試析數字時代高校檔案管理轉型升級

肖雪

摘 要：數字時代的檔案管理是將數字化檔案的信息資源進行完整保存之后，以網絡化的方式進行信息之間的連接，從而實現信息資源共享，在不久的將來，數字化將在提高人們的生活質量方面帶來許多好處。高校檔案數字化的工作必須要做到與時俱進，將更好的檔案管理水平展現出來，真正做到高校檔案的現代化、信息化、網絡化管理。但是在高校檔案數字化當中也存在著一些如安全保障之類的問題，這些問題很有可能會對高校的檔案信息造成丟失、泄露等，因此高校必須將這些問題進行解決，才能真正實現高校的檔案數字化。鑒于此，文章結合筆者多年工作經驗，對試析數字時代高校檔案管理轉型升級提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞：數字時代;高校檔案管理轉型升級;措施

1 當前高校檔案管理工作的基本特點

1.1 緊密化

根據調查之后就能發現，高校檔案管理工作最顯著的一個特點就是非常緊密，而且這項工作不僅與學生之間的聯系十分密切，對于教師、校內職員的聯系也是十分緊密的，這里主要以學生的檔案管理作為主要敘述內容。很久以來，高校檔案管理工作，主要的工作內容就是反應學生的學習狀態以及歷史，其中包括學生的學業、文化生活以及思想道德等等。而且，眾所周知的是，國內的高校教育機構，其主要的工作任務就是為學生服務，以便在未來的教育過程中培養出更多的人才，而檔案管理工作則能將一個學生部分的特質充分地展現出來，故此，這項工作不可謂是不重要的。

1.2 智能化

“智能”這一詞匯對于當今時代種的人民群眾來說，早已經不是一種陌生的詞匯了，在社會中的各項工作當中，其實多多少少都有智能技術的存在，小到人民群眾所使用的手機，大到各種知名企業當中所使用的大型智能設備，而在數字時代背景之下的高校檔案管理工作，同樣是具有智能化這一特點的。

1.3 信息化

我們所生活的時代其實是一個信息化程度非常高的時代，作為一個普通人，每天在工作和日常的生活中也會接收到非常多的信息化，而這正是時代高度信息化的主要體現，因此在這一角度上來說，高校的檔案管理工作也是具有信息化的這一特點的。信息化與緊密化的作用相類似，雖然優點比較多，但是還是存在著一定的弊端的，因此就需要在發展的過程中把握好信息化的程度，使得高校的檔案管理工作在發展的同時也能發揮其更多的作用。

2 數字時代高校檔案管理工作中存在的問題分析

2.1 缺乏先進的管理理念

在數字時代的社會背景下，高校的管理工作得到了全面的提升，各項現代化建設也在不斷的進行，高校的基礎設施也得到了加強，但從高校檔案管理工作的現狀來看，仍舊存在著很多的問題，雖然高校的檔案管理工作形式和內容也在不斷的創新，但是，受傳統思維理念的束縛，管理層對檔案管理的不重視卻真正制約著檔案管理工作的發展。因為在高校領導者看來，學校的生存和發展與學校的教育有著不可分割的關系，而對檔案管理工作不加重視，更認識不到檔案管理的重要性，雖然大多數高校也對檔案工作室進行了投資和建設，但因為思想觀念的制約和傳統工作習慣的影響，檔案管理并沒有形成規范性和標準化，再加上高校管理者并沒有提高對檔案工作人員的培養與教育力度，這就使檔案管理工作變成了一個資料儲藏室，起不到檔案管理的真正作用。

2.2 重視度不夠

相關管理人員甚至是檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度顯然不夠，導致相關檔案的丟失、泄露以及調動效率較低，這樣一來相關單位的管理水平和效率很容易產生問題，這主要是由于檔案管理并不能夠產生直接的經濟效益等原因導致的。

3 數字時代高校檔案管理轉型升級措施

3.1 數字時代的檔案管理工作推動高校的信息化進程發展

讓高校管理者能夠更快認識到學校的發展必須跟隨時代發展的步伐，對于學校中一些已經老舊的設備進行更新，讓學生體會到不一樣的學習環境，從而利用信息化技術促進高校的發展。從另一個角度來講，也是對數字時代的推廣。學校是學生學習的場所，高校加強高科技設備的引入不僅可以加強學生對學習的興趣，同時也加強學生在日常生活中對數字化的應用，加強學生對數字時代的了解，并對數字時代產生興趣。因此，數字化對于高校檔案管理工作和高校整體發展水平來說是一種共同進步的關系。

3.2 建立完善的數字時代背景下高校檔案管理規范

數字時代背景下高校檔案管理活動存在的首要問題，便是對于數字時代背景下高校檔案管理的活動不夠重視，相關企業對于數字時代背景下高校檔案管理部門給予的支持力度較差，這也就進一步導致了數字時代背景下高校檔案管理部門存在的管理松散問題.為此，需要相關的管理部門能夠結合實際的認識檔案管理問題，對檔案管理的活動進行一定的規范，確保職責明確，避免由于職責不明確和管理監督松散，造成的管理活動懈怠等問題，明確地進行有效的改革與創新，并設定正確的獎懲制度，通過正負兩面激勵當前數字時代背景下高校檔案管理數據的工作積極性，以避免由于工作失誤造成的相關管理問題.同時，想要真正構建行之有效的數字時代背景下高校檔案管理安全保障體系，便需要確保相關的管理制度行之有效，同時能夠明確地應用到當前數字時代背景下高校檔案的管理工作中，并對相關的檔案管理工作提供較為高效的指導。

3.3 對高校檔案實現標準化建設

要想實現高校檔案管理工作的高效發展，就必須要加強標準化管控，對所有的電子文件資料進行標準化、規范化的要求，這就需要在高校檔案管理數字時代建設初期就必須要建立健全各項管理制定，加強管理的統一化和各項信息數字化轉化過程中的規范性。比如，要求檔案的錄入統一格式、統一代碼等等，只有這樣才能為后期的使用奠定基礎。具體而言，就是要在管理制度的約束下進行檔案工作的創新與發展，對一些電子文件的處理，必須要保證符合業務標準，與檔案文件格式相符等等。同時還要與技術性標準規范相聯系，保證數據存儲的規范性和標準化，以便于后期的查詢和使用。各高校可以根據自己的實際需求建立數字化檔案目錄數據庫，并對數據庫中的數據進行專題性管理，達到從目錄到檔案的齊全性，讓管理者在使用檔案資源的電子版時的感覺與傳統紙質版檔案一樣的完整和全面。

4 結語

當前檔案管理工作在數字時代的融合下，往往能夠通過一系列新的管理模式或者方式，更好地完成對于檔案的整體精細化管理工作，同時促進相關管理單位檔案管理水平的快速上升，提高檔案管理對于相關單位管理水準的促進和激發作用，以便于更好地維持相關單位的快速發展。

參考文獻

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[2]朱曉杰.數字時代高校檔案管理創新研究[J].檔案管理，2018（06）.