機關檔案管理工作的問題反思與優(yōu)化之道分析

趙慧娟

摘 要：隨著科技的發(fā)展，科學技術得到普遍運用，借助科技手段組織開展機關檔案管理工作，可謂極其方便快捷?？茖W技術的發(fā)展與運用在一定程度上解決了機關檔案管理工作中存在的一些難題，同時大大提高了機關檔案管理工作人員的工作效率。但是，在機關檔案管理工作中，由于信息技術運用還處于起步階段，在使用過程中依然會出現(xiàn)各種各樣問題。

關鍵詞：機關檔案管理工作;問題;優(yōu)化建議

1 機關檔案管理工作的重要性

機關檔案管理是辦公室日常工作中的一項重要任務，是其他工作得以順利開展的前提和基礎。但在機關閉關理論的影響下，檔案管理工作并不規(guī)范，導致機關辦公室工作缺少重要一環(huán)。在當今時代，網(wǎng)絡信息技術高速發(fā)展，機關在管理檔案時也應堅持與時俱進的原則，利用現(xiàn)代科技手段做好檔案的收集、整理以及保管、利用等基本工作，達到共享檔案資源的目的，提高檔案管理效率。檔案真實記錄機關的多項工作過程，檔案管理的規(guī)范化與標準化成為機關實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的關鍵突破口。所以為高效開發(fā)、充分利用檔案資源，必須做好機關檔案管理工作，加快現(xiàn)代化進程。

2 機關檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理重視程度不高

機關對檔案管理的重要性認識不足，未能明確檔案部門在機關組織機構內(nèi)部的地位，導致檔案工作難以規(guī)范化開展。一些機關單位對檔案工作的經(jīng)費投入不足，使得檔案管理的硬件配備落后，在庫房面積、檔案裝具、檔案閱覽室等建設中未能達到“八防”要求。同時，機關檔案管理停留在表層，以檔案資料收集、整理、保管為主，而忽視了對檔案資料的有效利用，沒有利用大數(shù)據(jù)技術對以往檔案管理數(shù)據(jù)進行分析，未能為制定檔案工作計劃提供可靠依據(jù)。此外，從檔案門類管理層面來看，檔案部門對照片、音像、實物等檔案的保管數(shù)量極少，甚至出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，導致檔案種類收集不齊全。

2.2 機關檔案信息化管理水平有待提高

機關檔案信息化管理水平較低也是檔案管理中的問題?？萍紩r代對于機關檔案管理工作也提出了更高的要求，加強先進技術的應用就顯得尤為關鍵。但是，在實際管理的過程中，很多機關單位不能合理利用信息化技術，機關檔案的信息化管理水平一直得不到有效的提升，而且缺乏相關的數(shù)字化檔案管理機制等，這都難以充分地發(fā)揮出信息技術的優(yōu)勢。

3 優(yōu)化機關檔案管理工作的措施建議

3.1 提高機關檔案管理重視程度

機關領導要認識到檔案管理工作的重要性，將其提升到機關工作的議事日程上，納入到機關工作的總體規(guī)劃中，營造機關內(nèi)部重視檔案管理工作的良好氛圍。首先，設置機關檔案部門。機關單位要設立專職的檔案部門，配備高素質(zhì)的檔案工作人員，使檔案部門能夠承擔起機關檔案資料的收集、整理和歸檔工作。其次，落實檔案管理責任制。機關要根據(jù)檔案管理工作的具體情況落實相關人的責任，要求機關分管領導負責制訂檔案管理工作發(fā)展計劃，辦公室人員負責檔案資料的收集與傳遞，檔案專職人員負責檔案工作流程的有序?qū)嵤瑱n案兼職人員負責積極配合檔案管理工作的開展。最后，明確檔案管理要點。機關檔案部門要將重大事件檔案和民生檔案作為管理重點，其中重大事件檔案是指圍繞黨委、政府中心工作開展的檔案管理工作，及時歸檔重大活動、重大項目、重大工程實施過程中產(chǎn)生的檔案資料。民生檔案管理是指對教育、房產(chǎn)、金融、衛(wèi)生、公證等有關民生檔案的管理。

