高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

齊園園 郭明

摘 要：檔案管理工作是高校發(fā)展的必要支撐之一，要求能夠適應(yīng)高校與社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，隨著目前高校建設(shè)中外部因素的復(fù)雜以及信息量的大量增長，要求檔案管理過程建立科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理方式，本文分析了目前高校檔案管理工作開展的策略，為高校檔案管理工作提供了指導(dǎo)意見。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;現(xiàn)代化發(fā)展;檔案管理制度;信息化水平

高校發(fā)展的重要資源之一就是檔案，這在目前信息時代的發(fā)展背景下顯示出愈加重要的作用。為了提升高校檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)有效的資源信息共享，要求檔案管理工作能夠突破傳統(tǒng)檔案管理工作的地域、時間限制。

1 高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

在實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的“中國夢”的決勝階段，高校檔案管理工作需要進(jìn)一步優(yōu)化、整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化錄入，拓寬使用渠道，提高使用效率，更好地支持相關(guān)工作的開展。實(shí)踐的發(fā)展為理論的發(fā)展提供了基礎(chǔ)，也呼喚理論的創(chuàng)新，更好地指導(dǎo)實(shí)踐。

高校檔案管理一般是針對高校內(nèi)的招生、管理、科研教學(xué)等活動進(jìn)行管理，采用文字、圖像、聲像等不同的形式記錄高校檔案管理中有價值的信息。檔案管理工作真實(shí)地反映了高校教育活動，是高校基本的職能活動。在目前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，要求高校充分利用信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。

高校傳統(tǒng)的檔案管理一般是采用紙質(zhì)與手工管理方式，隨著目前高校檔案管理工作的豐富化，檔案管理工作要求充分利用信息技術(shù)，從傳統(tǒng)手工管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理方式，加強(qiáng)對檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。目前高校檔案管理要求在對檔案目錄進(jìn)行分類、存貯與管理的基礎(chǔ)上，針對檔案管理工作建立系統(tǒng)化的信息數(shù)據(jù)庫功能。

2 高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展策略

基于高校檔案管理的信息化建設(shè)要求，高校檔案管理的信息化建設(shè)過程中要求建立健全現(xiàn)代化的檔案管理制度，加強(qiáng)高校圖光館檔案管理工作的科學(xué)分類，提升檔案管理的信息化水平，加強(qiáng)檔案管理的資源共享與利用效率。

2.1 建立健全現(xiàn)代化的檔案管理制度

高校檔案管理工作的開展需要有相應(yīng)的制度作為保證，因此要求高校檔案管理工作過程中積極建立健全現(xiàn)代化的檔案管理制度。與高校的實(shí)際檔案管理工作相結(jié)合，按照《檔案法》與國家檔案管理工作的相關(guān)要求建立高校檔案管理制度。為此要求高校建立現(xiàn)代化的檔案管理意識，結(jié)合時代的需要及時更新檔案管理意識與管理觀念，結(jié)合高校的教學(xué)規(guī)律建立符合其實(shí)際情況的檔案管理制度。加強(qiáng)檔案管理科學(xué)組織運(yùn)作機(jī)制，將具體的檔案管理通過制度的方式進(jìn)行確立，將檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化、規(guī)范化與現(xiàn)代化管理。

為檔案管理工作的開展建立責(zé)任追究機(jī)制，將檔案管理工作明確到個人，加強(qiáng)圖書館檔案管理工作的收集、整理、歸納與保管。

2.2 加強(qiáng)高校圖光館檔案管理工作的科學(xué)分類

高校圖書館檔案管理工作要求結(jié)合高校的實(shí)際需求，按照內(nèi)容、形式等多方面內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類與整理，與高校自身的實(shí)際發(fā)展情況相結(jié)合，可以將高校檔案管理工作具體分為教學(xué)類、黨群類、基本建設(shè)類、學(xué)生類、行政類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、儀器設(shè)備類、財會類、外事類等。與高校自身的實(shí)際情況相符合，建立科學(xué)化的分類方式。將檔案管理材料分為電子、紙質(zhì)、影像等保存形式。同時將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步管理。

2.3 提升檔案管理的信息化水平

一個地方的高校對當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要的服務(wù)功能，因此要求高校加強(qiáng)檔案管理工作，通過有效的檔案管理為經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會建設(shè)提供良好的服務(wù)功能。隨著目前高校外部環(huán)境的變化，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)積極建立現(xiàn)代化的管理優(yōu)化方式。在高校檔案中能夠體現(xiàn)教學(xué)業(yè)務(wù)記錄活動以及科研成果狀況等。加強(qiáng)對高校外在形式的宣傳、介紹與交流等，提升高校檔案資源利用率。同時為高校通過外部宣傳、介紹與交流等形式加強(qiáng)高校宣傳，增強(qiáng)高校影響力。

2.4 加強(qiáng)檔案管理的資源共享與利用效率

現(xiàn)代化檔案管理方式的建立與傳統(tǒng)檔案管理的重要區(qū)別之一就是能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源信息共享。現(xiàn)代化檔案管理方式在具有基本的檔案目錄檢索之外，對檔案管理工作具有更高的效率，管理誤差更小。在密碼指令輸入之后能夠提供檢索查找與打印輸出服務(wù)，在對檔案信息資源的管理上突破時間與空間的限制，同時降低信息管理成本，為高校檔案管理提供有效的信息共享服務(wù)。并為檔案管理信息提供配套的安全過濾系統(tǒng)，用戶在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)與管理平臺上能夠獲得相應(yīng)的信息資源。

3 結(jié)束語

現(xiàn)代化建設(shè)是目前高校檔案管理的重要內(nèi)容與形式之一，對高校檔案管理工作的開展具有重要的推動作用，因此在高校建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展.將檔案管理工作作為高校發(fā)展的重要內(nèi)容之一，以此為高校與社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供支持.

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