電子化在事業單位人事檔案管理中的發展趨勢

趙智慧

摘 要：電子化是管理工作的新趨勢，電子化已經逐漸深入到社會生活、工作的方方面面，對社會發展產生著重要影響。人事檔案管理作為事業單位的重點管理內容，構建電子化檔案數據庫，開展新型的管理模式，不僅有利于事業單位穩定健康發展，還有利于提升檔案工作水平。在此基礎上，本文將重點分析事業單位人事檔案管理的現狀，探索管理工作的新途徑，進一步提升其工作效率。

關鍵詞：電子化;事業單位;人事檔案管理

事業單位的人事檔案中不僅包含員工的個人信息，還詳細記載了員工的績效狀況，是員工工作情況基本依據。根據事業單位發展現狀來看，傳統的檔案管理模式無法滿足單位發展的時代需求，所以部分單位開始嘗試電子化建設。因此，在未來的發展中，如何完善電子化檔案模式，如何突破傳統管理模式的限制，成為事業單位檔案管理的關鍵。

1 當前人事檔案管理的發展狀況分析

在互聯網信息技術環境下，電子化檔案管理工作是發展趨勢，因為相對于傳統管理模式而言，電子化檔案管理容量大，保存、查詢更加方便，管理工作效率也比較高。在電子化管理模式下，無論是檔案信息采集工作，還是檔案查詢工作，都可以利用計算機直接完成，這樣不僅節約了整理檔案的時間，簡化了檔案管理的流程，還提升了檔案管理工作的效率和質量，對事業單位工作開展非常有利。同時，傳統紙質的檔案管理內容比較復雜，而且紙質檔案保存也會占據空間，可謂是既耗時又費力。但是，電子化管理模式就完全顛覆了傳統檔案方式，可以充分彌補紙質保存不便、查詢效率低等等不足，都是利用電子化平臺完成。由此可見，電子化檔案管理不僅可以緩解檔案工作人員的壓力，還能順應時代發展需求，對改善檔案管理工作問題具有積極意義。

2 當前人事檔案管理的不足點分析

首先：電子化建設尚未完善。電子化檔案管理有利于提升工作的精準性和效率，還可以優化檔案保存工作。但是，當前事業單位的人事檔案管理電子化建設尚未得到完善，如：軟件功能不完善、硬件設施不健全等等，不利于電子化檔案管理工作的順利發展。同時，由于事業單位對電子化檔案建設工作的關注程度有限，忽視了電子化基礎設施、資金支持以及人才投資等問題，從而制約了檔案管理的電子化發展。其次：檔案管理人員的能力有限。人才是檔案管理工作電子化建設的基礎支撐，可以保障電子化檔案管理正常開展。但是當前事業單位內部缺乏優秀的電子化管理人才，大部分檔案管理人員都是老員工，從而導致電子化檔案管理工作開展呈現有心無力的狀態。由此看來，人才是電子化檔案建設不可或缺的一部分，也是推動電子化建設的關鍵因素。

3 事業單位人事檔案管理電子化建設途徑

3.1 健全電子化檔案管理系統

事業單位在不斷的發展中，應該充分認識電子化對人事檔案管理的價值，積極推動電子化檔案管理系統建設，才能為人事檔案管理奠定基礎。首先：基于事業單位內部狀況，構建集共通與個性為一體的電子化管理系統，既要設施檔案管理的共通功能，又要設置滿足單位個性化需求的功能，這樣才能增加電子檔案系統與人事檔案管理工作的契合度，構建出先進的檔案管理系統。同時，在電子檔案管理建設中，不僅應該注重系統的實用性，確保檔案管理人員能夠快速運用系統，還應該強調人事檔案信息的保密性，確保員工個人的信息安全，這樣才是符合事業單位發展需求的電子化系統。

3.2 加強電子化檔案的基礎設施建設

隨著事業單位的不斷發展，人事檔案所運用的管理工具也應該不斷優化升級，將一些陳舊古老設備進行淘汰，配置性價比高、符合檔案管理需求的工具，既要充分考慮資金問題，又要極大限度地滿足人事檔案管理需求，保障檔案管理工作質量。另一方面，軟硬件設施是電子化檔案建設的基礎條件，通過提升基礎設施的配置能力，才能為檔案管理奠定環境基礎。例如，對于事業單位而言，可以推動電子化軟件更新，建立優質的電子化網絡信息，強化管理人員電子化技能。此外，為了保障電子化檔案管理的工作質量，還可以將檔案管理工作明確化、分層化，通過這樣的方式，可以規范管理工作的行為，提升事業單位的檔案管理能力。

3.3 培養檔案管理者的電子化建設能力

專業的人力資源是電子化檔案管理建設的基礎力量，也是開展電子化檔案管理需要重點關注的問題。由于當前電子化檔案管理人員緊缺，部分老員工電子化專業知識欠缺，所以影響了電子化建設工作的開展。因此，事業單位可以基于員工的基礎能力狀況，聘請專業講師進行電子化管理技能的培訓工作，鼓勵內部員工積極參與，這樣可以提升檔案管理人員電子化管理技能。除此之外，事業單位還可以積極開展電子化技術人才招聘工作，打造專業管理隊伍，激發檔案管理部門的新鮮動力，活躍管理部門的工作氛圍，從而提升電子化檔案管理水平。例如，事業單位可以與高校簽訂人才合同，與優秀的電子化畢業生簽訂就業合同，積極開展人才儲備和培訓工作。

4 結束語

總而言之，在信息技術不斷發展的進程中，事業單位搶占先機做好電子化檔案管理建設工作非常重要。根據分析電子化檔案管理的重要性，基于事業單位檔案管理現狀制定了電子化建設途徑，如：完善電子化檔案管理系統、加強電子化管理基礎設施建設以及提升檔案管理人員的電子化建設能力等等，可以從多方面推動電子化檔案管理建設工作，為事業單位發展提供保障。

參考文獻

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