關于欠發達地區智慧檔案館建設的思考

李靜萍

摘 要：智慧檔案館的建設理念沖擊著欠發達地區檔案館的發展方向。本文通過分析欠發達地區檔案館管理現狀，探索未來檔案館的建設思路和對策。通過加強檔案基礎建設，設計科學合理的頂層框架及推出智慧檔案館試點等措施，為將來智慧檔案館的全面推行奠定基礎。

關鍵詞：智慧檔案館;欠發達地區;信息化

當我們還在為數字檔案館的建設埋頭苦干的時候，智慧檔案館已悄然闖入了我們的視野，他帶給了我們更多遐想與思考：檔案管理因為感知技術的加入發生了革命性變革，通過各種采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術的不斷介入，實現了物聯網、互聯網互聯，從而可以隨時隨地采集環境信息和物體動態信息，并對信息加以分析、提煉、反饋和隨時隨地的提供智能服務。這給檔案管理和建設提出了一個更高的要求。對于欠發達地區的我們，經濟和技術的相對薄弱是不容忽視的，要如何把檔案館建設成為充滿智慧的，為大眾更好服務的檔案館，是值得我們思考和探索的新課題。

1 通過了解“數字檔案館”來認識“智慧檔案館”

“數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體”。可見，數字技術的運用是數字檔案館的核心。傳統檔案信息及檔案目錄信息通過運用數字技術處理和存儲，再通過網絡傳輸技術實現檔案信息查詢和傳播是數字檔案館的運轉模式。數字檔案館解決了傳統檔案載體數量大、不易保管和利用范圍受限等問題，使檔案信息脫離了原有的傳統載體的束縛，以數字形態存儲、傳播和提供利用，從而給檔案工作帶來了革命性變革。然而，數字檔案館主要是依托數字技術管理檔案“信息”的，而并沒有在管理檔案的實體方面有實質性突破，不具備全方位的智能管理與提供服務的能力。用發展的眼光看，數字檔案館在信息管理，信息服務和信息安全等方面均存在不同程度的薄弱環節。

“自2008年11月IBM公司正式提出“智慧地球”的理念，2009年1月“智慧地球”成為國家戰略的一部分。2010年IBM正式提出了“智慧的城市”宏偉愿景。在這樣的大背景下，智慧檔案館進入大眾視野。智慧檔案館旨在通過利用云計算、互聯網、物聯網，大數據等新一代信息技術，并在信息技術大融合的前提下，形成一體化智能檔案管理形態。所以說智慧檔案館的建設，要在數字檔案館的基礎上，并充分運用各類技術手段，對檔案信息資源進行整理與挖掘，通過信息技術大融合最終將其應用于決策、管理和服務。智慧檔案館解決了數字檔案館在信息管理、信息服務和信息安全等方面的不足，更全面優質地為社會服務，這是智慧城市的要求，也是檔案發展的必然趨勢。

2 欠發達地區智慧檔案館管理現狀

1）智慧檔案館的建設與發展受環境因素制約。智慧檔案館依托于智慧城市，是整個智慧城市建設的一個子項，智慧城市的建設，會帶動和推動智慧檔案館建設的步伐。欠發達地區由于經濟發展和技術支持的相對薄弱，智慧城市的建設相對滯后，從而使智慧檔案館的建設也缺少了一個有利的依托條件。

2）信息化基礎建設不完備。檔案的信息化建設沒有達到一定水平，就談不上智慧檔案館建設。在欠發達地區，信息化建設滯后，發展不平衡尤為突出。由于資金短缺，人力、財力、物力的配備用于檔案信息化建設不足，使檔案設施的配備過少或設備的配置較低，檔案軟件開發不夠，檔案人員配備及持續性培養不及時等等，這些因素都制約著檔案信息化發展的步伐。再加之這些地區本身檔案管理基礎的相對薄弱，由于資金和技術支持的長期不足，大量的紙質檔案未進行數字化處理，這些現實的檔案管理狀況，都是檔案信息化建設中不容忽視的問題。

