網絡時代如何完善檔案管理編目工作

燕翔

摘 要：當今，隨著網絡信息化的不斷進步與發(fā)展，網絡已經走入大眾的身邊，影響著身邊每一個人，成為不可或缺的一部分。在我國，檔案的管理工作是一個重要且又復雜的工作程序。隨著網絡信息化的發(fā)展，檔案管理也應該充分的融入，變?yōu)橄鄳墓ぷ鞣绞健n案管理的工作中，編目管理是較為核心的工作，應把網絡與編目工作相結合找出可以提高效率的工作方式，從而大大縮短編目所需要的時間。

關鍵詞：網絡時代;檔案編目;管理

檔案的編目工作是有著較為復雜的工作性質，同時它也是非常重要的工作內容。在網絡信息不發(fā)達的時候，往往采用人工的方式去進行編目和整理，大大增加了失誤率，工作的效率也并不高。由于檔案的編目管理事關重大，應按著規(guī)則進行相應的整理保證檔案的準確性，實現(xiàn)高精準化的目標。又因為檔案整理的工作比較特殊，所以應該加大審查力度，保證萬無一失。在飛速發(fā)展的網絡信息時代，引用和融入先進的網絡信息技術是一種時代發(fā)展的趨勢。運用網絡信息技術，能夠大大加快檔案整理的工作效率，減少一定的工作量，還可以大大提高精準度，比起人工的工作方式，這種方式更具有優(yōu)勢。

1 網絡信息化高速發(fā)展時代的檔案管理工作

1.1 事業(yè)單位檔案管理的重大作用

檔案管理工作是各項工作的基礎，它影響著事業(yè)單位每一項工作的開展，做好檔案的整理工作就是為其他工作的開展奠定了良好的基礎，當然還要保證檔案各項內容的準確度，技術也隨著時代的潮流在不斷更新，還要在原有的基礎上，對管理方式和手段進行創(chuàng)新，必須要有先進的思想觀念，才能夠獲得更好的發(fā)展。在新媒體時代的發(fā)展下，大多數(shù)職業(yè)都發(fā)生了巨大的改變，如果不去尋求創(chuàng)新的道路，那么將會在發(fā)展的過程中受到阻礙，就失去了更好的前景，所以必須要積極創(chuàng)新，改變原有的傳統(tǒng)觀念，獲得更好的發(fā)展，針對一些事業(yè)單位來說，要加強對思想觀念的培訓，樹立正確的思想價值觀，主動去探索更好的管理方式，還要注重網絡管理技術的培養(yǎng)，達到更好的發(fā)展，所以對于一些事業(yè)單位來說，必須要注重職工的技術以及能力的培養(yǎng)，學習更好的思想觀念，注重引進網絡技術，提升自身的能力以及單位的工作人員的能力，提高檔案管理的工作效率[1]。

1.2 積極創(chuàng)新管理理念

在新時代的背景下，事業(yè)單位發(fā)展的非常迅速，但此時此刻發(fā)展的過程中關于檔案資料的數(shù)量和種類也趨向多樣化的方向發(fā)展著，如果不在檔案管理的方式中去創(chuàng)新探索新的工作方式以及管理理念，那么就無法適應社會和時代的變化，只有先進的理念，引進先進的管理技術，才能夠提高檔案管理水平。一般檔案都會被儲存在一個較為安全的地方，但是由于具有特殊性，如果保存不當容易發(fā)生潮濕蟲蛀或者遺失的問題，導致各單位事業(yè)的檔案丟失或缺損，在網絡環(huán)境的背景下，用先進的管理技術，采用信息化的技術進行檔案的編目和理運用技術，實現(xiàn)將信息以及各方面進行儲存和保管，還可以保存在云空間設備里避免丟失，可以留備用[2]。還可以運用檢索和調用的優(yōu)勢，對參保人員的信息進行查詢，主要可以采用，信息化運用電子設備將人名及其個人信息輸入后進行搜索，就可以找到對應的參保人員，還能夠避免多次的摩擦對檔案資料造成損壞。在過去主要運用人工進行減速需要耗費大量的時間和精力，還有可對檔案資料造成損壞，導致檔案信息的損壞和遺失。如此可見，運用檔案檢索和調用的優(yōu)勢非常大。

