企業合同檔案管理的問題及對策

呂獻藝

摘 要：企業是我國經濟一個重要的組成部分，也是涵蓋人群最多的一個經濟體。企業的合同和檔案記載著企業的發展歷程和成長歷史，反映了企業的資產和信用情況，是外界判斷企業情況的重要依據。提高企業對合同檔案管理的重視，能幫助政府和企業之間的工作交互更加順暢。本文針對企業合同檔案管理中存在的問題進行分析，以供企業一個思考的角度相應的對策

關鍵詞：企業;合同檔案管理;對策

檔案管理對每個企業來講都不陌生，甚至說是每天日常工作中的一環，但是卻沒引起足夠重視。其實作為一個記載憑證和法律依據，合同和檔案的重要性遠比企業想象的重要。如果不及時地做好歸檔和留存，后續的使用和保管就會出現問題，很有可能造成資料流失或者損壞，對企業的經營活動或者經濟利益都可能造成負面影響。因此必須重視合同檔案管理中目前存在的問題，并分析其對策，找到解決之道。

1 合同檔案管理存在的問題

1.1 合同檔案管理的收集問題

檔案記錄了企業的日常生產活動，是每個公司的一項不可多得的財富。由于檔案的不可復制性，事后無法更改，讓其變得十分珍貴而重要。如果不妥善保管，日后想要再次利用或者回顧就會出現問題，追悔莫及。在合同檔案管理的收集中，主要有以下幾個問題：

收集不齊全。由于合同檔案的收集工作主要是由基層人員負責，因此在收集的時候，往往只注重收集上級的材料，比如一個請示批復工作中的批復文件，而忽略了對應的請示文件的收集;亦或者只注重結果材料的收集，而忽略了過程材料的收集，比如在一個會議中，只記錄了會議議程等材料，其中若有發生相關的議題材料、照片等就沒有存檔。

收集不準確。合同檔案除開與政府部門對接外，內部溝通關聯相對緊密的就是會計部門。而在收集人員收集合同檔案并進行分門別類的時候，往往沒有一定的根據，只能按照粗淺的規律進行分類，沒有明確的標識和區分，導致日后想要復查或者利用十分困難。

1.2 對合同檔案管理的意義認識不夠深刻

鑒于企業的高度靈活性和自主性，不少企業的領導者既是決策者又是管理者，但是卻只注重企業看得見的利益——經營利潤、工作成果等，對企業的合同檔案管理難以兼顧又不了解其重要性。合同檔案管理經常陷入這樣一個尷尬局面，當談到這個話題時，都能認同檔案資料很重要，但是做起來時，從來沒有把它放在心上，甚至沒有專門的人員或者部門統一負責。這種認識上的膚淺，需要每個人的通力合作去改變，要由膚淺到深刻，忽視到重視的轉變。

1.3 對合同檔案管理的經費給予不足

雖然合同檔案管理聽上去是個小活，但實際上也需要有所投入，并且比想象中來的更花錢。企業的管理者在做決策的時候，往往優先想到的是投入與回報，包括人力、物力、財力，在合同檔案管理問題上，往往覺得只要人力、物力便能解決問題，而且由于這項工作所帶來的收益具有滯后性和隱蔽性的特點，讓他們有所麻痹，不想投入金錢。這樣一來，實際的檔案管理人員在工作的時候，往往會寸步難行。這也是為什么許多企業難以做大做強的緣故，總是忽略小細節，小關鍵，太想當然不想投入，導致企業發展的短期化、規模局限化。

2 合同檔案管理的解決對策

2.1 制定專門的合同檔案管理規范

首先，公司要有專門的檔案室或者存檔點存放合同和檔案，在配備相關的工作人員做好工作。在此基礎上，由公司領導和基層工作人員共同開會協商，制定專門的合同檔案管理規范，用于日常工作的執行，使得檔案管理人員有據可依，有跡可循，不少歸錯歸、不滯后懈怠，做好材料的分門別類和長期保存以及階段性總結，方便后續工作的順利開展。

2.2 強化員工檔案管理認識

可以通過現代科技手段，制定合理的培訓、考核制度，加強上下員工對合同檔案管理的認識，了解其重要性并建立起每個人的歸檔意識，這樣不僅能讓每個人都有一份保護合同檔案的心，還能極大地促進檔案管理人員的工作效率。這既是員工的義務，也是員工的一份財富。

2.3 做好事前準備工作

不是每份合同檔案在保存的時候都是完整無誤的，有的檔案由于其特殊性，在形成時可能已經是有所欠缺卻難以彌補，比如會議記錄，可能有雨記錄人員的生疏或者紕漏，導致了會議記錄的不完整、關鍵事項的欠缺、或者照片、語音沒有完全記錄，這些都是可能導致文件缺失的因素。所以在做工作之前，就要溝通好，明確好責任，并做好培訓，提醒負責人員完善手中的工作，并及時對文件形成質量進行審核和監督，若有質量問題及時的改正。

2.4 檔案室要對歸檔材料嚴格、全面驗收

檔案室不單單是一個存放的地方，其中的工作人員如果過于被動，只負責接收合同和檔案，簡單的進行分類，不與各職能部門進行溝通，就有可能在收集時就出現錯誤。尤其是電子版資料，在確認的時候需要小心，是否能夠打開、是否與相關的紙質材料一致等問題都需要明確。在完成歸類工作之后，還要定期對結果進行匯報和總結。

2.5 建立相關的考核制度

既然有專門的工作人員，也必然應該有相應的績效考核制度。對于合同檔案這類重要物件，還可以建立責任追究制，做到追責到人。因為有些檔案的核對并不能馬上就看出問題，需要一段時間后的復查才能發現問題，如果當初發生什么錯漏就無法彌補。考核制定和責任制正是用于此，具體地劃分權責，制定相應的行政獎懲，能夠有效地提高員工的責任心。

2.6 建立專門的檔案管理數據庫

現在是信息科技時代，可以利用電腦和科學技術，建立專門負責合同和檔案的電子數據庫。這樣便于查詢和記錄。建立完數據庫之后，應培訓檔案管理人員學會數據庫的運用，代替傳統的手記模式，學會信息的錄入、更改、發送等。在電腦的幫助下，如果存放的合同和檔案信息有變動，比如更新或者被查閱、審查，都可以及時地更新，并傳達給其它有關的人員。這樣做可以大大地提高管理人員的工作效率，節省時間，并且使得查閱等后續工作也更加便利。

3 結語

綜上所述，現在的企業面臨著諸多挑戰與機遇，企業必須抓住每一個細節，做好充分的準備，合同檔案管理就是其中的一環。做好合同檔案管理既是對自身實力與經歷的一個映照，也是企業發展的要求，社會對企業提出的義務。做好合同檔案管理需要提高全體人員的認識，建立相關的制度和準備工作，保障資料的完整性、準確性，為日后的企業順暢經營提供有效的保障。企業的合同檔案是一個企業機密，關系到切身的利益，在企業對社會發展影響日益增強的今天，合同檔案管理當然也隨著變得愈發重要，企業經營者務必引起重視，加大投入，這樣企業的發展才會有長遠性、可持續性。

參考文獻

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