論政協檔案管理工作中的經驗總結作用

摘 要：政協檔案作為政協機關、政協委員與每屆政協等相關主體工作軌跡的記錄，政協檔案管理工作則是對政協工作科學分工及其實踐的結論性升華。研究認為：適時且及時地開展政協檔案管理工作的經驗總結，有利于從各項工作軌跡中發現政協工作與政協檔案管理工作中存在的問題，以建議等方式知會相關人員，以提升提案質量、民主監督實效與政治協商凝聚力等。

關鍵詞：政協檔案;檔案管理;經驗總結

政協檔案作為“人民政協的實踐活動”的“原始記錄”，以“文字、圖像、聲音及其他各種形式和載體”，記載了政協發展過程、委員履職情況與中國共產黨領導下的多黨合作等方面“全部軌跡和經驗教訓”。因此，加強政協檔案管理工作的經驗總結，是探討政協機關建設、委員隊伍管理與履職能力的“本源性”工作創新，使其從靜態的檔案升華為政協工作中“夯實基礎、強化業務、抓好隊伍、拓寬服務渠道”的智慧源泉[1]。

1 政協檔案管理工作中的經驗總結作用

在檔案管理工作中根據檔案內容與工作實際，從服務委員、服務人民、服務政協組織與政府部門的角度，對各項工作及其成效進行經驗總結，對工作成效顯著的具有錦上添花作用，對工作存在失誤或問題的具有亡羊補牢作用。

1.1 關聯提案優化整合

每屆與每年的政協提案是政協委員履職的主要途徑之一。但在政協大會的提案實踐中，總有一些提案內容相關聯或關注的領域相同。開展提案優化整合的經驗總結活動，有助于優化提案質量、提高政協大會參政議政效率，以及建議或啟發政協委員們在以后的工作中更加精準地提交提案。首先，對于某個年度的相似性提案，檔案管理員要加強共性提案的梳理，以減少委員們逐個提案審議的資源浪費;對于某些不符合提案要求甚至有違法律法規、國家政策與公序良俗的提案，可以直接予以剔除，并篩選負面的典型案例以示教育和警告。其次，就是對跨年度相似甚至相同提案的整理。例如在過去被政協委員廣泛抨擊的公款吃喝問題，也是委員們關注多年的提案內容。通過此類提案的優化整合，能讓廣大委員們看到問題的持續性、嚴重性與解決的急迫性，對增強參政議政效果具有直接助推作用。

1.2 監督案件跟進反思

民主監督作為政協三大職能之一。政協委員在會議期間或休會期間，通過開展考察調研、針對性監督，走訪群眾搜集社情民意，提出精準性建議等方式，對政府部門及其工作人員的工作態度、方式方法與績效等方面進行監督。作為檔案管理員對相關監督件進行跟進反思工作，通過檔案去還原監督過程、當時社會焦點、矛盾所在與解決辦法等，對其中存在的不足、問題甚至錯誤等進行精細地審查，并結合當前實際探索比較理想的解決辦法。如被監督單位存在的制度性問題、被監督人員存在服務意識不高的問題與態度粗暴問題，以及圍繞政協委員們在監督過程存在的只聽報告不實地考察等問題，為委員們提高監督能力與監督績效提出建議或意見。

1.3 遺漏問題激活處置

由于檔案管理工作處在政協工作系統中的“進程中”與階段性或年終性的“終結”等環節，在實際的檔案管理工作中會以“事后諸葛亮”的角色去審視每項工作，尤其是結合新形勢難免會發現一些遺漏問題。被遺漏較多的問題有：首先，委員們在工作時未發現，但隨著經濟社會等方面的發展逐漸暴露出來。如農村的村村通公路路面狹窄問題，是隨著新農村建設與農村經濟快速發展暴露出來的。其次，委員們在工作時不是問題的現象，隨著法律法規的完善與社會形勢的發展成為了不合時宜的問題。如在當前脫貧攻堅中，在建檔立卡的貧困戶家庭醒目位置張貼扶貧責任牌等，不僅涉嫌工作上的形式主義，也在一定程度上造成隱私泄露等問題。通過對遺漏問題的發現與梳理，對于處在“進程中”的能及時糾正，如當前的村村通公路能滿足大車和小車相對寬松的通行;對于已經“結束”的能從完善體制、建立機制、改進措施等方面亡羊補牢。