2 在檔案管理工作所存在的漏洞

2.1 沒有相關的完善的工作體系

編目的工作人員由于工作較少而且沒有特別復雜的事務，也不需要再進行工作體系上的分管和支配，只需要由相關的部門完成部署就可以。所以，在對檔案管理部門工作體系的設置上，檔案部門統(tǒng)一對檔案存儲管理工作進行設置，避免出現(xiàn)不必要的分支和解釋，隨著時代的發(fā)展和進步，單位會舉辦各種各樣的活動，就會生成許多的資料和筆記，需要記錄在網絡信息化以后，一天出現(xiàn)幾份甚至幾十份的資料，這事就需要依靠網絡信息技術，來進行檔案的編目。這就解決了通過人工來進行編目，不但十分復雜，而且效率十分低，運用網絡信息技術，就切實的解決了這個問題[3]。

2.2 編目工作的安排重視程度低

在我國事業(yè)發(fā)展的初期，檔案編目工作發(fā)展緩慢，雖然各項事業(yè)工作開展的都十分順利，但是產生的資料較少，而時間卻相對比較充分，會出現(xiàn)很多的空窗期，沒有太多的檔案和資料產生，就會使編目部門較為松散，缺乏對工作的態(tài)度的認真核對和編目工作的重視度。隨著我國經濟的高速發(fā)展，事業(yè)也不斷在發(fā)展，工程開展的非常頻繁，產生的信息也非常快，所以這就需要檔案部門重視起來，針對所產生的資料和記錄快速整理，而工作人員重視程度不高導致檔案管理與預期目標相差很多。在當今網絡時代的到來，科技設備應在各項工作中，但是檔案整理的工作中仍然存在著許多問題，比如檔案沒有準確的編號，從而導致編目工作不準確，這些問題都大大阻礙了工作的正常進行，導致后期的編目管理工作出現(xiàn)了一系列的問題，當然，還有許多部門和事業(yè)單位也已經有完善的制度內容，但制度體系還相對不那么完善，制度的內容也沒有確切的了解，很多時候并不會真正的理解條例的內容，導致執(zhí)行力較低，實效性一直比較低。

2.3 檔案管理查詢執(zhí)行力較低

在信息時代的沖擊下，要緊跟時代的潮流，雖然說在檔案管理工作中運用網絡信息技術已經是家常便飯，但是很多事業(yè)單位都忽略對檢索和查詢技術的高要求高標準，導致查詢工作始終存在的問題，因為較多的事業(yè)單位都將更多的設備和資金都投入到了檔案的管理審核中。雖然說編目工作的順利開展是為了更好的進行檢索和編目工作，但是如果盲目的提高編目工作，就會使其失去原來的價值，只有高效的編目工作配合著查詢技術和編目技術的才能更好的促進檔案管理工作的進行[3]。

3 要積極完善檔案管理編目工作

3.1 加強培養(yǎng)檔案管理編目工作人才

我國的檔案管理編目工作還處于起步階段，相對于那些科技較為發(fā)達的國家來說，還存在著許多不足，所以要鼓勵相關的網絡技術研究者要注重檔案管理工作，使其發(fā)揮出最大價值，提高網絡技術在工作中的價值，要對研發(fā)出更多實用性更高，操作性更強的技術手段的工作者給予獎勵，宣揚探索創(chuàng)新精神，挖掘出更有價值的技術，同時，針對各大事業(yè)單位而言，要加強對員工綜合素質的培訓，使他們樹立正確的學習現(xiàn)代化技術手段的意識，不斷提高自身能力，追求更高的目標，同時也要不斷提高自身業(yè)務水平，主要包括計算機使用水平等，加強對于網絡信息以及答案信息的歸納總結能力。這是應對網絡時代的潮流，提升自我水平，提高檔案管理編目能力的重要突破口。

