醫(yī)院文書檔案的信息化管理探析

金鑫

【摘要】隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，社會各個領(lǐng)域都加快了信息化建設(shè)步伐，對傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理模式來說，已經(jīng)顯得非常落后，需要注重應(yīng)用先進手段，才能提升檔案管理效率，保證文書檔案的價值真正得到體現(xiàn)。本文將簡述醫(yī)院文書檔案信息化管理的意義，并提出了具體可行的策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;文書檔案;信息化管理

近年來，我國科技水平不斷提升，為醫(yī)院文書檔案信息化管理創(chuàng)造了良好條件，在幫助醫(yī)院提升管理效率上發(fā)揮著重要作用。但是長期以來，我國醫(yī)院在文書檔案管理上采取傳統(tǒng)模式，信息化建設(shè)緩慢，還有很多問題有待解決，這關(guān)系著對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)與利用。對此醫(yī)院檔案管理部門必須高度重視文書檔案管理工作，將信息技術(shù)充分利用起來，確保文書檔案管理工作水平進一步提升。

一、醫(yī)院文書檔案的信息化管理意義

長期以來，大多數(shù)醫(yī)院文書檔案以手工管理模式為主，工作人員由于自身素質(zhì)與能力存在問題，在手工操作中經(jīng)常發(fā)生失誤。醫(yī)院在文書檔案管理中應(yīng)用計算機技術(shù)，發(fā)揮其強大信息處理能力，可以保證文書檔案在收集、儲存上的便捷性與有序性，同時也讓文書起草與傳遞更加便利，促使辦公效率實現(xiàn)提升。通過信息化手段對文書檔案實現(xiàn)管理，讓檔案在目錄與內(nèi)容上完成合并，并讓檔案信息與載體進行了分離，讓醫(yī)療機構(gòu)之間在檔案信息上加強了互聯(lián)共通，實現(xiàn)了檔案利用效率的提升。在信息技術(shù)支持下，能夠有效提升信息調(diào)閱速度，并提升了檔案信息調(diào)閱中的查全率與查準率。在傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理中，檔案傳遞中將受到人為、距離與方式等限制，容易出現(xiàn)丟失的情況，但是進入信息化時代以后，醫(yī)院文書檔案利用網(wǎng)絡(luò)能夠完成信息的高效傳遞，讓文書檔案傳遞時安全性與及時性實現(xiàn)提升。

二、醫(yī)院文書檔案的信息化管理策略

（一）加強檔案信息化標準體系建設(shè)。在檔案實體管理模式與方法影響下，檔案信息化管理標準規(guī)范也更加復(fù)雜，同時無法統(tǒng)一起來。在此背景下，醫(yī)院文書檔案信息化管理標準不明確，也增加了檔案信息傳輸?shù)碾y度。對此醫(yī)院應(yīng)該合理確定文書檔案收集、整理、歸檔以及利用等實施標準，對文書檔案信息化管理工作進行規(guī)范。為了達到這個目標，醫(yī)院應(yīng)該注重應(yīng)用專網(wǎng)系統(tǒng)，打造文書檔案管理信息化平臺，在資金上增加投入，為文書檔案管理信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

（二）建立文書檔案計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為提升醫(yī)院文書檔案信息化管理水平，還需要建設(shè)計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并將相應(yīng)的硬件設(shè)備配置齊全。在購置硬件設(shè)備的過程中，應(yīng)該充分考慮到文書檔案信息化管理要求，特別是對一些重要而隱蔽性較強的文書檔案來說，還要采取全程監(jiān)控的措施，加強文書檔案保存、管理和查詢等工作。在醫(yī)院文書檔案信息拷貝與移動的時候，應(yīng)該對U盤與移動硬盤進行檢查，讓其更加安全與可靠，并將備份工作做到位，積極更新計算機防火墻，讓醫(yī)院文書檔案信息化管理工作順利開展。

（三）創(chuàng)新文書檔案信息化管理模式。在信息時代背景下，醫(yī)院文書檔案管理信息建設(shè)速度還很緩慢，應(yīng)該注重對先進信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，讓文書檔案管理與科學(xué)技術(shù)充分結(jié)合起來，保證文書檔案管理工作效率實現(xiàn)提升。醫(yī)院要結(jié)合文書檔案管理實際情況，有針對性引進新的技術(shù)與設(shè)備，并確保有完善的基礎(chǔ)辦公設(shè)施，為檔案管理人員高效開展工作創(chuàng)造有利條件。在先進技術(shù)與設(shè)備支持下，檔案管理人員工作效率才能實現(xiàn)提升，也真正發(fā)揮出文書檔案的作用，促進醫(yī)院的進一步建設(shè)與發(fā)展。

（四）增加檔案信息化建設(shè)力度。在醫(yī)院文書檔案信息化管理過程中，應(yīng)該將辦公自動化系統(tǒng)利用起來，對其功能和內(nèi)涵進行豐富，并在模塊上實現(xiàn)擴展，主要包括文書處理、文件管理及檔案管理等模塊，并保持相對獨立與相互關(guān)聯(lián)的狀態(tài)。這些模塊要將整個醫(yī)院文書檔案管理流程涵蓋在內(nèi)，在文書處理中可以對收文發(fā)文預(yù)歸檔，文件管理中也能整理著錄的文件與案卷，檔案歸檔管理中可以進行重新編目、追加歸檔、編電子文號、編存放號、案卷銷毀鑒定和進館鑒定等管理工作，逐步實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理水平的提升。

（五）提升檔案管理人員素質(zhì)。信息時代對檔案管理人員提出了更高要求，必須注重在業(yè)務(wù)能力上的提升。一方面，醫(yī)院要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，嚴格實行學(xué)習(xí)激勵機制，鼓勵檔案管理人員加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，主動參與到學(xué)歷教育中，并通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、在職學(xué)習(xí)以及短期培訓(xùn)等方式，實現(xiàn)自身綜合素質(zhì)與專業(yè)技能的提升。另一方面，要實行自學(xué)為主、培訓(xùn)交流為輔的學(xué)習(xí)模式，在醫(yī)院內(nèi)部營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，讓學(xué)習(xí)終身化與長效化。只有從整體上提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，才能為醫(yī)院文書檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)，更好地服務(wù)于醫(yī)院各項工作。

三、結(jié)語

總之，新時期醫(yī)院要加快文書檔案管理信息化建設(shè)步伐，增加資金投入與人才培訓(xùn)力度，才能保證文書檔案管理效率實現(xiàn)提升，真正發(fā)揮出文書檔案的應(yīng)有作用。對此醫(yī)院要充分認識到文書檔案管理信息化建設(shè)的重要性，不斷優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，保證文書檔案得到妥善管理。這樣才能為患者和家屬提供更好的醫(yī)療服務(wù)，也促進醫(yī)院工作高效開展。

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