新時期海事航保檔案管理問題與對策

施麗瓊

【摘要】伴隨著近年來我國航運事業的不斷發展，海事航保檔案管理工作要求也相應提高。在這種情況下，海事航保檔案管理工作中各類問題突顯，亟待解決。例如：信息化進程過于緩慢、缺乏專業的高素質工作人才等，筆者基于這些問題提出了相應的解決對策，力求為我國的海事航保檔案事業發展貢獻一份綿薄之力。

【關鍵詞】海事航保檔案;管理;問題與對策

近年來，伴隨著我國經濟的迅速發展，航運事業快速發展，海事航保事業也處于上升期，因此海事航保檔案的重要性逐漸得到顯現。當前形勢下，如何發揮出海事航保檔案的全面性與真實性，成為了海事航保單位相關領導以及主管檔案的工作人員首要思考的問題之一。

一、對海事航保檔案管理的要求

在從事海事航保檔案管理工作時，國家對相關工作人員提出了一定的要求，需要其自身具備優良的職業素養，以確保其在管理檔案時，可以保證檔案的真實性與全面性。在進行管理工作時，工作人員還需要不斷對管理內容進行完善，挖掘出更好的檔案信息收集途徑等，力爭使檔案盡力發揮出應有的的服務性與指導性。通常情況下，若想保證海事航保檔案的全面性，需要滿足以下兩點：1.在收集檔案時，要確保信息內容盡量全面，不出現缺失的情況。2.要做到有序收集，保證檔案內容之間的關聯性，防止出現胡亂收集檔案的情況。在完成對檔案的收集工作之后，相關工作人員還需注意保證檔案的安全，相關部門應制定相應的規范，對可能接觸到檔案的人員進行權限控制，避免其有損檔案內容的完整性。為了防止有不法分子惡意損壞檔案，也應提前做好防護工作。以上幾點都是國家目前對于海事航保管理工作所提的基本要求，需要各級海事航保單位嚴格遵守。

二、海事航保檔案管理工作的現狀

近幾年，國內各單位在檔案管理工作方面都取得了突破性的發展，海事航保檔案管理也處于不斷進步與完善之中。現如今，已經從早前的紙質檔案逐步轉化為信息化的電子檔案。不過礙于在某些地區仍舊存在缺乏資金、無法配備齊全的電子化設備等情況，阻礙了檔案管理工作的發展進程。不過好在國內的大部分地區，已經實現了現代化的電子檔案管理模式。與傳統化的檔案管理模式相比，電子化的檔案管理，不僅節約了人力、物力，而且更加可靠與安全。除此以外，海事航保檔案管理的相關制度不斷完善，交通運輸部針對性推出一些管理規定。但是，在海事航保管理工作中也逐漸顯現了一些問題，例如大部分地區的檔案管理人員不具備相應的海事管理知識，所以在檔案分類與收集時經常會出現：信息內容收集不全、順序凌亂、檔案格式不統一等問題。由此也可以看出，當前我國的海事航保檔案管理模式尚不成熟，需要提高相關管理人員的工作素養，以期提升海事航保檔案管理工作的質量。

三、海事航保檔案管理未來發展趨勢

現如今，科技技術處于不斷發展之中，未來會是一個充滿信息化的時代，所以檔案管理工作中也會不斷迎合信息化時代所提出的各種要求。信息化的管理模式將會為我們帶來一些優勢，主要表現為：由于我國海事航保事業發展迅速，所以在工作中會出現大量需要管理的檔案信息。但是礙于各海事航保單位中的檔案管理人員數量較少，所以為管理人員帶來了巨大的工作量，如果引入信息化的管理模式，可以為這些管理人員減輕不少工作負擔，還可以提升其工作效率與工作質量。在信息化管理模式之下，檔案內容具備較高的安全性與可維護性。在管理工作之中，也具備了更為清晰的工作流程，員工之間的分工更為明確，確保責任到人。而且，在傳統的管理模式中，需要存放大量的紙質檔案，檔案極易堆積混亂，若想進行檔案查詢，則需耗費較長時間進行查找，如果引入信息化的管理模式則可以完美解決以上問題，不僅大大節約了占地空間，還可以提高查詢速率。

在信息技術的不斷發展過程中，應運產生了數字化技術，該技術有效提高了信息在處理和轉換時的工作速率。隨著海事航保檔案管理模式的不斷完善，信息化的檔案管理模式也會逐漸向數字化方向靠攏。因此，可以將種類繁雜的各種檔案存儲于數字檔案館，并且會呈現計算機管理、多種存儲方式、使用網絡傳輸所需信息等特點。

四、海事航保檔案管理中面臨的各項問題

（一）缺乏合理有效的規劃。雖然在當前情況下，我國的海事航保檔案管理逐漸得到了相關部門的重視，并且提供了諸如政策扶持、提供設備等幫助，可以說當前所取得的管理成果表現較為良好。與傳統的檔案管理模式相比，的確取得了不小的進步。但是在實際工作之中，部分海事單位的領導人員還是未能盡到相關職責，在管理意識方面具有較強的主觀性，習慣將過往的檔案管理經驗運用到信息化管理模式之中，并未參考現代化的管理理念，對于未來的管理規劃目標更是毫無計劃性，抱有“走一步，看一步”的想法。因此在這一方面，相關工作人員的意識亟待加強。

（二）信息化進程過于緩慢。近年來，我國在海事航保事業方面所取得的成就有目共睹，加之航運事業不斷發展，以至于海事航保單位的檔案數量呈現逐年上升趨勢。在管理眾多檔案時，如果依舊采取傳統管理模式進行管理，則會帶來諸如工作效率低下、工作成果不佳等問題。為了避免出現以上問題，我們應當加快信息化檔案管理模式的進程。實現這個目標的主要阻礙在于，當前國內的一些海事航保單位由于專業人員緊缺，信息化設備老化，這將直接影響信息化檔案管理模式的建立，也存在檔案管理人員不懂如何使用信息化設備的問題。

