文書檔案管理工作的創(chuàng)新方法探析

摘 要：文書檔案管理工作對于一個組織或者單位來說都是至關重要的，很多檔案的信息能夠為組織的發(fā)展提供借鑒和參考，因此文書檔案的管理也越來越受到重視。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息技術發(fā)展的成果惠及了很多領域，文書檔案也不應該落后，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作也該逐漸被淘汰了，本文將從文書檔案管理工作所存在的問題出發(fā)，探究其創(chuàng)新管理方法。

關鍵詞：文書檔案;管理;創(chuàng)新

文書檔案所記載的信息是一個組織發(fā)展歷程的象征，也包含著許多經(jīng)濟、政治信息，這些資料的妥善管理對于組織來說是十分重要的。因此，這項工作有必要進行改革和創(chuàng)新，利用科學技術的發(fā)展，節(jié)約人力、物力，從而更好的為組織服務。

1 文書檔案管理存在的問題

1.1 管理制度缺失

文書檔案管理存在的根本問題就是管理制度的缺失，雖然文書檔案管理工作存在著悠久的歷史，但并沒有一套科學的管理制度能夠?qū)@項工作進行規(guī)范。大部分組織都有自己的考核制度、薪酬制度，卻鮮有聽說那個組織有自己的文書管理制度，大部分是綜合辦公室或者檔案室按照約定俗成的規(guī)則進行收集和整理。在這方面的制度缺乏也導致部分人員分不清工作主次，只會機械的收集和整理這些文書檔案，而忽視了對這些檔案服務和利用價值的開發(fā)，文書檔案的實際作用并沒有被發(fā)揮出來。

1.2 領導重視程度不高

在大部分組織中，管理者都對那些能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的部門更加關注，對于像“后勤”一樣的文書檔案管理工作是較為忽略的，在日常的辦公流程中地位并不高。很多領導都覺得這只是對于過去資料的收集，只能偶爾提供一些借鑒意義，所以對這項工作并不重視，文書檔案管理部門往往是無人問津的。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

一些管理者對于文書檔案管理工作的認識不夠充分，他們認為這是一項較為簡單、沒有什么技術含量的工作，所以很多組織招聘的文書檔案管理人員的專業(yè)技術能力都較低。往往應聘這類工作的人也都試圖這項工作比較清閑，看起來沒什么壓力。在入職后，日常的工作也比較敷衍，缺乏上進心，不利于文書檔案管理工作的發(fā)展。實際上這并不是一項毫無技術性可言的工作，在圖書檔案管理這個專業(yè)中，就要學習組織檔案管理、文書學、檔案管理學等重要內(nèi)容，這是本科期間專門開設的學科，是存在專業(yè)人員的，看似誰都能做，但并不是誰都能做好，文書檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新的前提就是建立一支高素質(zhì)的團隊。

1.4 信息化程度不高

大部分組織的文書檔案管理工作還都停留于書面上，沒有實現(xiàn)電子化、信息化。這一點從各組織每年購進的檔案盒數(shù)量就可以看出，從檔案室內(nèi)經(jīng)年積累的檔案數(shù)量也可以看出。隨著大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，云端的儲存功能也很強大，不一定所有的檔案都要留存紙質(zhì)版，既占用儲存空間，使用、查找起來也非常麻煩。落后的文書檔案管理工作已經(jīng)不適應現(xiàn)代快節(jié)奏的組織管理，急需進行創(chuàng)新和調(diào)整。

2 文書檔案管理工作的創(chuàng)新方法

2.1 加強管理制度創(chuàng)新

文書檔案管理工作創(chuàng)新的重中之重就是制度的創(chuàng)新。尤其對于那些沒有制度或者制度不健全的組織來說，要在這方面多下功夫。可以借鑒國內(nèi)外在文書檔案管理工作這方面做的比較好的組織進行借鑒，結合自身組織的規(guī)模和管理體制加以調(diào)整或完善，產(chǎn)生一個適合自己組織的文書檔案管理制度，為相關部門的工作提供依據(jù)。另外，明確工作重點，收集、整理不是目的，讓這些文書檔案真正的為組織發(fā)展提供借鑒、指明方向才是真正發(fā)揮這項工作的價值。

