淺談人事檔案整理中的實(shí)用技巧

褚蓮清

摘 要：通過(guò)筆者在工作中總結(jié)的一些實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，在Excel的幫助下，用自創(chuàng)的方法來(lái)完人事檔案整理的分類、排列、編號(hào)、編目等一系列的工作，改變傳統(tǒng)的人事檔案的整理操作方式，大大提高了檔案整理工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：Excel;人事檔案;整理;工作效率和質(zhì)量

人事檔案管理工作分為檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、編研、利用等幾個(gè)環(huán)節(jié)。其中檔案的整理工作，就是將零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、有序化的一個(gè)業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)[1—1]，是整個(gè)人事檔案管理過(guò)程中的核心內(nèi)容，是提高人事檔案管理的質(zhì)量及效率的前提和基礎(chǔ)保障。

傳統(tǒng)的人事檔案整理方式一般采用將收集的材料排序后逐一插入個(gè)人檔案中，然后進(jìn)行分類、手工編目、電腦著錄目錄這樣一個(gè)工作流程進(jìn)行的。一般單位根據(jù)在職人員的歸檔要求，每年都要把個(gè)人的年度工作考核表、工資變動(dòng)審批表、晉職、入黨等材料歸入到個(gè)人的人事檔案里。

大型的企事業(yè)單位或公司一般購(gòu)置或開(kāi)發(fā)有自己的人事檔案管理系統(tǒng)軟件來(lái)管理人事檔案，而更多的小企業(yè)或公司沒(méi)有專用軟件進(jìn)行人事檔案管理。沒(méi)有專業(yè)的檔案管理軟件的情況下，人事檔案的日常業(yè)務(wù)工作的工作量就相對(duì)巨大。特別是在人員較多的單位，材料種類多、數(shù)量大，且大多是無(wú)規(guī)律排列（除工資變動(dòng)審批表外），將這些沒(méi)有規(guī)律排序的材料逐份著錄、逐份放置到每個(gè)人的檔案中，在實(shí)體操作過(guò)程中將花費(fèi)大量的人力和時(shí)間，且容易發(fā)生插錯(cuò)檔案的情況（這對(duì)檔案的評(píng)級(jí)工作來(lái)說(shuō)是一票否決項(xiàng)）。

由于每一個(gè)人的檔案都是獨(dú)立的電子目錄，著錄過(guò)程中快速查找到其電子檔案也是一件麻煩的事情，雖然計(jì)算機(jī)有搜索功能，但是面對(duì)上千人的材料著錄時(shí)，不是很便捷準(zhǔn)確。

如何提高歸檔文件整理水平和工作效率，把檔案人員從單調(diào)繁瑣的工作中擺脫出來(lái)？利用Excel基本表的建立，則可快速便捷地完成檔案整理工作。

用Excel 完成人事檔案整理工作的過(guò)程主要有以下幾部分。

1 建立Excel基本表

打開(kāi)Excel，建立建檔人員的基本表。基本表標(biāo)題行一般包括序號(hào)、姓名、檔案號(hào)、卷內(nèi)材料、所在單位、籍貫（便于區(qū)分同名同姓人員）等信息，每種信息各占一列表（表中序號(hào)實(shí)際為檔案排架上的檔案排列序號(hào)）。

2 與電子目錄建立超級(jí)鏈接

在基本表的“卷內(nèi)材料情況”單元格下方，選擇一個(gè)“見(jiàn)目錄”單元格，建立一個(gè)超級(jí)鏈接。

具體是利用Excel（插入）菜單中的（超級(jí)鏈接）命令，在打開(kāi)的（插入超級(jí)鏈接）對(duì)話框中，指定要鏈接的文件名，從而使其與事先錄好的個(gè)人電子檔案目錄文檔建立起鏈接。

此外，選定列表中的任意一個(gè)單元格，點(diǎn)擊（數(shù)據(jù)）菜單的選擇（篩選）命令中的（自動(dòng)篩選）子命令，即可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)篩選功能。

該功能可以只選擇符合某一特定條件信息，把不符合條件的所有信息全部隱藏起來(lái)，從而提高搜索的效率。

3 利用建立好的表格進(jìn)行檔案材料的編碼、錄入和排序

根據(jù)檔案材料情況（單位或姓氏排列），利用“篩選”功能選取單位或姓氏，錄入則集中在所需的范圍內(nèi)。然后點(diǎn)擊該人員的“見(jiàn)目錄”直接進(jìn)入Word或Excel的檔案目錄文件，進(jìn)行材料的編目、編號(hào)、錄入，同時(shí)在紙質(zhì)材料上用鉛筆標(biāo)出排序號(hào)（這里的序號(hào)是檔案排架上的檔案序號(hào)，是為了便于將所有材料后續(xù)按序排列后插入檔案盒而設(shè)置的，入檔案盒前需要擦掉）。

按照材料上的序號(hào)進(jìn)行排列后可將材料依次放入個(gè)人的檔案盒中，整個(gè)檔案整理過(guò)程就完成了。

4 其他

基本表中，對(duì)本單位選拔的同一學(xué)校多的可特別備注，包括學(xué)歷、是否黨員、籍貫等都可特別備注。因?yàn)橥粚W(xué)校產(chǎn)生的學(xué)歷類、包括黨員考察類的表格基本上是一致的，如果這類學(xué)生高中期間又是同一地區(qū)，那么高中類的檔案材料又基本上是相同的表格材料，因此。在建立新進(jìn)職工的時(shí)候，遇到相同學(xué)校、同等學(xué)歷、黨員、籍貫等（部分相同就可實(shí)現(xiàn)），就可參考現(xiàn)有人員檔案電子目錄進(jìn)行簡(jiǎn)單的拷貝后，修改完成，這樣可大大減少檔案人員對(duì)新進(jìn)人員的檔案著錄的工作量，從而提高了檔案整理和著錄的效率。

這一方法，對(duì)特別熟悉本單位檔案人員情況的檔案人員特別方便。

5 效果分析

通過(guò)建立的Excel基本表幫助，實(shí)現(xiàn)了在著錄過(guò)程中快速點(diǎn)擊直接找到被著錄檔案的電子目錄文件，比計(jì)算機(jī)上的搜索功能找到的檔案電子目錄文件更快速和準(zhǔn)確;第二，在著錄過(guò)程中直接將檔案在庫(kù)房排架上的排序號(hào)標(biāo)注在檔案材料上，依據(jù)排序號(hào)快速排列好檔案材料的順序;擺脫過(guò)去人工到庫(kù)房?jī)?nèi)把沒(méi)有排序的材料分揀到檔案盒中的繁瑣勞動(dòng)，簡(jiǎn)化了整理工作程序，提高的檔案整理的工作效率和質(zhì)量;第三，檔案人員不需要把檔案盒從庫(kù)房中拿出來(lái)就可以完成整理、著錄和排序的工作，只是最后才需要在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)把每份材料分裝到檔案盒，避免了檔案反復(fù)拿出庫(kù)房的情況，減少了檔案人員搬運(yùn)的工作量，同時(shí)對(duì)檔案本身也起到了很好的保護(hù)作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 常蟲(chóng)宜? 卿成 羅芳松 .檔案工作基礎(chǔ)講義.P93.