2 政協檔案管理工作中的經驗總結方式

在政協檔案管理實踐中，要根據檔案的內容采取針對性的經驗總結方式。

2.1 委員履職階段性總結

由于政協委員都來自不同的界別，是各個職業或群體的精英和代表，且每個行業或職業的工作性質不同，在委員履職的過程中就出呈現不同的階段性。以委員們撰寫提案為例，就可以細分為考察調研、研究分析、撰寫提案與提交提案等階段，在檔案管理工作中管理員就可以隨時跟進地進行經驗總結。總結委員們在履職工作中的方式方法、履職過程中面對突發事件的處理智慧、匯集民意時的創新措施等，根據需要適時地展現出來，以對委員們的履職起到啟發或矯正作用。在工作實踐中，一般有周度性、月度性、季度性與年終性等階段總結方式;對于一些具體的監督件等，則根據監督的進程進行階段劃分，如發現問題階段、分析問題階段與解決問題等階段，如總結如何發現問題的方式方法等。

2.2 檔案管理梳理性總結

檔案管理從工作軌跡與智慧集中的角度，是一個不斷積累的過程。加強檔案梳理工作，尤其是同類型的跨年度的檔案梳理，能比較全面地了解某項工作的發起、進展、舉措與成果等。特別是用新時期的視界和觀點，去梳理總結過去的工作，既能看到工作的不斷改進，也能看到工作中存在的問題，以總結新的工作方式方法，啟發或建議開展體制機制改革、工作隊伍調整、工作制度優化等工作。出于服務當前和未來工作的需要，重點梳理出多次提案且未決的問題、當時已經解決且又出現衍變的問題、隨著法制健全原來不違法現在違法的問題，以及委員在履職中存在的不當行為等，為下一次政協大會、日常民主監督與參政議政等工作打下堅實的信息基礎。

2.3 檔案分析比較性總結

“大數據時代的到來為政協委員履職檔案管理和利用帶來了新理念、新技術。”[2]運用大數據對檔案進行全面、綜合與精準的分析，是做好檔案管理工作與評估委員履職績效的科學舉措之一。實踐中，以對委員們政協APP的運用數據分析為主，以對日常的檔案工作記錄分析為基礎，通過跨年度縱向與同年度橫向的分析比較，去總結其中的寶貴經驗與教訓。如通過對政協APP的運用分析，委員中中共黨員、其他民主黨派與無黨派人士之間，在某個領域的考察調研的履職中，可能會因為各種的職業、愛好與興趣等不同采取不同的履職方式。例如喜歡運用電腦或網絡交流軟件的委員，可以通過網絡的方式向不確定的對象發放某方面的調研問卷;有的委員則喜歡進村入戶的面對面的考察調研;有的委員則喜歡現場參觀與聽報告等。進而比較不同黨派、不同職業的委員們，在不同的履職方式中最終呈現的結果差異。另外，采用大數據也可以對不同年齡段、不同性別、不同學歷與不同職業的委員履職進行分析，找出每個類型的委員履職所呈現出的優勢，并在今后的隊伍建設與履職中，組建優勢互補的工作小組以更高效地開展工作。

3 結語

檔案管理從其工作性質上屬于后勤服務型工作。但檔案作為一個單位重要的工作軌跡記錄，但是廣大工作人員辛勤付出后的血汗和智慧的結晶。因此，在政協檔案管理工作中，檔案管理員要利用管理現有寶貴資源的崗位優勢，開展更多經驗總結工作，以體現后勤工作對前勤的保障功能、靈感源泉功能與智慧激活功能。

參考文獻

[1]韓亞娟.學習實踐科學發展觀推進地方政協機關檔案工作[J].蘭臺世界，2012（z4）：89-90.

[2]林國錦.大數據時代政協委員履職檔案信息化建設路徑探析——以浙江省政協為例[J].浙江檔案，2012（z4）：24-27.

作者簡介

蔡晴蕓（1979-），女，漢，福建省石獅市，本科，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。