探究OA系統與檔案管理系統之間的無縫鏈接

范文靜

摘 要：在醫院日常辦公中，需要依靠檔案提供學術、醫療、管理等各方面的數據信息。基于此，本文對醫院OA系統與檔案管理系統的鏈接需求展開了分析，并從前期調研、賬號統一、數據交換、數據關聯等方面提出了系統的無縫鏈接措施，為關注這一話題的人們提供參考。

關鍵詞：OA系統;檔案管理系統;無縫鏈接

在醫院檔案管理信息化建設中，伴隨著醫院規模的不斷增大，檔案管理系統在檔案資料調用方面的問題日漸凸顯。為滿足醫院對現代檔案的管理要求，還要引入OA系統，實現與檔案管理系統的無縫鏈接，以便實現數據信息共享，為醫院正常工作開展提供數據支撐。因此，需要加強OA系統與檔案管理系統之間的無縫鏈接研究，從而促進醫院檔案管理水平的提升。

1 OA系統與檔案管理系統的鏈接需求

伴隨著信息技術的發展，醫院開始運用OA系統辦公，采用多媒體、超文本傳輸技術擺脫地域限制，隨時隨地進行文本、聲音、圖像等數據信息的訪問，完成信息查詢和錄入等操作。而醫院檔案管理系統用于對各種檔案文件資料進行存儲和調用管理，如醫療檔案、成果檔案、設備檔案、財務檔案、文書檔案等等。就目前來看，醫院OA系統與檔案管理系統保持相互獨立。伴隨著醫院檔案數據資料的不斷增多，檔案管理系統數據更新和調用管理日漸繁瑣。醫院職工在利用OA系統辦公期間，如需調用檔案資料還要反復進行檔案管理系統登錄。在資料檢索方面缺乏優勢，檔案管理系統操作缺乏實效性。與OA系統實現鏈接，發揮OA平臺自動化性能，則能使醫院檔案管理輕松、便捷。實現二者無縫鏈接，用戶可以通過OA系統直接進行檔案資料查詢、搜索和打印，為用戶操作提供便利的同時，促使檔案資料利用率得到提高[1]。而通過OA平臺直接進行檔案資料修改、增刪等操作，能及時進行醫院檔案資料更新，繼而使醫院檔案管理水平得到提升。

2 OA系統與檔案管理系統之間的無縫鏈接策略

2.1 做好前期調研

在實現OA系統與檔案系統無縫鏈接前，需要完成前期調研，確定醫院各辦公部門的用戶需求，以便使系統的銜接能夠起到為醫院辦公提供服務的作用。針對檔案管理部門，尤其需要提供詳細的檔案管理需求，還應完成各級目錄的編寫，并做好管理權限的區分，以便為檔案資料高效查閱提供保障。在調研工作中，需要結合檔案類型對相關部門進行調查。比如針對醫院醫療檔案，重點利用部門為醫務部、護理部、醫療保險辦公室等;針對醫院科技檔案，重點利用部門為科教部、人事部和護理部等。針對各類檔案，還要確定檔案管理部門管理需求，以便對醫院其他部門檔案調用權責進行科學劃分，保證檔案資料能夠得到及時上傳、收集和整理，為檔案資料調用和保管奠定扎實基礎。

2.2 統一登錄賬號

鏈接OA系統與檔案管理系統，需要加強醫院文檔控制能力。為實現醫院檔案文件的統一收集和整理，實現紙質文件與電子文件的無縫鏈接，需要對OA系統和檔案管理系統登錄賬戶進行統一。采取該種方式，可以保證各類檔案內容由專人負責上傳、收集和整理，并且做到及時更新和檢查。根據賬戶登錄信息，可以保證邏輯歸檔與物理歸檔轉化同步，避免檔案資料出現錯誤或遺漏。作為檔案管理人員，可以通過系統進行文檔鏈接追蹤，采用相同賬戶登錄OA平臺完成檔案修改、刪除、移動等操作。醫院各部門人員在開展藥品管理、醫療管理等工作時，也可以通過OA系統直接進行檔案數據錄入[2]。在醫院規模不斷擴大過程中，需要處理的文檔資料不斷增多。在日常工作開展中利用OA系統自動進行檔案資料上傳，能夠確保醫院檔案得到及時備份，從而避免醫院檔案資料丟失。

