論述檔案管理工作的重要性

王晰

摘 要：我國綜合實力在不斷的提高，人民的工作與生活質量也得了相應的提升，與此同時，公民的社保工作也就顯得尤為重要，這對于社會保障局來說無疑是很大的挑戰與考驗，對于檔案管理工作也提出了更高的要求與機遇。檔案服務質量是推進檔案管理工作進步的前提與保障，其中包含的工作內容是繁瑣而又復雜，對工作人員也是很大的困難與磨練，管理層的決策也是至關重要的因素，檔案管理工作的發展離不開上下一心的努力與配合，在當前的大環境下，檔案管理工作出現了諸多的問題值得重視，同時也體現出檔案管理工作在社會保障局的重要意義，本文作者就自己的工作經驗，對其進行了詳細的論述與分析，希望能給廣大同業人士帶來幫助。

關鍵詞：檔案管理工作;重要意義;提升服務質量

眾所周知，檔案資料是記錄歷史事物的主要途徑與方式，為人們提供了精準的研究依據，檔案管理工作與人們的工作與生活息息相關，信息化檔案建設也是當前比較重要的任務之一，檔案管理工作需要與時俱進，不斷的加強創新策略與力度，也只有這樣，檔案管理工作的價值才能得到更好的體現。對于任何單位來講，檔案管理工作都占據著非常重要的地位，另一方面，計算機技術的融入會使檔案管理工作更加快捷與方便，對于檔案資料的安全性也有一定的保障，作者建議，目前最主要的目標就是創新檔案管理的信息化建設，使檔案管理工作再上一個新臺階。

1 論檔案管理工作具備的重要意義

1.1 檔案管理工作方便資料的提取與篩選

檔案管理的內容主要處理的是比較重要信息資料，在查閱之前需要設定嚴格的權限程序，在沒有得到許可的情況下，任何人都不可隨意查閱與提取，這樣才可以確保檔案信息的完整性與保密性。另一方面，檔案資料涉及到的內容非常的細碎與詳細，任何企事業單位都設定有自己的檔案管理部門，在遇到必要的問題時，也只有檔案管理工作部門才可以給出詳細的答案進行參考，這也足以說明檔案管理工作的重要性，而作為檔案工作者，更要樹立起自身的職業道德以及保密意識，對檔案資料要負起高度的責任心與使命感。

1.2 檔案資源需要設定妥善的保管模式

在任何單位，檔案部門都是一個非常重要的部門，涉及到單位職工的檔案與歷史，是一項非常寶貴的資源，因此，單位要高度重視檔案管理工作的模式與安全性，并安排具備高度責任心的工作人員進行管理，當前來看，很多單位己然采取了信息化的管理模式，不但方便查閱，并且也具備著高度的安全性，避免在查閱或提取過程中，出現疏漏或遺失的現象，后果將不堪設想。

1.3 檔案管理工作的流程需要進一步的梳理

從事檔案管理工作的人員都知道，檔案管理自身就有一定的繁瑣性與系統性，其中的流程與步驟也是比較瑣碎，筆者通過工作經驗總結出，如果想進一步的提升檔案管理工作的效率，務必需要先梳理檔案管理工作的流程，建立起一套科學性完整性的管理體系，對工作人員進行統一的培訓，這樣才可以綜合性的提高工作效率，使服務質量也得到一定的進展。

1.4 檔案管理需要科學化與多元化

檔案管理工作是對事業單位服務質量的重要體現，畢竟檔案管理資料包含的內容非常詳細，一些重要的優秀成果與事物都在其中，更是為事業單位以后的發展提供著更多的參考價值，隨著近幾年來，我國科學技術的快速發展，計算機技術己經多方面融入到了人們的生活與工作中，檔案管理信息化也是未來的發展方向與趨勢，縱觀當前的社會保障局發展態勢，信息化建設己經占據了很大的范圍，這對今后長遠的發展也奠定了堅實的基礎與前提條件，意義非凡。

2 有效開展檔案管理工作的舉措

當前信息化的背景下，檔案管理工作的內容包含的方面非常廣泛，自身具備著一定復雜性，而作為檔案管理部門以及基層工作人員來說，自身的責任心與綜合素質也是開展工作的核心因素，提升自己的工作技能與綜合素質，時刻也不能停下來，這樣才可以確保檔案管理工作有條不紊的進行與發展。筆者根據自己的工作經驗，總結了以下幾個創新策略，供大家參考：

2.1 保障檔案信息安全性

面對信息化的當前時期背景，關于檔案管理有必要更多注重于確保信息安全。檔案信息本身涵蓋了較多層面與領域，因此作為有關負責人員應當能夠借助相應手段來全面防控檔案信息遺失。具體針對查閱檔案資料來講，應當設置必要的檔案加密措施。相關人員在不具備特定權限的前提下，則不能夠隨便予以查閱。經過全方位的檔案加密處理，應當能在根源上消除檔案丟失的隱患。

2.2 全面提升人員的專業素養

當前來看，某些負責管理檔案資料的專業人員仍然欠缺應有的專業技能和綜合素養。在此情形下，上述人員通常很難切實遵照相應流程來施行檔案管理，以至于表現為混亂的檔案管理狀態。為了全面加以改進，有關部門在現階段就要致力于培育綜合素養較高的檔案管理人員，確保此類人員針對信息化手段能夠予以靈活適用。只有運用日常培訓的方式，檔案管理人員才能逐漸擁有優良的檔案管理專業素養。強化管理者的管理意識和綜合素質。并進行規范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此.要加強管理工作人員對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統計、檢索等相關的工作。由于檔案管理工作的質量問題會受到管理者綜合素質水平的因素影響，作為重要任務的管理者，必須要具有很高的積極主動與創造性，因此要加大對管理者的聯合水平進行培養。

2.3 優化檔案管理的基本操作流程

檔案管理流程通常應當包含搜集各類檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調取資料等。在目前看來，為了顯著簡化現有的檔案管理流程，則需更多引進全新的信息化手段。這是由于，建立于信息化手段之上的檔案管理流程具有更加顯著的實效性與便捷性，并且還能避免某些瑣碎與繁雜的檔案操作流程，進而提升了管理工作效率。

3 結束語

通過以上分析，充分說明了檔案管理工作在社會保障局的重要意義，對于單位的長遠發展有著不可替代的價值，在工作中，我們要不斷的發現問題并做到及時的解決，使檔案管理工作與信息化建設兩者高度融合，同時還要不斷的探索與創新思路，勇于實踐，累積寶貴的工作經驗，加大檔案管理工作的優化速度。近幾年來，我國各方面都在不斷的進步，檔案管理工作在這樣的大環境，更是面臨著前所未有的挑戰與磨礪，我們不但要意識到這一工作的重要性，還要明白信息化建設的重要意義，檔案資料不但是歷史的寫照，更是單位考驗人才與安置人才的重要憑證與依據，因此，我們要高度重視并妥善保管，才可使檔案管理工作更上一層樓，全面提升社會保障局的服務質量。

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