淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

孫艷霞

摘 要：在事業單位發展中，檔案管理工作是非常重要一部分。在新形勢下，對檔案管理工作要求是越來越高，為了更好的促進事業單位的發展，需要對檔案管理工作進行規范化管理。本文主要對新形勢下檔案管理工作存在的不足和檔案管理工作規范化的策略進行了闡述，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;重要性;問題;規范化

1 新形勢下檔案管理工作規范化的重要意義

在事業單位發展中，會產生各類信息和資源，為了更好對單位內部信息進行利用，需要加強事業單位的檔案管理工作。通過檔案管理工作，可以為企業的單位管理和決策提供相關的參考依據。

尤其是在知識經濟時代，對信息處理及資源利用，逐漸成為衡量單位發展效率的關鍵因素，這同時也對檔案管理提出了更高的要求。實際上管理工作雖然服務主體是單位，并且運行階段也處于單位內部環境下，但是工作也應當與時俱進地進行創新及優化調整，這樣才能為單位運行能效的提升提供基礎保障，因此，在信息化趨勢不斷蔓延的當今社會，檔案管理工作也應當融入信息技術，只有促使檔案管理的技術水準不斷提升，才能滿足單位實際需求。除此之外，提高檔案管理的規范化水平，還能夠實現對單位管理要點的精準把控，這樣單位在對信息進行查找時也能更加迅速，相對的，在檔案管理階段，通過對單位運行中產生的信息進行深挖，也能促使檔案管理能效作用不斷提升。

2 新形勢下檔案管理工作存在的不足

2.1 檔案管理受重視度低

從各行業長期發展的歷程中可以看出，大部分企業領導對檔案管理方面更加注重硬件設備的更新、管理人員的專業能力和技術水平，但是對檔案規范化管理尚未重視。這一狀況導致整個管理體制存在重大問題，不能順利實現檔案管理目標，也對管理效率的提升產生了阻礙作用。

2.2 檔案管理信息化程度不夠

新形勢下，要求企事業單位在開展檔案管理工作過程中，將信息化技術完全融入其中，但是現階段檔案管理工作信息化建設還遠遠不足，檔案在收集整理過程中很容易丟失，沒有將現代信息化的電子技術、儲存技術融入到檔案管理當中。對于已經構建了初步的信息化管理系統的企事業單位來說，內部檔案管理工作還僅僅停留在利用電子計算機記錄檔案信息、審核檔案資料環節，還沒有構建完善專門的檔案資料管理數據庫，也沒有充分利用專業檔案管理軟件對所有的檔案資料進行有效的整理分類，更沒有構建信息化的查詢系統。在檔案信息查閱過程中依然沿用人工查詢模式，這種模式工作量大，效率低下，工作時間長，使得檔案管理工作效率難以提升。檔案管理信息化程度不夠，是影響檔案管理工作規范化的主要原因。

3 新形勢下檔案管理工作規范化的策略

3.1 加強對檔案管理的重視

加強對檔案管理的重視是新形勢下檔案管理工作規范化的新方法之一。因此，應加強企事業單位領導對檔案管理的重視程度，讓他們充分意識到檔案管理規范化的重要性，并配置完善、合理的檔案規范化管理設施，從而推動企事業單位的深入發展，使企事業單位能夠在激烈的市場競爭中繼續保持住競爭優勢。

3.2 持續完善檔案管理工作制度，使日常檔案管理工作有章可依

隨著社會的不斷發展，人們越來越意識到檔案管理工作的重要性，為了實現檔案管理工作的規范化，檔案管理部門首先要重視檔案管理工作制度的建立，確保檔案管理工作可以有章可循。值得注意的是，在制定檔案管理工作制度時，應重點關注以下幾個方面：一是要緊密結合單位的實際，確保檔案管理制度的可操作性。二是要確保檔案管理制度的全面性，既要涉及工作人員的分配，又要提出對檔案管理工作的要求，還要涉及到一定工作獎罰制度等等。

3.3 提高信息化建設水平

隨著科技進步，當下各大行業的工作已經大體實現了信息化建設，為了保證檔案管理工作的與時俱進，必須加強檔案管理的信息化建設，這是保證管理效率的關鍵。相關要求分析如下：檔案管理工作期間，相關作業人員必須充分了解檔案管理軟件的使用方法和最新技術要求，并結合單位工作范疇進行軟件的正確操作。傳統檔案管理工作中，大部分人員是采用人工記錄的方法進行處理，經常發生記錄時間長、內容混亂、字跡模糊的問題，降低了檔案管理的精確性。信息化體制下，檔案管理可借助計算機實現效率提升、精度提升，并有助于重要資料的長期保存。同時可根據單位需求隨時進行相關信息的查找，短期內鎖住檔案存儲位置，降低檔案管理人員的工作量。

3.4 重視培養和提高檔案管理人員的專業水平

為了確保新形勢下檔案管理工作實現規范化，其從業人員必須具備相應的專業素質，切實擔負起管理職責，這樣一來就要求相關人員的能力水平與崗位要求高度匹配，才能確保工作任務圓滿完成。關于提高相關人員的專業素養和水平可以從以下幾個方面入手，一是改變對傳統檔案管理相關工作方面的認識，重視相關人員聘用資質的考察和把關，以保證所招聘人員的素質能夠滿足當前檔案管理工作的需要;相關素質主要包括其對當前檔案管理工作重要性的認知程度，是否充分了解并切實把握當前先進的檔案管理模式，是否具備相關工作經驗，是否經歷過相關培訓等等。二是重視對相關從業人員的再教育再培訓，因為隨著科技的進步，檔案管理工作的模式和方法都已經發生了很大改變，只有重視從業人員的教育培訓，才能確保其及時了解和掌握先進的檔案管理技術和管理方法，做到與時俱進，不斷提高檔案管理工作水平，確保檔案管理工作的規范化。

4 總結

在事業單位發展中，通過對檔案進行規范化管理，可以更好的提高檔案管理的工作效率，促進事業的健康發展。在新形勢下，事業單位檔案管理還存在一些問題，需要對存在的問題進行合理分析，然后制定相關的改善措施，從而更好的對檔案管理工作進行規范化管理。

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