3.2 加快機關檔案信息化建設

機關檔案部門要引入先進的信息技術建設數(shù)字化檔案室，實現(xiàn)檔案資料的增量電子化、存量數(shù)字化、利用網(wǎng)絡化管理，全面提升機關檔案管理工作效率，推進機關檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。首先，加大檔案經(jīng)費投入。機關領導要重視檔案工作現(xiàn)代化、信息化建設，在檔案軟硬件設備建設方面投入充足的經(jīng)費，為提高檔案工作效率奠定物質(zhì)基礎。其次，實施并軌管理模式。機關檔案室要對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，提高室藏檔案的數(shù)字化率。在此基礎上，機關檔案部門采取紙質(zhì)與數(shù)字檔案并軌管理模式，充分發(fā)揮兩者在檔案管理中的各自優(yōu)勢。再次，開發(fā)檔案管理軟件。機關單位要針對檔案工作實際情況開發(fā)適用性較強的檔案管理軟件，要求軟件具備分類管理功能，能夠?qū)Σ煌瑱n案資料采取不同的管理程序。如，針對建筑圖紙類、重要文獻材料類以及具有法律效力的文件等永久保存型檔案，應將其存儲在不可擦除型存儲介質(zhì)上。最后，完善檔案室現(xiàn)代化建設。機關單位要運用先進的科學技術建設現(xiàn)代化的檔案室管理系統(tǒng)，在檔案室內(nèi)安裝智能監(jiān)控設備，對室內(nèi)溫度、濕度、干燥程度、火災隱患等情況進行動態(tài)監(jiān)控，保護紙質(zhì)和電子檔案資料存儲安全。

3.3 加強檔案管理工作的監(jiān)督和指導

檔案管理工作人員要樹立高度的責任意識，做好自己的本職工作，同時接受上級部門和監(jiān)管部門的監(jiān)督和管理。相關部門要加強對檔案管理工作的監(jiān)督，切實發(fā)揮這個部門的作用，保證機關檔案資料的管理工作質(zhì)量。

3.4 建設高素質(zhì)檔案管理隊伍

機關單位要加強檔案管理隊伍建設，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，為機關單位檔案管理工作的高效率開展提供人才保障。具體措施如下：其一，加強檔案工作人員培訓。機關單位要為檔案工作人員提供更多的培訓學習機會，讓檔案工作人員扎實掌握理論知識，及時更新檔案工作觀念。在培訓學習中，還要讓檔案工作人員掌握計算機操作技能和信息技術應用能力，使其能夠適應機關檔案管理信息化建設，熟練操作檔案管理系統(tǒng)完成檔案工作。其二，落實激勵機制。機關單位要對檔案工作人員進行培訓考核，只有考核合格的人員才允許開展檔案管理工作。同時，機關還要定期對檔案管理人員的檔案管理理論知識、業(yè)務應用能力、檔案工作職責履行情況進行考核，根據(jù)考核結(jié)果落實相應的獎懲措施，激勵檔案管理人員不斷提升自身的綜合素質(zhì)。其三，加強職業(yè)精神教育。機關要重視對檔案工作人員的思想教育，使檔案人員形成強烈的責任感，并在檔案工作中嚴守職業(yè)道德，始終保持較高的工作積極性。

4 結(jié)語

綜上所述，在組織開展機關檔案管理工作時，隨著信息化技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的機關檔案管理模式必然要發(fā)生改變，通過將信息技術應用到檔案管理工作中，確保機關檔案管理與時俱進，一方面改變傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，提升檔案管理工作的效率，另一方面不可避免地增加了新的挑戰(zhàn)。但是，機關檔案管理信息化是時代發(fā)展趨勢，機關檔案管理人員需要正確看待這一問題，迎難而上，通過制定相應的應對措施，積極地解決問題，不斷增加機關檔案管理的信息化安全保障，讓機關檔案資源為社會創(chuàng)造更大的價值。

參考文獻

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