2.3 完成數據交換

實現兩個系統的無縫鏈接，需要加強系統間的數據交換，以便使系統數據調動能夠保持安全穩定。在數據交換過程中，還要保證各項數據準確，以便使醫院檔案信息得到完善。考慮到醫院檔案管理需要通過數據表格實現，可以采用標準接口實現數據鏈接。從醫院檔案系統后臺數據庫建設情況來看，多通過JDBC或ODBC等接口程序實現互聯，可以直接進行OA數據庫中的原始數據提取，實現數據庫字段對應，然后將數據轉入到檔案系統中完成對應數據表格的建立。在電子全文掛接上，可以采用FTP服務器進行各類檔案數據存放。在接口程序運行時，可以將與OA數據庫目錄關聯的電子全文上傳服務器存放路徑，實現電子目錄與電子集文一一對應。此外，可以采用EXCEL數據交換文件實現系統鏈接。在OA系統與醫院檔案管理系統存在軟件差異時，可以采用EXCEL軟件進行數據導入導出，可以進行任意接口配置，無需統一接口標準。在實際操作中，將原本插入檔案館系統數據庫的數據導出至EXCEL后，可以利用導入接口進行字段配置，成功匹配后可以完成信息整理和歸檔。

2.4 加強數據關聯

保證系統數據得到實時更新，才能實現OA系統與檔案管理系統的無縫鏈接。為此，需要加強系統數據關聯，采用MySQL數據庫服務器提供插入、更新、刪除等功能，實現系統數據的跨平臺操作，保證數據信息得到及時更新反饋。在基于B/S架構的OA系統平臺上，可以隨時隨地為用戶提供查詢、打印等服務。利用Internet網絡和瀏覽器，用戶可以進行遠程訪問，進入檔案查詢界面調取資料。根據用戶傳輸的數據，系統服務器能夠實現用戶請求解析，完成關鍵詞查詢，然后利用MySQL數據庫服務器進行數據表操作，最后將結果返回給用戶。實際在數據庫建立時，考慮到醫院檔案種類較多，需要完成不同檔案數據庫的建立，然后利用統一服務器加強各數據庫關聯。通過OA系統或檔案管理系統，只要通過安全權限和口令實現身份驗證，就能實現服務器連接。而為保證數據安全，需要采用RSA和DES算法進行數據雙重加密，并通過SSL實現可靠通信，以便在數據鏈接時能夠使數據安全性、完整性和準確性得到保證。

2.5 實現模塊整合

實現OA系統與檔案管理系統無縫鏈接后，為提供優質檔案利用服務，需要實現系統模塊整合，為醫院全體工作人員提供擁有豐富應用的界面，滿足用戶檔案查閱、數據錄入等各種需求。結合檔案管理需求，可以完成檔案查詢、數據錄入和管理三個模塊的設置。利用查詢模塊，用戶只需輸入關鍵詞就能利用系統完成相關條目列表搜索，實現精確查詢。針對查詢到的內容，可以選擇打印功能進行打印輸出。在數據錄入上，用戶可以根據系統提示進行檔案數據信息自主錄入，系統可以自動記錄用戶操作信息，為管理人員管理數據提供依據。系統根據用戶數據操作，可以自動將檔案數據信息更新情況反饋給管理人員。針對用戶提交的檔案文件資料，管理人員可以實現在線審核，確認無誤后進行提交，使之前生成的臨時數據轉變為永久性文件[3]。此外，利用數據管理模塊，也能實現檔案資料批量操作管理，定期完成系統垃圾數據清理，保證系統能夠高效運行。

3 結論

OA系統與檔案管理系統之間的無縫鏈接，能夠為醫院“無紙化”辦公的實現提供技術支撐。在實踐工作中，需要結合醫院用戶需求進行系統鏈接，使兩個系統登錄賬號得到統一，然后通過提供標準接口等方式實現數據交換。建立統一數據庫加強系統數據關聯，對系統模塊進行整合，能夠使醫院檔案資源得到開放，從而為醫院日常工作開展提供便捷高效檔案利用服務。

參考文獻

[1]王歡.高校OA系統與檔案管理系統對接風險成因分析——基于TOE理論架構下[J].辦公室業務，2018（18）：178+180.

[2]劉蕓.OA系統與醫院檔案管理的鏈接研究[J].檔案管理，2017（02）：61-63.

[3]李鳳陽.淺談檔案管理系統與OA系統的銜接與應用[J].蘭臺世界，2015（S5）：67.