基于規(guī)范化管理視角的地質(zhì)檔案管理策略研究

呂瑞芬

摘 要：地質(zhì)檔案管理是相關(guān)地質(zhì)企業(yè)各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)，直接影響相關(guān)地質(zhì)企業(yè)的經(jīng)營效益。過去一段時(shí)間內(nèi)，部分地質(zhì)企業(yè)對(duì)于地質(zhì)檔案管理工作的重視程度不高，忽視了地質(zhì)檔案在決策咨詢、信息支撐領(lǐng)域的應(yīng)用，導(dǎo)致地質(zhì)檔案無法發(fā)揮出最大的價(jià)值。同時(shí)，部分地質(zhì)企業(yè)雖然對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行管理，但是在管理過程中卻缺乏規(guī)范性、科學(xué)性以及可行性，影響了地質(zhì)檔案管理工作的實(shí)效。基于此，本文從規(guī)范化管理的視角，結(jié)合相關(guān)理論學(xué)說，就如何管理地質(zhì)檔案提出自己的看法，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)地質(zhì)企業(yè)提供理論參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;地質(zhì)檔案;規(guī)范化;信息技術(shù)

1 基于規(guī)范化管理視角的地質(zhì)檔案管理的必要性

1.1 應(yīng)對(duì)地質(zhì)檔案管理工作變化，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求

新形勢下，伴隨地質(zhì)企業(yè)外部轉(zhuǎn)型以及內(nèi)部改革進(jìn)程的不斷加快，地質(zhì)企業(yè)的相關(guān)經(jīng)營業(yè)務(wù)也發(fā)生了變化，地質(zhì)檔案管理工作面臨著的新的挑戰(zhàn)以及要求[1]。一方面，地質(zhì)企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)量的增多，意味著地質(zhì)檔案的數(shù)量也會(huì)隨之增加。同時(shí)，檔案管理人員還需要對(duì)過去產(chǎn)生的地質(zhì)檔案進(jìn)行管理，由此導(dǎo)致檔案管理人員工作強(qiáng)度以及工作壓力的增加。為此，必須要從規(guī)范化管理的視角來開展地質(zhì)檔案管理工作，細(xì)化地質(zhì)檔案管理流程，減少地質(zhì)檔案管理過程中的紕漏，避免重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象。另一方面，隨著相關(guān)行業(yè)競爭的日趨激烈，地質(zhì)企業(yè)也面臨著轉(zhuǎn)型升級(jí)的壓力。推動(dòng)地質(zhì)檔案規(guī)范化管理，可以更好地為企業(yè)管理者以及決策者提供決策咨詢，幫助企業(yè)管理者以及決策者擬定更好的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

1.2 節(jié)約地質(zhì)檔案管理成本的內(nèi)在要求

過去一段時(shí)間內(nèi)，部分企業(yè)的地質(zhì)檔案管理工作呈現(xiàn)出粗放化、隨意化以及盲目化的特點(diǎn)，地質(zhì)檔案管理成本增加的同時(shí)，無法最大限度地提升地質(zhì)檔案管理實(shí)效。鑒于此，有必要推動(dòng)地質(zhì)檔案管理工作升級(jí)，減少資源浪費(fèi)、資源配置不均等現(xiàn)象。除此之外，企業(yè)推動(dòng)地質(zhì)檔案規(guī)范化管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理中存在的不足，有指向性的加以解決，可以不斷提升地質(zhì)檔案管理效率和質(zhì)量，激發(fā)檔案管理人員的潛能。

2 地質(zhì)檔案管理中存在的主要問題

2.1 地質(zhì)檔案管理機(jī)制缺乏

部分企業(yè)地質(zhì)檔案管理機(jī)制缺失，檔案管理人員在管理地質(zhì)檔案過程中存在標(biāo)準(zhǔn)不一、形式不一的問題，無法推動(dòng)地質(zhì)檔案管理工作規(guī)范化。第一，部分企業(yè)尚未制定相應(yīng)的規(guī)章制度，尚未對(duì)不同形式、不同內(nèi)容的地質(zhì)檔案進(jìn)行區(qū)分化管理[2]。典型如，企業(yè)尚未制定電子地質(zhì)檔案與紙質(zhì)地質(zhì)檔案管理規(guī)章制度，很難給予檔案管理人員提供有效指引。又如，圖片、技術(shù)圖紙、聲像、影像等檔案應(yīng)當(dāng)遵循何種管理原則、管理流程，應(yīng)當(dāng)采取何種管理形式，企業(yè)并未加以規(guī)定。第二，部分企業(yè)尚未制定責(zé)任落實(shí)機(jī)制，檔案管理人員在管理過程中存在疏忽，一定程度上影響了檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、安全性。在該種情況下，地質(zhì)檔案規(guī)范化建設(shè)更是無從談起。

2.2 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)滯后，制約了地質(zhì)檔案價(jià)值發(fā)揮

現(xiàn)階段，部分企業(yè)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)滯后，地質(zhì)檔案管理工作與企業(yè)其他業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)，無法最大限度地發(fā)揮地質(zhì)檔案的價(jià)值。第一，企業(yè)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)滯后，地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)存在信息傳輸不及時(shí)、信息孤島等問題，尚未形成對(duì)地質(zhì)檔案的智能化管理、科學(xué)化管理以及流程化管理。相關(guān)業(yè)務(wù)部門仍然是通過線下交接相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，然后由地質(zhì)檔案管理人員對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)。第二，企業(yè)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)滯后，尚未形成信息共享機(jī)制，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)與外部相關(guān)單位仍然需要手動(dòng)傳輸相應(yīng)的檔案，降低了地質(zhì)檔案服務(wù)的實(shí)效和時(shí)效。