（三）欠缺先進的信息化檔案管理意識以及統一的管理標準。我國各海事航保單位多年來一直沿用傳統的檔案管理模式，習慣用紙質檔案去記錄所需信息，因此深受習慣影響，并未將信息化的檔案管理模式納入單位未來規劃之中，間接制約了信息化檔案管理的發展。并且，我國也并未出臺海事航保檔案的相關管理標準，致使各單位在進行管理時均存在較大的隨意性，不同單位對于檔案的分類編號并無統一標準，可能在同一類別的檔案之中出現了完全不相同的編號，內容也不盡一致，在這種情況下，導致了檔案的利用性差，使檔案無法發揮其應有的效用。

（四）缺乏專業的高素質工作人才。近年來，由于海事航保單位在招聘相關工作人員時，門檻逐漸提高，但是人員的數量卻逐漸下降，致使許多海事航保單位內從事檔案管理工作的人員都身兼數職。這些人員當中相當一部分并沒有受過專業的知識培訓，他們在對檔案進行管理時的一些行為，多是憑借過往工作中積累下來的經驗。但恰恰因為他們不具備專業的管理知識，以至于文件內容雜亂無章、擺放也不盡規整，甚至在工作中可能會出現漏收檔案、遺失檔案的情況。個別的海事航保單位，甚至會將這個崗位工作交由臨近退休的人員完成，將其視為退休前的過渡崗位。即便某些單位設立了專人管理，但是這些人的年齡普遍偏大，以至于存在知識老套等問題，導致他們可能不懂得如何使用先進的信息化設備，以上原因都制約了海事航保單位檔案管理的發展進程。

五、解決海事航保檔案管理問題的對策

（一）制定合理有效的長期發展規劃。當前，各單位應根據自身的實際情況，制定好未來的檔案管理規劃。面對現如今的新形勢，檔案將會在收集途徑以及后續的利用中，迎來新的改革。制定新的檔案管理規劃，明確日后一段時期內的檔案管理工作目標、流程等，促進檔案管理工作的有序發展，如今已經成為了一項任務。在制定新的檔案管理規劃時，應當遵守下述原則：1.依據實際，合理規劃。檔案管理規劃要時刻包含于單位總體發展規劃之中，并且要立足當前單位所擁有的人力以及物力進行考量。2.注重當下，放眼未來。既要把目前的檔案管理工作做好，又要細致考慮未來工作的發展方向，需要將當前問題與日后發展結合在一起進行規劃。3.具備可行性。應當依據各單位自身的實際情況，做出適合本單位的管理規劃。做到因單位制宜，因人制宜。

（二）加速信息化進程。必要的信息化設備，是各海事航保單位實現信息化檔案管理模式的基礎，所以各海事航保單位應當在財政支出資金上給予支持，用于購買這些設備。首先，對于從事檔案管理的工作人員，應定期為他們舉辦相關器材的使用培訓，做到物盡其用。其次，將各類與海事航保管理有關的系統軟件對接檔案管理系統，從而可以將工作中產生的各檔案進行電子化歸檔，保證了檔案的規范性以及安全性。除此以外，為了提高海事航保檔案管理中的模塊化管理水平，在日常辦公后，應將需要歸檔的文件分類存放至公文庫中。

（三）提高管理意識，制定統一管理標準。從海事航保單位的領導做起，就應當認識到信息化的管理模式，對于單位的未來發展存在較大好處。在信息化的檔案管理模式中，不僅減少了查詢檔案用時，而且保證了檔案的全面性，為海事航保單位日后工作的發展奠定了良好基礎。各海事航保單位也可以定期舉辦宣講活動，意在使工作人員提高檔案管理意識，敦促每位工作人員為加快信息化檔案管理工作貢獻自己的力量。由于目前各海事航保單位所實行的管理標準各不相同，所以導致檔案出現利用性低下的情況，針對此現象，各單位應聯合出臺統一管理標準，這樣一來不僅方便本單位內部對檔案的查閱與利用，還可以實現不同單位之間的信息共享。

（四）提升檔案管理人員的工作素質。各海事航保單位可以通過擴招或略微降低錄取標準，從而招聘一些年齡較小且具備專業檔案管理知識的人才。在其入職后，應對他們進行一個較為系統的海事航保知識培訓，使其了解到海事航保檔案中所應覆蓋的相關內容。海事航保單位還可以定期組織相關工作人員前往同行單位參觀學習，以增強自身在檔案管理方面的工作水平。在日常工作中，要鼓勵他們積極學習信息化檔案管理模式的相關知識，提高信息化技術水平。除此之外，對于在日常工作中表現突出的人員，可以給予一定獎勵，從而調動大家的工作積極性。只有不斷推動人才隊伍的建設，才可以為信息化的檔案管理模式提供強有力的人員保證。

六、結語

綜上所述，海事航保檔案管理工作應當立足當前，放眼未來，盡力滿足海事航保事業的發展狀況。這同時要求各海事航保單位積極解決在檔案管理中出現的各類問題，采取針對性的解決措施，全面推動信息化檔案管理模式的發展進程，力爭從根本上解決阻礙海事檔案航保管理事業發展的各項問題，從而促進海事航保檔案管理事業的蓬勃發展。

【參考文獻】

[1]馮惠玲.檔案管理學[M].中國人民大學出版社，1999.

[2]胡云霞.海事檔案管理工作的創新與發展[J].中外企業家，2014（17）：199.