職業院校圖書館檔案資料收集與利用

楊玲

摘 要：隨著社會信息化的發展，職業院校圖書館檔案資料信息化管理也成為圖書館管理中一個重要的部分，檔案資料中真實詳細的記載了該圖書館的各個階段歷史，在圖書館管理中起到非常重要的作用。本文主要通過職業院校圖書館檔案資料管理的現狀、圖書館檔案資料的收集和有效利用幾個方面來分析和論述。

關鍵詞：職業院校;圖書館;檔案資料;收集和利用

職業院校圖書館檔案管理是一個看似簡單，但是工作起來確非常復雜的一個工種，它是職業院校圖書館管理工作中一個重要的部分，在圖書館建設中起到重要的作用。需要詳細的對于圖書館資料進行收集、整理、編碼、保管，其中的收集工作又是整個環節重點。

1 目前職業院校檔案管理的現狀分析

目前職業院校整體對于圖書館檔案資料的管理意識非常淡薄，沒有把圖書館檔案管理工作做為圖書館的重點工作，從院校領導到圖書館管理人員整體的缺乏檔案資料管理的意識，總是覺得圖書館檔案管理工作不影響整個院校的大局，對于整個院校沒有太大的經濟和社會效益。都覺得圖書館目的是給院校學生開放學習，滿足學生正常的交流，只要服務好學生都可以了;職業院校圖書館檔案資料管理不到位，沒有建立科學有效的管理制度，整個圖書館沒有更好的創新，科研工作做的特別少，目前好多圖書館還是以紙質的檔案比較多，其他的媒介比較，信息化管理使用比較滯后。因為沒有在檔案管理中形成明文章程，致使好多檔案借出后沒有及時歸檔，造成檔案的損壞或者丟失，給圖書館造成一定的損失;現階段高職院校的工作人員好多都是臨時保管人員，很少有高學歷的檔案管理人才，他們對于檔案資料的管理知識欠缺，沒有足夠的檔案管理經驗，大多都是處理圖書館檔案的日常借閱、歸檔、保管等日常共工作，沒有辦法滿足當今社會對于圖書館建設的信息化方面的需求。

根據以上分析，要提高圖書館檔案管理工作的重視度，建立科學有效的檔案管理方案，招納先進的檔案管理人才，做好檔案資料的收集和利用工作。

2 職業院校圖書館檔案資料的收集工作

職業院校圖書館檔案資料收集工作比較多，收集的范圍比較廣，大致可以分為以下幾個類別。圖書館相關的規章制度、檔案的借閱制定等;圖書館工作的計劃和總結、工作報告、日常會議內容紀要以及各項工作的相關領導簽批的文件內容等;圖書館內的書籍的分類，圖書的目錄等的相關統計文件;圖書館各種財務報賬類憑據、采購情況的登記表以及日常圖書的借閱登記表等;.圖書館內有關學術交流的材料、各種交流總結、發表的論文、期刊;.圖書館工作人員的檔案、招聘材料，以及還有一些日常有價值的照片和視頻等。

圖書館檔案管理人員要提高檔案資料的管理意識，建立科學有效的檔案管理制定，及時做好檔案的收集工作;提高檔案管理人員的檔案管理能力，建立崗位責任制，做好檔案資料收集工作的監督和落實;檔案資料的管理過程中要采用信息化的管理，減少紙質檔案使用，可以采用云技術手段，還可以借助電子設備進行資料的查看和借閱。采用多種渠道開展圖書館檔案的收集和整理工作。建議可以按照文件的類別來先進行有效的分類，可以給檔案分成幾個大類，然后進行編碼，檔案的管理中要采用統一的編碼，編碼上可以借鑒圖書管理中的編碼方法，立好卷宗，最后是建立好檔案資料的借閱制度，做好重要的文件和資料歸檔保管的工作。

3 職業院校圖書館檔案資料的有效利用

3.1 開展多種形式的檔案資料信息咨詢服務

職業院校圖書館檔案管理人員可以科學的實施檔案信息的咨詢服務，在檔案保密原則許可的情況下，職業院校學生可以隨時聯系查詢需要的檔案資料，服務開展的前提需要對于檔案信息類別、編碼等整理好，便于讀者方便查找和查看。

3.2 圖書館檔案資料的信息化管理

現階段圖書館的檔案資料管理要盡量采用科學信息化的手段來管理，圖書館要建立好網站，網站上要實時有效更新圖書信息的資源，及時豐富網站上內容，不斷的增加網站內容的信息量，網站首頁更新好最新的開放圖書公告等，便于職業院校學生能更好的上網瀏覽、查詢、借閱檔案資料的工作。

3.3 圖書館檔案資料整理編研

職業院校圖書館的檔案資料的數量都是比較大的，內容也是分散的，需要檔案資料的管理人員做好信息資料的分類、整編、以及位置的歸類等工作。

3.4 定期舉辦各種檔案信息資源的宣傳活動

圖書館檔案管理部門可以定期的開展評選活動，比如開展最佳讀者的評比活動，看下誰是本期最佳讀者，并作出信息量的公布活動。也可以給圖書館內一部分重要的資料進行開放和借閱活動，公布借閱的日期和周期?？梢越柚鷪D書館內積累的檔案信息資料，向讀者開展閱讀指導的工作。圖書館內的檔案信息資源對于圖書館的發展和建設有著重要的作用，需要進行科學有效的利用。

4 結束語

綜上所述，做好圖書館檔案資料的管理工作在整個圖書館建設中起到重要的作用，職業院校圖書館需要改變原有觀念，不斷創新工作方法，科學有效的做好檔案資源的收集工作，并有效利用信息資源做好圖書館的發展工作。

參考文獻

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