優化高中學生檔案管理

摘 要：管理學生檔案是學校的日常工作，要樹立重視管理的觀念和意識，不斷提高高中檔案的管理工作和業務水平。檔案管理員要具備專業素養，建立創新管理模式，尋找最優化的管理方法和手段，從而高效便捷地推動檔案管理工作的進行。

關鍵詞：高中學生檔案;優化管理

高中學生檔案是記述和反映學生發展狀況和學習狀況的文件，是人事檔案的雛形，對學生的長遠發展具有重要意義。檔案管理員要做到檔案不空白、不遺失、不泄密和不損壞，保護學生的切身利益，維護學校的可持續發展。

1 高中學生檔案的現狀

1.1 紙質檔案和電子檔案

高中學生檔案一部分是紙質學籍檔案，另一部分是電子素質評價表。由于紙張的保存要防潮、防蟲、防老化、防洇，故而紙質檔案容易損壞和不可再生，整理歸檔難度大。并且紙質檔案管理工作繁瑣、信息安全保密性差、信息檢索難度大。查閱紙質檔案還要小心謹慎，避免人為損壞。查閱效率低，例如：搜索學生的個人情況，必須知道學生姓名、哪屆畢業、班別學號等，然后根據檔案文件的唯一文件名進行一一查看。對于信息不全的搜索，查詢過程中要逐一翻閱排查，工作量大也極其繁瑣。由于歷史技術問題，我校紙質檔案保存著建校以來所有學生的資料，我校有專門的檔案室保存這珍貴的文件，具有濃郁的文化氣息。

電子素質評價表是高中生高考檔案的必備材料，記錄著高中三年學生所修的學分和社會實踐情況。由教師收集，學生填寫，系統管理員錄入。系統支持學分和社會實踐用excle導入，其他的興趣愛好和獎罰情況就要根據上交的表格一一錄入。由于大多復讀生不是本校學生，而且來自不同學校，文理分科也無規律，故其信息的錄入不能批量導入，只能根據實際材料手動緩慢輸入。

1.2 管理員缺乏專業素養

檔案專業人員稀缺，學校在招聘時很難聘用專業人才，挑選檔案管理員時只能在學校原有教職工中隨意挑選。其管理經驗一般是從老一輩管理員中獲得，易造成管理能力不足、管理理念不更新、管理規則不明確等弊端。學生檔案的管理工作質量低下、歸檔整理學生檔案時偶發性缺失或遺漏、計算機實際操作能力差、缺乏工作態度工作耐心和工作熱情等缺點。

2 優化管理高中學生檔案的對策

2.1 提高信息化管理

隨著信息時代的發展，電子計算機和手機不斷沖擊著我們的日常生活。在工作上要緊跟時代的發展，充分利用時代發展的產物，促進工作智能化。

全國中小學生學籍系統能在全國范圍內處理學生基礎信息管理、學生異動管理（轉班、轉校、休學、復學、退學）、畢業生信息管理（小學畢業、初中畢業、高中畢業）、獎懲管理等多項功能，并進行綜合管理和快速查詢，有助于提高整個學校的教育水平和管理水平。能快速檢索學生從小學初中高中的基本信息，在處理跨省轉學具有明顯的優勢，降低辦理難度讓學生和家長縮小辦理周期。只要聯系好學校，轉入學校系統管理員提出申請，轉入教育部門管理員審核通過，轉出學校系統管理員確認轉出，轉出教育部門同意即可。學生提交完整的材料后，這些操作只需在計算機上完成，還可根據需求打印紙質證明并蓋章。

廣東省最新學籍檔案能在手機或者平板電腦的APP中操作，更大程度解決了時空問題。利用現代科技的新型信息技術，創新檔案輸入、查詢、搜集的功能，從而在本質上提升高中學校的檔案管理模式，為學校各項工作的順利進行提供便利。學生登錄個人賬號填寫個人信息，教師按模板輸入學生成績和學分，系統管理員統籌規劃數據。把任務分級安排下去做，減少了檔案管理員的工作量，也提高了信息的精準度。云端存儲數據可隨時隨地處理問題，有效保密學生的個人信息，實現不同權限者的各種需求。使學生檔案嚴格按照《高中學生學籍檔案管理辦法》執行，規范中學生學籍管理，促進基礎教育管理的科學化、規范化、制度化、信息化，保障青少年受教育權利和享受教育帶來的優越感。

我校周啟業老師開發的啟業網極大程度提高了處理學生每次考試成績的效率。這是一個動態登計分數的系統，一個全校性數據共享的平臺，記錄歷屆學生的考試信息。例如：每次考試各科成績、各科排名、單科排名、文理排名和學校效果評估報告。不用人工統計，而是系統后臺動態統計，當每一個教師把各個學生的成績輸入進去，系統就會運算一次，學生能及時查閱自己的考試情況。不用等到所有教師把所有學生的成績全部錄入，學生就能查詢到已有的信息。據說這個系統有一千萬個代碼字符，有幾百張頁面，有幾十個數據庫。優化檔案信息化整理過程和數據的填寫錄入工作，使填寫規范和準確填寫，提升檔案管理的效率。其功能很強大，包括校歷表、學生考勤、德育管理、成績管理、教學質量監控、校務公開、網絡文件系統、學生資料和個人資料等教育教學方面。從各個方面完整地記錄學生和教師的信息，提高學校的管理進程和信息整合率，為師生提供便捷，把更多時間和精力放在教育教學上。

2.2 提高管理員的素質

首先，學校要重視學生檔案的管理。建立檔案管理委員會，建立完善的管理制度，從而督促教師及時上交材料、落實材料填寫的規范性、完善檔案資料的查閱和外借手續、規范學生出具在校證明和畢業證明、按實際情況為學生提供考試成績的憑證。其次，學校要大力落實資金的投入。多讓管理員走出去與外校相關專業人士交流學習，管理員定期參加專業理論的拓展培訓，為管理員提供先進的電子計算機等設備。最后，善于學習就是善于進步，時代在不斷發展，信息技術也在不斷更新換代。作為檔案管理員要秉承“活到老，學到老”終生學習的理念，不斷學習新的管理知識，“升級”大腦，增強自己的專業知識和綜合素質，更好地服務學生。

2.3 創新管理模式

根據實際的工作需求創立合理的、符合規范的檔案收集程序，制定有序的檔案整理歸納的程序，并加大對檔案的管理力度。為此，高中檔案管理部門必須改變服務手段，創新符合信息化發展的新服務方式，建立起現代化的檔案管理模式，推動智能化發展在高中檔案管理工作中的應用。

3 優化高中學生檔案的意義

隨著信息時代的不斷創新，如何科學有效管理和利用檔案資源，如何發揮網絡時代產物對學生檔案的作用，如何使信息高效提取、傳輸、利用。時刻要求與時俱進共同發展，做到管理的高效性、持久性和創造性，從而促進高中學校穩定發展。檔案是記錄學生成長的“紀實報告”，完善的、科學的、信息化的學生檔案管理模式對個人來說意義重大、極其重要。

參考文獻

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作者簡介

葉姍姍（1992-），女，漢族，廣東陽江，信息技術中學二級教師，大學本科，陽江市第一中學，研究方向：高中學生檔案管理。