下崗職工檔案管理的社會化

尹佳力

摘 要：社會信息系統的基石就是檔案管理，其為企業單位的生產活動提供了根據，對整個社會也有重要的意義。下崗職工檔案管理工作是檔案管理的重要內容，關系到下崗職工個人的切身利益和社會的穩定。因此，必須要認識到這一檔案管理工作的重要性，推動其社會化，優化下崗職工檔案管理工作。

關鍵詞：下崗職工;檔案管理;社會化

個人職業生涯總體情況的總結與記錄就是檔案，所以其有重要的社會價值。其中的一個重要工作環節就是下崗職工的檔案管理，雖然現階段下崗職工有所減少，但是下崗人員仍然很多，必須要做好下崗職工的檔案管理工作。這是進行下崗職工管理的重要依據，可以有效改變下崗職工的現狀，解決下崗職工管理面臨的問題，推動下崗職工再就業。

1 下崗職工檔案管理的重要作用

目前我國很多企業內部都進行了整治，這是為了有效減少支出成本，符合社會經濟改革的新趨勢，所以失業現象比較普遍，這就需要政府做好下崗人員的二次就業工作，保障其生活來源。現階段國內就業同再就業共存，我國政府非常重視下崗失業人員的再就業問題。但是下崗職工再就業時有很多困難，這是因為各行業間的競爭力增大，高科技機器設備不斷更新，其工作模式富含科技因素，所以必須要重視下崗人員的個人檔案管理服務，這可以很大程度上幫助失業人員進行再就業，社會結構的穩定度得到了維護[1]。目前我國政府要對檔案管理工作中的問題進行改善，下崗職工的二次就業離不開合理化的檔案管理，這樣檔案管理的社會價值才可以發揮出來。

2 下崗職工檔案管理中的主要問題

1）檔案管理不規范。目前專門的檔案管理部門和人才在很多企業和用人單位中都沒有設立，所以檔案管理工作混亂，使得檔案出現不完整、缺失的情況，難以避免其斷檔現象，這也造成了下崗職工檔案管理不規范的問題。而且下崗職工的流動性非常強，這也使得其檔案流動頻繁，更容易丟失檔案，增加了檔案管理工作的難度[2]。同時企業與檔案管理部門之間的信息溝通存在問題，嚴重影響了信息交流傳遞。

2）不重視檔案管理。現在下崗職工的檔案管理普遍不受重視，這與體制、觀念等多種因素有關，而且投入的管理人力資金少，增加了企業的負擔。很多企業沒有完善的職工檔案制度，而且檔案材料不健全，不利于提高下崗職工的檔案管理水平。在破產兼并的企業中，因為頻繁的管理調動，所以經常出現下崗職工檔案流失、檔案殘缺的情況，有些企業下崗職工檔案都是自己保存的[3]。這就不利于企業為下崗職工管理機構提供檔案材料，下崗職工的現狀也得不到改善。

3）檔案管理職責交叉。以前是由多個部分進行企業職工檔案管理的，但是隨著企業的不斷發展，企業職工招聘的都是具有創新精神的人才，這也使得企業人事安排發生了改變。但是經常出現下崗職工檔案管理不科學，下崗職工檔案沒有及時送到人事部進行管理。比如現在下崗的原來職工人員檔案已經被轉移到職工本人所在縣的職業介紹服務中心托管，但是該職工在尋找其他工作時其檔案還在原工作單位保存，這就影響了下崗職工的就業，因為檔案管理問題使得其不能及時上崗，與時代發展的管理方式不適應。而且下崗職工的檔案管理會影響到其養老保險問題，不能接續養老保險金，加重了其以后生活的負擔，這就需要改制企業重視下崗職工的檔案管理工作。在進行檔案管理時，檔案管理人員因為缺乏專業的管理知識，而且檔案管理部門的檔案管理分工不明確，使得檔案管理工作出現混亂。檔案管理工作人員的專業性技能低，檔案管理知識缺乏，所以對于檔案管理過程中出現和存在的問題就比較多，也不能及時發現其中的不足，這就嚴重影響了下崗職工的再就業。

