文書檔案規范化管理的實踐路徑思考

王海鷗

【摘要】對文書檔案進行規范化管理，提升文書檔案利用效率和利用質量，是現階段各個檔案歸口管理部門需要思考的問題。本文立足于檔案管理發展趨勢，闡述文書檔案規范化管理的實踐路徑。希望通過本研究，能夠推動單位檔案歸口管理部門創新管理機制，實現檔案高效率管理和高效率利用。

【關鍵詞】規范化;信息技術;文書檔案;人才

一、文書檔案規范化管理的基本理論

（一）文書檔案的概念和特點。文書檔案是指單位在行政工作或專業工作中直接形成的，具有保存價值的各種原始記錄的集合體。各個單位工作性質不同，其日常工作產生的文書檔案有所不同。文書檔案的種類具有多樣性，不僅包括文字資料，還包括聲像、圖像以及影像等。從文書檔案的性質和內容來看，文書檔案具有以下幾個層面的特點：第一，原始記錄的分散性。單位各個工作部門在行政工作和專業工作中均會產生大量的信息資源，各種信息資源分散于各個單位內部，最終流動至檔案歸口管理部門，由檔案歸口管理部門進行匯總、分類并編錄，最終形成文書檔案。第二，成套性。文書檔案成套性明顯，單位通常圍繞某一個工作、一個項目或者一類專業材料來建立文書檔案。文書檔案內部信息資源具有關聯性，體現了單位某一時期的工作成果，也體現了工作人員的履職成果。第三，利用率高，價值明顯。文書檔案作為一種信息資源憑證，能夠為單位擬定決策或者制定發展規劃提供文字依據。單位決策人員以文書檔案中的內容為依據制定決策或者制定發展規劃，能夠增強決策和規劃的科學性，推動單位走向可持續發展道路。

（二）文書檔案規范化管理的必要性。文書檔案涉及內容面廣，數量眾多。檔案歸口管理部門工作人員對文書檔案進行管理并不是一項簡單的工作，并不是簡單地對信息資源進行整理。伴隨大量電子文件的產生，工作人員不僅需要整理紙質類文書檔案，還需要整理電子類文書檔案，工作量隨之增加。為了減輕檔案歸口管理部門工作人員的工作壓力，最直接、最有效的路徑就是對文書檔案進行規范化管理，減少檔案管理的中間環節，提升文書檔案后期利用效率。工作人員對文書檔案進行規范化管理，能夠為檔案需求主體提供更為便捷的服務，提升單位整體運行效能，使單位創造出更多的經濟效益和社會效益。除此之外，對文書檔案進行規范化管理，可以防止文件的丟失，確保文書檔案的整體性。文書檔案管理實踐中，部分單位存在文書檔案關鍵部分丟失的現象，給單位造成了不可估量的損失。之所以出現這種現象，在于單位忽視了對文書檔案進行管理，工作人員在歸檔和整理過程中存在疏忽。對文書檔案進行管理，則能夠顯著降低該類事件發生的概率，充分展現檔案管理人員的專業化水平。

二、文書檔案規范化管理過程中需要注意的問題

（一）管理體制層面。電子文書檔案的大量產生，意味著檔案歸口管理部門不僅要在計算機終端對文書檔案進行管理，也需要在線下對文書檔案進行管理。從提升檔案歸口管理部門工作效率，保證文書檔案規范性的角度出發，單位需要建立“雙軌制”的檔案管理機制。所謂“雙軌制”的檔案管理機制，就是指線上和線下應當采納兩種不同的管理流程和管理模式，為工作人員進行規范化管理提供指引。一方面，單位制定線上管理機制應當充分立足于本單位檔案管理實踐工作，積極聽取工作人員的意見，結合檔案管理系統的操作流程。另一方面，單位制定線下管理機制則可以在既有的管理體制上進行修改。在工作人員早已適應現有體制的情況下，大幅度對線下管理流程和管理職責進行變動，反而適得其反。為此，單位只需要根據以往文書檔案管理工作中出現的問題，對既有的管理體制進行修改即可。建立“雙軌制”的文書檔案管理機制，能夠厘清各個工作人員以及各個工作部門的管理流程，防止文書檔案管理工作出現無序化的現象。

