文書檔案管理工作在信息社會的改革與創新

史少征

摘 要：隨著我國社會經濟的飛速發展，各種新型科學技術都取得了長足的進步，尤其是信息技術的發展，為我國的諸多行業提供了新的動力。對于文案管理工作而言，信息技術的發展更是使得檔案管理工作取得了突破性的進步，在這樣的社會新形勢之下，若是想提高文書檔案管理工作的效率，就必須結合這項技術進行改革與創新，以此來保障檔案的有效性和科學性。

關鍵詞：文書檔案管理;信息技術;相關改革與創新技術

1 文書檔案管理現狀

隨著我國社會現代化的進程不斷加快，信息化已經步入各行各業充斥著我國公民日常生活的每一個角落，文書檔案管理工作也必須順應時代發展的潮流進行改革與創新，雖然傳統的檔案管理技術是檔案管理工作者寶貴經驗的傳承，但是已經逐步跟不上時代發展的步伐。但是通過運用信息化技術，就可以為檔案管理工作提供便捷，使其更加規范化和科學化，這樣不僅能夠提高辦公室的工作效率也能減少文件管理工作出現錯誤的可能性。但是在公司日常文書檔案管理的過程中也存在著一些弊端和困境。其中最為主要的就是公司的發展步伐過快，文書檔案管理體系改革無法有效的跟進。

1.1 重視程度不足

企業在進行檔案管理時，相關的管理領導并沒有高度重視檔案管理這項工作的社會意義，對其投入的資源相對較少，并沒有配備與之相適宜的系統。因此檔案管理工作先要提高自身的信息化水平，仍存在著諸多的困難。

1.2 管理人員存在缺陷

檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，對如何加大檔案管理工作信息化水平仍存在思想上的認知誤差，而且個人素質以及技能水平尚且不足。在日常的工作中，無法根據檔案管理工作的特點進行有針對性的技術改革，而且操作能力明顯無法跟上企業的需求，從而使得檔案管理工作無法有序的進行，最終造成文案缺少了科學性和規范性。

1.3 管理缺乏統一性

電子檔案作為其文案管理體系的重要組成部分，是推動信息化發展的主要動力，但是由于諸多原因使得檔案管理工作缺乏統一性。例如部門的權限以及責任認知不明確，內部運行體系并不完善等等，都會導致各部門的文案無法進行統一的調配，最終歸結到管理部門時，檔案存在錯誤或者是缺失，這些都為檔案管理工作的整理增添了無數的工作壓力，使得檔案管理工作的工作效率極其低下。

2 相關改革措施

為了順利的開展檔案管理工作，就必須順應時代發展的潮流，以此來促進企業的發展。

2.1 三全管理

三全管理指的是將檔案管理是作為一個整體的工作體系，對其實施全方位的具體管理，要求公司內部全體人員共同參與。首先對障礙管理的過程進行嚴格的要求，從文件形成的起點到文件流入存檔的終點，都要進行嚴格的把控，但是也并非所有的過程都要一視同仁，要學會把握重點，檔案流經管理層以及傳達層時。很容易增添一些公司的運營目標以及相關的批注，因此檔案管理要對這些過程進行嚴格的把關，科學有效的整合檔案以及檔案的衍生信息，確保信息采集的準確性以及時效性。不僅要將紙質檔案歸收到統一的文件夾內還要在電腦錄入相關的系統，確保雙重保險其次，要求檔案管理工作的全部員工全員參與。落實每一個部門的相關責任，積極配合檔案管理工作，最終檔案統一收集好之后，最后的保密措施一定要做到位，這是對企業負責的基礎，一旦這些檔案發生了泄漏現象，很可能造成公司財產損失，因此檔案的安全是極其重要的。

2.2 三化管理

三化管理指的是精細化，標準化，流程化。公司在運營的時候，必須出臺相關的行業規范，確保檔案管理整個流程都有規章制度可以參考。這樣不僅可以保障檔案儲存的編制以及最終形成的版本標準一致，還能減少錯誤出現的可能性，對后期的檔案電子版以及文檔版有著輔助意義。傳統的檔案管理工作是由檔案管理部門單方面進行統籌工作效率極其低下，但是通過提升其流程化水平，就可以加快工作效率，同時雙重備份的文檔，也能避免信息的缺失。

3 創新意識

3.1 建立檔案管理系統

通過運用大數據信息收集技術以及統籌技術，并且輔助于計算機技術，可以建立起完善的檔案管理系統，這種管理系統在保障工作效率的同時還能對辦公室的責任進行明確的分工。按照文檔的種類分為不同的機密等級，然后分類管理，這樣不僅能提高檔案的保密性，還能方便后期的安保措施防止信息的外泄。

3.2 提升人員素質

工作人員的自身素質對于檔案管理工作而言有著重要的意義，工作人員自身素質不足或者技術水平不足，都無法適應時代發展的潮流，對于推動辦案管理工作信息化水平的提高形成了制約，還有可能因自身素質的原因出賣公司的機密文檔來獲取自身利益，造成公司的經濟財產損失。可以通過微課堂講座或者聘請社會專業的管理人員，對技術人員進行宣講，提高技能水平和職業道德意識。

3.3 強化制度建設

檔案管理工作的時效性尤其重要，一旦文件形成傳輸到管理部門時，就要第一時間實現信息的共享，從根源上消除信息延誤可能帶來的弊端，只有這樣才能保障文件的科學性和實效性。同時還要確保管理人員日常行為的規范性，每一個工作環節都有可以參考的規章制度。通過不同的分工去完成自身的工作，并且責任到人，以此來保障工作效率。

3.4 加強對檔案管理工作的重視

為了適應時代的發展，檔案管理工作必須提升自身的現代化水平，因此單位領導必須消除自身對檔案管理工作的忽視態度加大對檔案管理體系的建設，提升其現代化水平。反復敲定管理流程的各個環節，從中分析可能存在的漏洞，并且提出解決意見。充分完善，認真落實責任業務促進檔案管理工作的良性發展。

4 結束語

綜上所述，檔案管理工作對于企業的發展而言有著重要的作用，不僅能夠推動企業內部穩定運行，還能夠保障信息的實效性和科學性，以此來應對日益激烈的市場競爭，為企業實現堅定目標打下堅實的基礎。

參考文獻

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