2.2 轉(zhuǎn)變領導觀念，加強重視

作為組織領導，不能只關注經(jīng)濟效益，更要總攬大局，用發(fā)展的眼光看待問題，文書檔案管理工作雖然不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，但在陷入困境時，往往是過去的經(jīng)驗能夠幫助組織走出困境，這對不同類型的組織都是有著重要意義的。比如醫(yī)院，遇到一個癥狀特殊的病人的時候，往往就需要查閱過去的病例，看看有沒有相似的案例能夠提供幫助，有時候表面的現(xiàn)象并不能完全相信，從本質(zhì)上找到病因才是更重要的。可能看起來是結核問題，但其實是由于真菌感染所引起的，根據(jù)過去的從醫(yī)經(jīng)驗可能無法一眼看出，但總有特殊的病例可以給醫(yī)生一些靈感，從而找到問題所在。對于其他組織也一樣，文書檔案管理工作就像是后備軍，當你需要的時候，它總是能發(fā)揮自己獨特的作用。所以領導者要看到這項工作的重要性，對各部門一視同仁。

2.3 培養(yǎng)管理人才，提高人員素質(zhì)

建設一個高素質(zhì)的團隊對于文書檔案管理工作來說是十分重要的。一方面，在任職資格條件上，可以優(yōu)先選擇具有從業(yè)經(jīng)歷的人或者是相關專業(yè)的畢業(yè)生，他們會對這項工作有著更清楚的認識，往往會認真負責，不會敷衍了事。另一方面，加強員工培訓，提高專業(yè)技能素質(zhì)。首先，可以聘請專家或者高校教授給員工進行知識技能培訓提高他們的管理水平;其次，定期進行能力測試，并收集日常工作的數(shù)據(jù)，找到員工的長處與不足，制定相應的獎勵或懲罰措施，在績效考核時納入相應指標，與薪酬體系掛鉤，以促進管理人員專業(yè)技術能力的不斷提升。

2.4 文書檔案管理工作信息化

在信息化時代，文書檔案管理工作也應該與時俱進，不斷提升信息化水平。一方面，可以對必要的紙質(zhì)版資料進行歸納整理，按編號分類，這樣便于日后的查找和使用。另一方面，可以構建組織內(nèi)部的信息共享平臺，將部分文書檔案管理工作上傳到平臺上，供各個部門參考和使用。就像在醫(yī)院，遇到特殊的病人，醫(yī)院也會組織各個科室進行大會診，并不是病人在心腦血管科就診，這個科室就關起門來診治，各個部門都是相通的，就像人的五臟六腑都需要血液循環(huán)一樣。信息的共享是十分重要的，比如在制造企業(yè)，接到客戶訂單時第一件事并不是投入生產(chǎn)，而是查一查檔案，看一看對方是否曾經(jīng)合作過，信譽怎樣，如果至今還有未付清的款項，自然是要先付清款項才能進行下一次合作。有了企業(yè)內(nèi)部的信息共享平臺，在接到訂單時只需要在系統(tǒng)內(nèi)查找即可，不用再跑財務部查交易記錄等檔案，可以極大的提高效率。這樣的流程能夠最大程度的保障企業(yè)的經(jīng)濟效益，避免出現(xiàn)風險。由于可能涉及到核心機密，要著重加強網(wǎng)絡安全防護，避免被某些不法分子竊取組織機密，將組織暴露在風險之下。文書檔案管理工作的信息化不僅能夠最大程度的提高效率，還能夠節(jié)約成本，減少紙質(zhì)檔案收集、整理以及保存所使用的人力、空間成本。另外，實現(xiàn)組織之間的信息共享也很重要，一些可以公開的資料或者檔案可以在平臺上公布，各個組織間可以相互交流和借鑒，實現(xiàn)行業(yè)的發(fā)展。

3 結束語

對于文書檔案管理工作的創(chuàng)新要從現(xiàn)狀入手，有針對性的進行調(diào)整和改進，結合組織內(nèi)部的實際情況，才能使文書管理工作開展的更加有條理，加強對信息技術的利用，實現(xiàn)各部門之間的交流和信息共享，每個部門都不是孤立存在的，他們之間的業(yè)務流程也是有著千絲萬縷的關系，信息化能夠提高信息流轉(zhuǎn)的速度，迎接檔案管理工作的新時代。

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作者簡介

宋曉琳（1978-），女，漢族，吉林省白山市，本科，中級館員，研究方向：文書檔案管理。