高校檔案管理的現代化發展

齊園園 郭明

摘 要：檔案管理工作是高校發展的必要支撐之一，要求能夠適應高校與社會經濟的發展，隨著目前高校建設中外部因素的復雜以及信息量的大量增長，要求檔案管理過程建立科學化、系統化的管理方式，本文分析了目前高校檔案管理工作開展的策略，為高校檔案管理工作提供了指導意見。

關鍵詞：高校檔案管理;現代化發展;檔案管理制度;信息化水平

高校發展的重要資源之一就是檔案，這在目前信息時代的發展背景下顯示出愈加重要的作用。為了提升高校檔案管理效率，實現有效的資源信息共享，要求檔案管理工作能夠突破傳統檔案管理工作的地域、時間限制。

1 高校檔案管理現代化建設的必要性

在實現中華民族偉大復興的“中國夢”的決勝階段，高校檔案管理工作需要進一步優化、整合，實現檔案信息的數據化錄入，拓寬使用渠道，提高使用效率，更好地支持相關工作的開展。實踐的發展為理論的發展提供了基礎，也呼喚理論的創新，更好地指導實踐。

高校檔案管理一般是針對高校內的招生、管理、科研教學等活動進行管理，采用文字、圖像、聲像等不同的形式記錄高校檔案管理中有價值的信息。檔案管理工作真實地反映了高校教育活動，是高校基本的職能活動。在目前信息技術快速發展的背景下，要求高校充分利用信息技術，促進檔案管理工作的科學化發展。

高校傳統的檔案管理一般是采用紙質與手工管理方式，隨著目前高校檔案管理工作的豐富化，檔案管理工作要求充分利用信息技術，從傳統手工管理方式轉變為計算機管理方式，加強對檔案管理的計算機網絡化管理。目前高校檔案管理要求在對檔案目錄進行分類、存貯與管理的基礎上，針對檔案管理工作建立系統化的信息數據庫功能。

2 高校檔案管理的現代化發展策略

基于高校檔案管理的信息化建設要求，高校檔案管理的信息化建設過程中要求建立健全現代化的檔案管理制度，加強高校圖光館檔案管理工作的科學分類，提升檔案管理的信息化水平，加強檔案管理的資源共享與利用效率。

2.1 建立健全現代化的檔案管理制度

高校檔案管理工作的開展需要有相應的制度作為保證，因此要求高校檔案管理工作過程中積極建立健全現代化的檔案管理制度。與高校的實際檔案管理工作相結合，按照《檔案法》與國家檔案管理工作的相關要求建立高校檔案管理制度。為此要求高校建立現代化的檔案管理意識，結合時代的需要及時更新檔案管理意識與管理觀念，結合高校的教學規律建立符合其實際情況的檔案管理制度。加強檔案管理科學組織運作機制，將具體的檔案管理通過制度的方式進行確立，將檔案管理的各個環節進行制度化、規范化與現代化管理。

為檔案管理工作的開展建立責任追究機制，將檔案管理工作明確到個人，加強圖書館檔案管理工作的收集、整理、歸納與保管。

2.2 加強高校圖光館檔案管理工作的科學分類

高校圖書館檔案管理工作要求結合高校的實際需求，按照內容、形式等多方面內容進行科學分類與整理，與高校自身的實際發展情況相結合，可以將高校檔案管理工作具體分為教學類、黨群類、基本建設類、學生類、行政類、產品生產類、儀器設備類、財會類、外事類等。與高校自身的實際情況相符合，建立科學化的分類方式。將檔案管理材料分為電子、紙質、影像等保存形式。同時將電子檔案與紙質檔案進行同步管理。

2.3 提升檔案管理的信息化水平

一個地方的高校對當地經濟發展具有重要的服務功能，因此要求高校加強檔案管理工作，通過有效的檔案管理為經濟發展與社會建設提供良好的服務功能。隨著目前高校外部環境的變化，檔案管理工作應當積極建立現代化的管理優化方式。在高校檔案中能夠體現教學業務記錄活動以及科研成果狀況等。加強對高校外在形式的宣傳、介紹與交流等，提升高校檔案資源利用率。同時為高校通過外部宣傳、介紹與交流等形式加強高校宣傳，增強高校影響力。

2.4 加強檔案管理的資源共享與利用效率

現代化檔案管理方式的建立與傳統檔案管理的重要區別之一就是能夠實現檔案資源信息共享。現代化檔案管理方式在具有基本的檔案目錄檢索之外，對檔案管理工作具有更高的效率，管理誤差更小。在密碼指令輸入之后能夠提供檢索查找與打印輸出服務，在對檔案信息資源的管理上突破時間與空間的限制，同時降低信息管理成本，為高校檔案管理提供有效的信息共享服務。并為檔案管理信息提供配套的安全過濾系統，用戶在網絡檔案管理系統與管理平臺上能夠獲得相應的信息資源。

3 結束語

現代化建設是目前高校檔案管理的重要內容與形式之一，對高校檔案管理工作的開展具有重要的推動作用，因此在高校建設過程中應當加強檔案管理的現代化發展.將檔案管理工作作為高校發展的重要內容之一，以此為高校與社會經濟的發展提供支持.

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