3.2 創(chuàng)新管理模式

面對互聯(lián)網時代的到來，事業(yè)單位就必須要制定一套科學高效的檔案管理編目條例，首先就要創(chuàng)建一個較為科學的檔案管理模式，在當下，如果要實現(xiàn)科學高效的高目標，就必須要有運用現(xiàn)代化的網絡技術手段，敢于在現(xiàn)有的管理模式中進行創(chuàng)新，去探索新的管理模式，發(fā)現(xiàn)新的管理手段去完善相關的制度條例，建立科學的工作制度，在進行引進現(xiàn)代化網絡信息技術時，嚴格按照基本操作規(guī)范進行，要根據自身的實際情況來選擇合適的網絡信息管理手段，不能盲目的跟風，要吸取其他制度的優(yōu)點，學習好的地方，從而使管理手段和制度更加完善，在信息收集整理提取的過程中，要貫徹落實“已走向科學化現(xiàn)代化”運用相關技術的時候，遇見一些毫無重要價值的信息，一定要舍棄，避免造成資源的無效囤積，采集，整理，提取的工作，一些不必要的麻煩，在采集信息的過程中要做到分類，根據各種信息的特點特征進行整理，分類存儲在一個系統(tǒng)性的信息系統(tǒng)。形成一個系統(tǒng)性的信息系統(tǒng)，根據自身的情況做好資料的儲存和入庫工作。雖然我國對于檔案管理的研究起步較晚，受到教育界的重視也不多，只是幾十年的時間，但是只要能夠積極創(chuàng)新，勇于探索，就一定會取得較大的進步[4]。在當前飛速發(fā)展的時期內，我國計算機網絡信息技術得到了質的飛躍，但管理的教育內容和方式在一定程度上得到了改變，檔案管理的方式和研究也在不斷拓展。在進入信息時代以后，當管理的設計范圍也越來越廣，對于檔案管理的研究增加了電子管理的內容，相對于傳統(tǒng)的檔案管理而言，新時代的檔案管理，引進了更加先進的計算機信息處理技術以及收集技術，更是加強了先進性信息檢索技術，提高了整個檔案管理的工作效率，更加增強了信息記錄的準確度和正確率。

3.3 發(fā)展編制檢索工具

在進入了網絡信息時代以后，為檔案的查全率和查準率提供了便捷，有許多單位運用網絡信息技術，將資料分類上傳到網頁上，制作成網頁，供大家瀏覽，在查詢時直接可輸入關鍵詞就能夠獲得精準快速的找到所需要的信息，信息不僅清晰明了，還非常準確，便捷的檢索程序，給人們帶來了極大的方便，提高了人們的生活質量，大大縮短了使用者的時間。除此之外，單位檔案部門還可以將網站的網址鏈接分享出去，和其他的網頁較為分散的信息相聯(lián)系，形成一個脈絡清晰的信息網，解決資源分散的漏洞，提升了服務質量，與此同時，相關部門還應該在現(xiàn)有的基礎上進行創(chuàng)新改革信息更加多樣化，層次性，類別化。緊跟時代的潮流，實現(xiàn)網絡信息的快速發(fā)展[5]。

3.4 實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案整理編目

編目工作在檔案管理中有較強的獨立性，它會隨檔案信息內容的變化而變化，信息編排方式變化也會使編目產生新的變化，編目工作十分重要，是后期檢索的基礎。因此有許多研究者加入研究編目工作，而在編目工作中最為看重的就是數(shù)據采集、儲存以及處理，針對這些研究結果進行分析和調查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)研究者都提倡使用數(shù)學等人工智能手段。檔案管理編目工作涉及的知識范圍非常廣，十分復雜，涵蓋了歸納學的部分知識，而且還有涉及到法律方面的知識，所以，可以將現(xiàn)代化檔案整理作為一個主要的切入口，從而進行更深層次的研究。

4 結語

綜上所述，計算機網絡時代日新月異，每天都在發(fā)生著無窮無盡的變化，我國的計算機技術也在不斷地發(fā)展進步，在政治和經濟方面也取得了較為豐碩的成果，各個事業(yè)單位對于檔案管理的工作也有了更高的要求，為了實現(xiàn)更高的目標，就需要工作人員以及研究人員付出更多的努力去研究真正適合的條例，規(guī)范帶動網絡技術的發(fā)展，在當今時代下，首要任務是要對檔案管理的方式進行創(chuàng)新，在現(xiàn)有的基礎上達到更高的追求，將傳統(tǒng)的檔案整理方式轉變?yōu)楦痈咝У默F(xiàn)代化的檔案管理方式，要加強學習先進的網絡信息技術，才能夠做好檔案編目的管理工作，為了經濟和社會的發(fā)展獻出一份力量，為以后的信息檔案編目工作提供更好的環(huán)境，為未來的網絡信息技術的發(fā)展打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]史海嬌.網絡環(huán)境下衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的編目工作[J].才智，2019（04）：208.

[2]姚保華.網絡環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的編目工作[J].現(xiàn)代國企研究，2017（18）：145-146.

[3]彭淑珍.網絡時代如何完善檔案管理編目工作[J].城建檔案，2017（04）：52-53.

[4]許長春.網絡時代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作[J].城建檔案，2017（03）：98-99.

[5]段鷹.事業(yè)單位檔案管理中編目工作在網絡環(huán)境下的完善[J].科技展望，2016，26（09）：252.