（二）人才建設問題。文書檔案管理是一項細致性的工作，對工作人員工作能力要求較高。單位建設一支具備專業知識和信息技術運用能力的高素質人才，是確保文書檔案規范化管理的前提要件。為此，單位可以從以下幾個層面加強人才建設。首先，單位要重視培訓工作，增加在培訓領域的資金投入，優化培訓方式。為了防止培訓工作流于形式，確保培訓工作的效果，單位要加強在管理實踐和技能實踐領域的培訓工作，通過案例講解和現場模擬方式，提升工作人員實踐工作能力。其次，單位要重視人才交流，拓寬工作人員視野。單位可以加強與檔案館、圖書館等專業管理機構的聯系，派遣工作人員到相關單位“取經學習”，增強工作人員的創新意識和開放意識，推動文書檔案管理創新。再次，單位要注重信息化建設，打造一支熟練掌握和運用計算機技術的人才隊伍。單位在引入信息化軟硬件設施后，要及時對檔案管理人員進行培訓，增強檔案管理人員運用軟硬件設施的能力，防止文書檔案管理工作脫節。最后，單位要鼓勵工作人員進行技術創新和方法創新，鼓勵工作人員承接國家相關課題研究，對于取得一定成果的工作人員給予相關物質獎勵和精神獎勵，營造具有人文關懷的工作環境。

（三）資金投入問題。對文書檔案進行規范化管理是一項長期性和復雜性的系統工作。單位相關負責人要重視資金投入問題，加大在文書檔案管理領域的資金投入，及時購置并更新計算機、高速掃描儀、打印裝訂一體機以及檔案管理系統等軟硬件設備，優化檔案歸口管理部門工作人員的工作環境，確保工作人員能夠高效率辦公。除此之外，單位要緊跟時代發展潮流，及時引進大數據技術、云共享技術、區塊鏈技術以及數字水印技術等新型信息技術，推動文書檔案管理邁向更高的層次，實現文書檔案管理工作的可持續發展。

三、文書檔案規范化管理的路徑

（一）建立健全集中統一的檔案管理網絡。為了減少檔案中間管理環節，提升文書檔案管理工作效率，單位要建立健全集中統一的檔案管理網絡。一方面，在計算機管理終端，單位應當實現檔案管理系統的全范圍覆蓋，集中對文書檔案進行管理。各個業務承辦部門將需要歸檔的相關電子文件上傳至檔案管理系統，檔案管理人員接收電子文件后，對電子文件進行篩選并進行歸檔。同時，檔案管理人員對電子文書檔案進行著錄后，將檢索目錄上傳至檔案管理系統，便于相關部門和相關人員進行檢索查閱。另一方面，在線下管理終端，單位要明晰管理職責，將文件資料移送的職責歸入業務部門，提升檔案管理專業化水平，各個業務部門應當及時并主動將相關文件移動檔案歸口管理部門。對于超時移送和移動過程中丟失文件資料的，應當由相關人員負責，明確責任落實主體?？偠灾?，建立健全集中統一的檔案管理網絡，能夠加強各個工作部門之間的協調，防止文書檔案丟失。

（二）加強對文書檔案的安全管理。近些年來，部分單位出現文書檔案失真問題，文書檔案被相關人員竊取并修改，給單位造成了損失。文書檔案的真實性是文書檔案存在價值的基礎，缺乏真實性的文書檔案，其價值為零。為此，單位加強對文書檔案的安全管理，是文書檔案規范化管理的題中應有之義。一方面，在計算機管理終端，單位要及時修復計算機漏洞，利用數字水印技術、數字秘鑰技術以及區塊鏈技術對文書檔案進行加密處理。另一方面，在線下終端，單位要注意檔案室的保管環境，防止檔案發生損害，對涉密的檔案進行集中化加密。

四、結束語

人類生產力不斷提升，推動了科學技術的發展，同樣，科學技術的迅猛發展則會推動人類生產模式的轉變。近些年來，辦公電子化已經成為我國行業創新、社會發展和經濟前進的有力保障。在辦公電子化背景下，辦公文件表現形式愈發多樣化，電子形式的辦公文件逐漸增多，數字化的文書檔案也隨之增加，檔案歸口管理部門工作人員的工作量和工作壓力劇增。傳統檔案管理機制難以適應辦公室工作環境的變化，不利于提升文書檔案管理效率。單位要實現檔案資源的開發利用，首先要做好檔案管理工作，積極探索檔案管理新方法，對檔案進行規范化和科學化管理。未來隨著理論的完善和技術的進步，會有更先進的管理方法和信息化手段來提升文書檔案管理工作的準確性和效率。

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