4）檔案管理效率不高。下崗職工的養老保險辦理、退休手續辦理或享受其他的國家福利和待遇都依賴于其檔案，必須要出具相關證明手續才可以享受國家的許多補貼和優惠政策，這些手續的缺失使得辦理其他事務更加麻煩，如果些信息缺失，是難以進行補辦的，所以一旦對下崗職工個人信息統計、工作經歷、工種變化等信息的記錄不足，就會影響其享受相應的權利。通常事業機關單位都有檔案管理人員的專門設置，但是下崗職工的管理少，這不利于開展管理工作。而且因為缺乏專業的管理人員，使得下崗職工的檔案分類、整理和存檔都存在問題。

3 下崗職工檔案管理的社會化

1）提高管理人員的責任意識。隨著社會經濟的快速發展，企業下崗職工檔案管理工作日益重要，通過下崗職工的檔案管理工作，用人單位的人才選用有了參考的資料，國家民生政策的制定和落實也有了保障，推動社會保障制度的建設和完善。因此，企業內部必須要重視下崗職工的檔案管理工作，從思想上重視檔案管理，提高其對下崗職工檔案管理工作的責任感[4]。同時檔案管理人員要嚴格依據相關法律和規定的要求進行檔案管理制度的健全，通過對檔案管理職責的明確來提高下崗職工檔案管理工作的精細化與嚴謹化。在下崗職工檔案收集工作中，要從思想上重視檔案收集工作，充分發揮其內外監督的作用，防止檔案收集工作中出現差錯。在進行下崗職工的檔案管理工作時，要加強與當地就業服務部門的聯系與溝通，防止下崗職工檔案移交工作出現差錯，這樣就業部門就可以在第一時間接收下崗職工的檔案，并進行保管，優化檔案的管理與利用。

2）加強基礎設施建設。下崗職工檔案管理也要做好基礎設施建設，建立高效的下崗職工檔案管理流程。因此，各地的就業服務部門要加快符合標準的檔案庫房建立，積極添置相關的管理用具來保證下崗職工信息資料的完整性。同時也要不斷增加檔案保存的年限，充分利用現代信息技術，發揮有關這一信息資源的作用，實現人工與計算機工作的統一，通過建立高效的檔案管理流程來提高檔案管理工作的效率[5]。

3）規范下崗職工檔案管理。企業檔案管理工作人員必須要具備責任感，認真負責每一份下崗職工的檔案，并根據相關規定進行下崗職工檔案管理，統一輸入真實的用人信息，使用人信息一目了然，便于操作，建立真實有效的下崗職工檔案，使得下崗職工的管理更加規范化。而且下崗職工信息要根據工作程序和規章制度進行，輸入輸出管理必須要實事求是，真實可靠，可以深刻的了解把握檔案資料，并運用科學的方法進行指導和介紹，有效地對接求職者和用人方。這樣才可以真正提高就業率，社會效率大大提高，優化人力資源的配置。

4 結語

下崗職工再就業管理中的一個重要部分就是檔案管理，這也是社會檔案管理的重要組成部分。在下崗職工的檔案中下崗職工的就業情況有詳細的記錄，企業可以根據這些檔案來快速了解下崗職工職業發展中的不足，在其采取的就業幫扶措施中才更具有針對性，有利于下崗職工的再就業，促進社會秩序的穩定。因此，企業檔案管理中必須要重視下崗職工的檔案管理工作，并結合現階段下崗職工檔案管理工作中的問題和不足進行探討，提高管理人員的責任意識，加強檔案管理基礎設施建設，并規范下崗職工檔案管理工作，為檔案管理部門提供真正有效的幫助和啟示。

參考文獻

[1]楊曉英.檔案管理社會化問題研究[J].中國管理信息化，2015（14）：202.

[2]陳德慧.企業檔案管理社會化問題的思考[J].中外企業家，2017（32）：226-227.

[3]張小鋒.企業檔案管理中的社會化問題分析[J].中國管理信息化，2017（18）：174-175.

[4]葉詠詩.有關檔案管理社會化問題探討[J].山東工業技術，2015（10）：228.

[5]趙芳晨.對檔案管理社會化的研究[J].青春歲月，2017（12）：423.