辦公室文秘工作水平的提升策略初探

蔡銘

【摘要】通常而言，辦公室的工作質量直接關系到組織機構的整體工作效率，更是決定組織機構良好發展的關鍵因素。而文秘工作則是影響辦公室工作質量的重要因素，文秘工作水平的提升有利于保障辦公室整體工作質量，進而使其整個組織可以實現良性運作?；诖耍嵘k公室文秘工作水平，當好領導的秘書非常重要。本文對國有企業辦公室文秘工作水平提升策略進行了探討。

【關鍵詞】辦公室;文秘工作;水平

國有企業辦公室是整個企業行政管理工作開展的主要陣地，涉及的工作量很大，需要文秘及時向上級匯報現有工作實際情況。辦公室工作職責意味著文秘工作水平與組織內部管理有效性存在著較大的關系。低效的辦公室文秘工作，必然會降低組織機構的辦事效率。因此，必須充分重視辦公室文秘工作，并通過有效的措施，提升文秘工作的綜合水平。

一、不斷強化辦公室文秘人員的服務意識

辦公室文秘人員處于組織機構與管理機構的重要位置，因此要求文秘人員能夠將服務意識內化并有效踐行，從而真正發揮文秘工作固有的促進作用。在辦公室文秘工作實際開展過程中，身為文秘人員應當從有利于組織長遠發展的角度去看待工作，進而最大限度保障組織內部能夠保持良性的溝通，并對組織內部不同的部門進行系統性協調，秉持高效率服務理念，更加科學地開展工作。身為國有企業辦公室文秘人員，在工作開展過程中，會與民眾、政府以及社會進行頻繁的接觸，可以說辦公室文秘就是國有企業的形象代表。所以，面對外部的溝通工作，要樹立“服務社會、服務大眾”的正確理念，進而在社會層面樹立一個良好的國有企業形象。一方面，能夠讓社會大眾進一步了解國有企業的生產理念與服務宗旨;另一方面，則可以建立一個良性的認知體系，有利于擴大國有企業的感染力、影響力。

二、不斷改進辦公室文秘工作的方法

國有企業辦公室文秘工作必然會涉及國有企業相關政策的制定以及執行，同時，關于政策執行的情況以及所帶來的效果都需要辦公室文秘進行跟蹤負責，可見，文秘工作與國有企業健康發展有著非常密切的關系?；诖耍髧衅髽I辦公室文秘對其工作進行不斷改進，主要是根據部門的實際情況，對現有工作的不足進行總結，從而實現優化與創新。在提升工作能力的基礎上，建立一個與國有企業特點相符合的工作體系，使企業、辦公室以及文秘人員能夠實現良性運作。具體來講，一方面，文秘工作者要結合實際情況，對自己在辦公室的位置進行審視，從而掌握工作的特點以及規律，并堅持在工作中不斷摸索與總結，這樣就可以在眾多工作中迅速分析主次，明確輕重緩急，在高強度、高時效要求的工作環境之中也可以做到穩步推進，保障文秘工作能夠適應國有企業的需求;另一方面，辦公室文秘人員要堅持自我提升與調整，善于抓住各種機遇，養成自我總結的良好習慣，有計劃、有步驟地完善自己。此外，因為日常工作的緣故，文秘工作人員還應該對身體、情緒、心理等內在因素進行不斷協調，確保保持良好的工作狀態，靈活應對組織下達的各種任務。

三、加強關注辦公室文秘工作的細節處理

“細節決定成敗”是對辦公室文秘工作最直接的描述，因為文秘工作通常都比較繁瑣與復雜，而身為文秘工作者，無論面對多么復雜、多么急切的問題一定要保持良好的心態，這樣才能以最佳的狀態應對各種問題，并將各個細節做好。首先，要樹立正確的工作態度，在謙虛謹慎的作風下扎扎實實做好本職工作，面對多樣化的文秘工作也要正確對待，在此基礎上還要加強對細節的關注，這樣才能發揮文秘工作的先決性保障作用。其次，堅持“身體力行”的理念，對文秘工作的細節、過程進行剖析，一方面是能夠快速地抓住關鍵問題;另一方面則產生示范效益，帶動其他同事參與進來，養成從細節入手做好工作的良好習慣，在辦公室內部建立務實、嚴謹的工作作風，為國有企業健康發展提供基礎性支持并進行細節方面的完善。最后，倘若要當好領導的秘書，那么面對領導下達的每一個任務都必須認真對待：一是拿到任務，要認真分析，從細節之處找到工作能夠有效開展的切入點。二是堅持在細節上細心琢磨，加強對過程的控制，力求工作盡善盡美，從而高效率完成領導下達的任務。

四、善于抓住辦公室文秘工作的核心

“主動為組織服務”的理念是辦公室文秘人員必須具備的素質，在實際工作中，要對工作進行及時分析，并有效進行整理，然后通過系統加工，最后對其進行快速、準確的傳遞，保障文秘工作的科學性、嚴謹性以及準確性，從而為國有企業管理、決策提供基礎性的保障與支持。第一，確定信息準確的核心要素，以確保其他環節，例如，收集、整理以及分析等等能夠系統地開展，要站在組織長遠發展的角度對各類信息、數據、資料進行分析，并將內在的邏輯關系梳理清楚，從而將其中潛在的問題準確找出來，為領導了解真實情況以及提出解決辦法奠定堅實的基礎。第二，辦公室文秘人員要特別注重上級領導可能會忽視的問題，從而及時為領導做好補充，讓領導能夠做出正確的決策。第三，辦公室文秘工作要有自己的特色，從其工作的特點與規律入手，培養自身的良好素養，從而真正發揮文秘人員在企業領導工作開展過程中的科學性、系統性作用。

綜上所述，辦公室文秘人員要從思想、工作、細節上入手，不斷提升辦公室文秘的水平和能力，系統地進行辦公室文秘專業的再認知、再學習、再創新，真正讓辦公室文秘工作達到高效率、高質量的目標，從而保障組織健康發展。

【參考文獻】

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