2.3 地質(zhì)檔案管理安全化建設(shè)落后

地質(zhì)檔案內(nèi)部信息資源的安全性、準(zhǔn)確性以及完整性是地質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)。只有確保地質(zhì)檔案內(nèi)部信息資源具有上述特征，才可以發(fā)揮地質(zhì)檔案價(jià)值，才能夠推動(dòng)地質(zhì)檔案規(guī)范化管理[3]。然而，現(xiàn)階段部分企業(yè)尚未建立地質(zhì)檔案安全防護(hù)體系，存在較大的安全隱患。第一，對(duì)于紙質(zhì)類檔案而言，企業(yè)尚未從檔案管理環(huán)境、檔案害蟲、環(huán)境監(jiān)測、復(fù)印件保留等方面對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行安全管理。一旦地質(zhì)檔案遭受相應(yīng)的物理損害、化學(xué)損害以及自然災(zāi)害，就會(huì)給企業(yè)帶來巨大的損失。第二，對(duì)于電子類檔案而言，企業(yè)尚未綜合利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行安全管理，容易發(fā)生檔案泄密、檔案損毀、檔案被非法加密、檔案亂碼等問題。

3 基于規(guī)范化管理視角的地質(zhì)檔案管理的基本路徑

3.1 健全地質(zhì)檔案管理機(jī)制，夯實(shí)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)

企業(yè)必須要健全地質(zhì)檔案管理機(jī)制，減少地質(zhì)檔案管理漏洞。第一，企業(yè)必須要建立健全規(guī)章制度，細(xì)化地質(zhì)檔案管理內(nèi)容，推動(dòng)地質(zhì)檔案精細(xì)化管理。總體而言，企業(yè)除了需要建立《地質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》《地質(zhì)檔案電子化處理標(biāo)準(zhǔn)》《地質(zhì)檔案安全管理》等規(guī)章制度外，還可以根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需要，分別明確圖片、聲像、影像、紙質(zhì)等不同類型檔案的處理標(biāo)準(zhǔn)。第二，企業(yè)要健全責(zé)任落實(shí)機(jī)制，重點(diǎn)考核檔案規(guī)范化管理領(lǐng)域的內(nèi)容，設(shè)置相應(yīng)的崗位責(zé)任說明書以及保密責(zé)任書，確保地質(zhì)檔案管理工作有序開展。

3.2 深入應(yīng)用信息化技術(shù)，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢

企業(yè)要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，緩解企業(yè)檔案管理人員的工作壓力，推動(dòng)地質(zhì)檔案規(guī)范化管理。第一，企業(yè)可以組織技術(shù)人員打通地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)與相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之間的信息安全傳輸渠道，確保信息在安全管理系統(tǒng)下的實(shí)時(shí)共享與傳輸。各個(gè)部門相關(guān)專責(zé)及時(shí)傳輸相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)后，由地質(zhì)檔案管理人員進(jìn)行整合和核實(shí)，明確地質(zhì)檔案管理的分工，打造流程化、集約化以及高效化管理模式。第二，企業(yè)可以探索利用云儲(chǔ)存技術(shù)，深化與相關(guān)行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、其他企業(yè)的聯(lián)系，打造信息資料共享模式，提升地質(zhì)資料信息服務(wù)效能。

3.3 重視安全建設(shè)，保障地質(zhì)檔案價(jià)值

企業(yè)必須要將地質(zhì)檔案安全建設(shè)作為一項(xiàng)全局性、基礎(chǔ)性的工作來抓。第一，企業(yè)要進(jìn)一步引進(jìn)相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，擴(kuò)大地質(zhì)檔案保管室的面積，優(yōu)化紙質(zhì)檔案的管理環(huán)境。同時(shí)，企業(yè)也可以探索對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，減少檔案管理成本。第二，企業(yè)應(yīng)綜合利用區(qū)塊鏈技術(shù)、訪問權(quán)限技術(shù)、數(shù)字密鑰技術(shù)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，有效防止木馬、黑客等病毒程序的入侵，充分保障電子檔案的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

4 結(jié)束語

地質(zhì)企業(yè)在開展相關(guān)地質(zhì)工作以及業(yè)務(wù)過程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，這些信息資源直接影響著地質(zhì)企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益的能力。為此，必須要重視地質(zhì)檔案管理工作，將有價(jià)值的信息資源集合起來進(jìn)行管理，減少地質(zhì)檔案管理中存在的不規(guī)范問題，推動(dòng)地質(zhì)檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)。一方面，地質(zhì)企業(yè)必須要從人力、物力以及財(cái)力等方面來夯實(shí)地質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)，營造優(yōu)質(zhì)的檔案管理環(huán)節(jié)，確保地質(zhì)檔案管理工作與其他相關(guān)業(yè)務(wù)工作的有機(jī)銜接，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置以及檔案成本控制的目標(biāo)。另一方面，地質(zhì)檔案管理人員要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，及時(shí)把握我國檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，加強(qiáng)理論研究能力以及檔案實(shí)操能力，不斷創(chuàng)新地質(zhì)檔案管理模式，彰顯地質(zhì)檔案的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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