入口關。提高政治站位，堅持原則，不徇私情，不畏強權，對不規(guī)范的、涂改的、造假的檔案材料堅決抵制。

進一步明確、細化檔案管理工作標準和工作流程，利用績效考核手段，評價人事檔案管理工作，提高人事檔案管理的質量和水平[5]。

2）干部人事檔案審核時間前移：科學干預，規(guī)范標準生成人事檔案材料。以前，人事檔案審核是在人事檔案材料形成之后，已經(jīng)歸檔并組成人事檔案宗卷。為更好的落實《人事檔案工作條例》，推動干部人事檔案工作科學化、規(guī)范化管理，現(xiàn)在，把審核工作前移至材料形成之前，就進行標準化干預。比如，新員工干部履歷表填寫，從嚴落實人事檔案材料規(guī)范化。

履歷表是單位了解員工的首要途徑，是維護員工合法權益的重要依據(jù)。本著對組織負責，對自己負責的態(tài)度，填寫前，讓新員工充分了解履歷表填寫目的、規(guī)范要求、了解虛假填寫的法律責任，根據(jù)干部履歷表填寫說明，通俗易懂的加以解釋，結合往年經(jīng)驗，逐頁對干部履歷表中易漏填、錯填之處重點提醒，關鍵處舉例說明，加深理解。調節(jié)現(xiàn)場氛圍，舒緩其緊張情緒，緩解填寫時的緊張心理，促進認知恢復常態(tài)[6]。對特殊的個性化的問題，現(xiàn)場加以指導。經(jīng)過上述指導與干預，今年履歷表規(guī)范填寫當場一次性完成63人（占90%），比往年顯著提高（往年，只是張貼履歷表填寫說明，多人反復修改不斷完善，幾天才能完成）。

3）干部人事檔案審核人群前移：培養(yǎng)大眾人事檔案意識，增加人事檔案認知。以前，干部人事檔案審核的人群都是已經(jīng)工作的社會人，是已經(jīng)建立了人事檔案的人群。現(xiàn)在起，要將服務對象擴大延伸至可能產生人事檔案材料的人群，延伸至準社會人，延伸至學生。由上述問卷調查得知，有38.6%沒有聽說過人事檔案，有52.9%的人認為干部人事檔案很神秘，許多人不知道人事檔案的用途。建議各類學校，尤其是大中專類學校，增加相關內容學習。

人事檔案是個人在學習、工作、生活中形成的歷史的動態(tài)的記錄，學生的招考報名表、錄取通知、學生登記表、成績單、實習鑒定、畢業(yè)生登記表、學位申請表、政審材料、黨團材料、獎勵處罰材料、派遣報到證等，今后都是人事檔案材料。學生應科學理性認識人事檔案，脫下人事檔案神秘外衣。

干部人事檔案內容應真實準確、全面規(guī)范、鮮活及時，所有的材料必須原件存放。今后，這些材料如有更新，應在一個月內主動移交給人事檔案管理者，保持人事檔案動態(tài)的完整性。

4）干部人事檔案審核形式前移：加大宣傳力度，增強人事檔案信息的接受能力。由上述問卷調查得知，大多數(shù)人通過課堂知曉人事檔案知識的，所以說，課堂是傳授人事檔案知識的最佳場所。通過課堂、公共媒體、自媒體等開展人事檔案相關知識宣傳、教育活動，讓受眾自覺的維護人事檔案的規(guī)范性。人事檔案是社會信用體系的重要組成部分，是組織教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎，是反映干部個人政治品、道德、思想、學習工作、專業(yè)、工作、廉潔、家庭狀況、社會關系等情況的真實的記錄材料。本人必須如實、規(guī)范填寫。

通過課程、文字、短片、視頻等推送相關知識，使大眾了解人事檔案與自己的切身利益息息相關，出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位證明、工作經(jīng)歷、身份證明、薪酬待遇及退休費的核定、職稱、職務晉升、自己或家人的政審、考核情況證明、財產公證與繼承、勞動合同及關系證明等，都要以人事檔案為憑證。

3 結論

專業(yè)的東西，需要專業(yè)的人用專業(yè)的方法來做。通過問卷調查，找到問題癥結，有的放矢的開展工作，將干部人事檔案審核關口前移至材料形成前，狠抓落實，利用課堂、傳媒等形式，科學的針對性的宣傳教育培訓，使大眾充分知曉人事檔案內容、用途及規(guī)范填寫的意義，減少填寫時由于概念不清不明造成的錯填漏填，自覺準確規(guī)范的填寫、生成人事檔案材料。保證人事檔案的唯一性、權威性，嚴控人事檔案質量。

參考文獻

[1]中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》[EB/OL]新華社發(fā)布時間：2018年11月29日.http：//www.lydjw.gov.cn/tztg.php？newsid=4923..

[2]李松濤.干部人事檔案造假問題[J].中國檔案，2019.08，60-61.

[3]戴玲，彭長生.基于大數(shù)據(jù)的干部人事檔案審核與監(jiān)管機制[J].檔案與建設，2017.06，31-35.

[4]中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》[EB/OL]新華社發(fā)布時間：2018年11月29日.http：//www.lydjw.gov.cn/tztg.php？newsid=4923..

[5]陳康.醫(yī)院人事檔案管理績效評價的理論探討[J].山東檔案，2018.5.

[6]黃富麗.真實場景下心理壓力的生理特征分析[D].西南大學，2017.06.