檔案數字化的質量管理和安全保密工作的措施

羅天香

摘 要：隨著我國科學信息技術的發展進步，我國的檔案管理工作也逐漸地朝著數字化的方向發展。同時，由于檔案數字化管理在質量和安全保密方面都有著較高的要求，因此，我國政府和相關部門也應該加強對檔案數字化的分析和研究，制定相關的檔案數字化的質量管理和安全保密工作的措施，為檔案管理工作的質量和安全性保駕護航[1]。

關鍵詞：檔案數字化;質量管理;安全保密工作;措施

1 引言

新時期下，隨著計算機信息技術的普及，我國的檔案管理工作也迎來了新的春天。檔案管理人員在日常的檔案管理工作中逐漸地開始應用數字化技術，大大提高了檔案管理工作的便捷程度。但是，就目前我國檔案數字化的實際現狀來看，其在具體的工作中還面臨著很多問題。為此，我國政府和相關部門應該明確檔案數字化質量管理和安全保密工作的內容，從而以現階段我國檔案數字化的問題為基點，研究相關的優化措施，提高我國檔案管理工作的效益。

2 檔案數字化質量管理與安全保密工作的內容

1）檔案數字化質量管理的內容。檔案數字化質量管理的目標是保證檔案使用的效率，優化檔案數字化管理的環境。在實際的檔案數字化質量管理工作中，工作人員需要明確數字化建設工作的方案和原則，從而不斷完善檔案數字化質量管理工作的流程。另外，工作人員還需要結合實際情況選擇合適的數字化檔案管理軟件，充分發揮檔案數字化質量管理工作的效益。

2）檔案安全保密工作的內容。檔案安全保密工作指的是管理人員要建立并完善檔案安全保密工作制度，并結合檔案安全保密工作的目標，細化檔案管理人員的責任和義務。另外，管理人員還需要制定檔案安全保密管理的計劃，通過加強對工作人員的培訓，提高相關工作人員的安全管理意識。除此之外，管理人員還需要在檔案安全保密機制中設置身份識別系統，最大限度地保證檔案的安全性。

3 我國在檔案數字化方面面臨的問題

1）軟硬件系統的難以滿足檔案數字化的要求。現階段，我國在檔案數字化管理方面存在的最主要的問題就是軟硬件系統難以滿足檔案數字化的要求。具體表現為：第一，檔案的數字化管理相對于傳統的管理方法而言對硬件和軟件設施的要求更高，但是，就目前的實際情況來看，我國的檔案管理工作在硬件設施上，計算機系統還存在卡頓問題，硬盤容量也有待增加;第二，我國檔案管理工作的通信系統等設備也不夠先進，無法完成檔案數字化的相關操作;第三，我國部分企業的檔案管理工作的軟件沒有注意與時俱進，使得軟件的版本較低，影響檔案數字化的發展。

2）數字檔案的保密程度還有待加強。檔案數字化雖然為檔案管理工作提供了很大的便利，但是，與此同時，也增加了檔案泄露的幾率，影響檔案的安全性和保密性。首先，在檔案數字化的環境下，不法分子很容易在檔案數字化系統中植入病毒，導致檔案資料出現或者是毀損的現象;其次，部分檔案管理工作人員自身的安全意識不高，在日常的管理工作中沒有重視管理系統的安全排查，在一定程度上也給了不法分子可乘之機;最后，我國部分企業的檔案數字化系統還有待完善，在實際的管理工作中缺乏對系統的維護，使得檔案數字化管理存在安全隱患。

3）檔案管理人員的專業水平還有待提高。檔案數字化管理對管理人員也提出了新的要求，但是就目前我國檔案管理工作的實際現狀來看，部分管理人員的計算機知識還有待加強，使得在日常的檔案數字化管理工作中，操作時間較長且容易出現失誤，最終影響檔案管理工作的質量和效率。另外，一些年紀較大的檔案管理人員，受到傳統思維的影響，很難在短時間內接受新的事物，導致檔案管理工作的數字化程度不高[2]。