3）缺乏統一規劃及相應的技術標準。由于基礎不同，起步不一，目前各檔案館在檔案信息化建設過程中，本著“各取所需”的原則，在管理方式和軟件配置和選擇上只考慮自身因素，在信息化建設過程中缺乏統一的標準，這就會使將來檔案部門與外部社會部門在信息的互聯互通、協同應用和交互服務中產生新的問題。

4）檔案意識落后，檔案信息化建設認識不到位。在欠發達地區，檔案意識往往還停留在檔案員就是“保管員”，“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，認識不到檔案的潛在價值，忽略了當今社會各行各業對信息資源的利用以及運用強大的信息資源打造企業軟實力，忽視檔案工作存在的同時，更談不上重視檔案信息化建設。

3 欠發達地區建設和發展智慧檔案館的思路及對策

1）夯實基礎，厚積而薄發，加強檔案基礎工作建設。有專家說：“智慧檔案館就是數字檔案館+物聯網+云計算+大數據+……，”由此可見，智慧檔案館的建設是以數字檔案館為基礎的，智慧檔案館是數字檔案館發展的必然結果。欠發達地區檔案館首先要加強檔案館的數字化建設，利用數字技術加強對檔案信息的管理，通過檔案設備及軟件的不斷提升，減少紙質檔案的利用，逐步實現檔案信息數字化管理。在建設中要將著力點重點放在社會各主體、各類型的檔案資源共享與遠程利用等方面，以便為將來向智慧檔案館的過度奠定堅實基礎。

2）頂層設計的科學性，合理性，是推進智慧檔案館建設與發展的前提。在頂層設計中，我們應該關注以下四個方面：綜合應用體系、政策法規、資源保障和安全保障體系。綜合應用體系明確了智慧檔案館系統管理的方向，即在前期如何做好檔案的硬件設計及相關信息技術工作等。在檔案館日常管理中如何進行業務管理，如何與外部社會部門信息的互聯互通、協同應用和交互服務等;政策法規是保障智慧檔案館建設的技術規范，科學合理的制定可為智慧檔案館的建設、運行、管理和服務保駕護航;資源保障明確的提出智慧檔案館在建設和運行中所必須的設備、人才和技術，這也是智慧檔案館建設的基本要求;安全保障是智慧檔案館在建設和發展中為信息安全應做的保障措施。包括安全規范及各種安全措施。科學而合理的頂層設計為檔案館的智慧化提供科學合理的框架模式，是加快智慧檔案館的建設和健康發展的前提。

3）突出重點，以點帶面，加強互聯。在智慧檔案館建設當中，由于欠發達地區的檔案館建設基礎和水平存在較大差異，地區需求和條件也不盡相同，所以應根據實際情況，圍繞經濟建設、城市運行、社會管理、公共服務等重點領域，結合企業及社會各行業的重點發展方向，給予經濟及技術各方面的支持。先著重在檔案管理基礎較好的檔案館推進智慧檔案館的建設，逐步實現檔案館內部的智慧管理和智慧服務，建立起先行試點，提煉總結，不斷對智慧檔案館的建設加以完善。

4）提高檔案意識，加強人員素質。檔案意識的提高，已從要如何重視檔案，上升到如何深度利用檔案。巨大的信息量給我們帶來的潛在的社會價值已不容忽視，它是一個企業乃至一個城市的軟實力，這就給檔案管理提出了更高要求。檔案信息化建設離不開檔案工作人員，新技術，新理念，新思路的不斷注入，要求檔案工作者扭轉過去片面的認識，打破陳舊落后的觀念，加強檔案業務、計算機、軟件應用等知識的學習，不斷提高自身素質，以滿足檔案信息化建設的需要。

總之，欠發達地區的智慧檔案館建設是一個長期而復雜的系統工程。面對缺乏資金和技術的支持的現實狀況，更要在建設過程中走好每一步，穩扎穩打，夯實基礎，做好建設智慧檔案館的基礎工作，才能為將來智慧檔案館的健康發展提供保障。

參與文獻

[1]楊來青，徐明君.檔案館未來發展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）68-70.

[2]魯冰瑩.聚集“智慧檔案”建設的前瞻構想[J].浙江檔案，2014（3）14-17.