4 提高檔案數字化的質量的措施

1）建立并完善檔案管理制度。檔案管理制度是檔案數字化建設的基礎，因此，企業要想充分發揮檔案數字化管理的作用，首先應該是建立并完善檔案管理制度，為檔案數字化管理工作提供科學的制度支持。第一，企業要嚴格按照《中華人民共和國紙質檔案數字化技術規范》，完善檔案數字化管理的操作流程;第二，企業要加強對檔案數字化管理工作的監督，保證檔案管理制度的落實;第三，企業要加強制度宣傳，讓相關的檔案管理人員加深對檔案管理制度的了解，從而明確自身的責任和義務，提高檔案管理工作的質量。

2）加強對檔案質量管理人員的培訓。檔案數字化管理模式在實際的應用過程中也和傳統的管理模式有著很大的不同。因此，企業應該加強對檔案質量管理人員的培訓，不斷提高管理人員的數字化檔案管理技術水平，保證檔案管理工作的質量。首先，企業要加強對檔案管理人員的選拔，合理安排檔案管理職位，提高人才的利用率;其次，企業要加強對檔案質量管理人員的責任心培訓，使其在管理工作中保持負責的態度，提高工作質量;最后，企業要加強對檔案質量管理人員的職業道德和專業技能的培訓，提高檔案質量管理人員的綜合素養，最終提高企業檔案數字化管理工作的質量。

3）不斷完善檔案管理數字軟件系統。企業要加強對檔案數字化管理的軟件系統的引進，利用新時期下的軟件系統完成檔案信息的收集、儲存和檢索，進而保證檔案數字化管理工作的有效性;第二，企業的檔案管理人員在應用軟件系統時需要注意檔案數據信息中的數據格式等相關細節，及時發現檔案數字化管理中的錯誤，從而完善檔案管理工作的流程;第三，企業的檔案管理人員要加強對軟件系統的維護，并注意數字化軟件系統的更新，保證軟件應用的先進性，避免出現軟件兼容問題，影響檔案數字化管理工作的質量。

5 提高檔案安全保密工作效益的措施

1）加強對檔案管理人員的安全教育。上文也提到了檔案管理的數字化發展雖然給檔案管理工作帶來了新的契機。但是，與此同時，也增加了檔案管理工作的安全隱患。因此，企業要想提高檔案數字化管理工作的安全性和保密性，首先應該做到加強對檔案管理人員的安全教育，避免檔案管理人員在日常的檔案數字化管理工作中存在不安全的行為。企業可以通過開展安全教育講座、發放檔案安全管理的教育刊物等方式提高檔案管理人員的安全意識，提高檔案數字化管理的安全性和保密性。

2）強化人員管理工作的效益。人員管理工作是檔案數字化管理的前提保障，其工作效益直接代表著檔案數字化管理工作的效益。因此，企業應該不斷強化人員管理工作的效益。首先，企業要加強對人員的審核，保證企業員工的綜合素質;其次，企業要細化員工的工作職責，避免出現相互推卸責任的現象;最后，企業要加強對員工的思想動態的監控，加強和員工的思想交流。

3）加強檔案安全系統的建設。企業要完善檔案數字化的安全保密制度，并加強監督，保證制度的順利落實。為此，企業要加強對檔案安全管理重要性的認識，對于一些由于管理人員失誤而造成的檔案安全問題要嚴格按照規章制度進行處罰[3]。

6 結束語

綜上所述，隨著我國檔案工作的數字化發展，檔案數字化的質量管理和安全保密工作也逐漸成為了企業檔案管理工作的重點。為此，企業應該加大對檔案數字化管理工作的投入，完善相關設施，加強對人員的培訓，不斷提高檔案數字化管理工作的質量和安全程度，促進企業的檔案數字化建設。

參考文獻

[1]劉景洋.基于檔案管理的數字化建設與安全保密實施策略[J].辦公室業務，2018（12）：106.

[2]吳藝輝.檔案數字化的質量和安全保密研究[J].現代國企研究，2018（12）：113+115.

[3]王崇.談檔案數字化的質量和安全保密控制[J].才智，2017（30）：226.